Traccia i compiti del Programma di Sostenibilità

Da Programma di Sostenibilità, puoi creare e inviare attività ai membri dell'area di lavoro per raccogliere e verificare i valori metrici per il reporting ambientale, sociale e di governance (ESG) o di sostenibilità. In seguito potrai monitorare lo stato di queste attività dal Programma, dai suoi argomenti e dalle sue metriche.

Suggerimento: Per saperne di più su come creare e gestire i compiti di una metrica, visita .

Inviare attività metriche

Dopo aver impostato la metrica, puoi inviare attività agli assegnatari dei suoi valori dalla metrica o dal suo argomento.

Dalla metrica
Dall'argomento

Nota: Quando invii attività da una metrica, invii attività per tutti i valori di che sono impostati per la raccolta dei dati nel periodo selezionato.

Suggerimento: Per notificare agli assegnatari i valori di più metriche contemporaneamente, invia le attività dall'argomento.

Per inviare attività solo agli assegnatari dei valori di una specifica metrica:

Seleziona l'anno e il periodo di riferimento per cui raccogliere i valori.
In Tasks, seleziona le attività da inviare, poi clicca su Manage tasks, e scegli se inviare notifiche agli assegnatari delle attività per informarli:

Nota: quando invii attività da un argomento, invii attività per tutti i valori impostati per la raccolta dei dati nell'anno di programma e nel periodo di riferimento selezionati.

Per iniziare a raccogliere i valori di più metriche, invia le attività dall'argomento delle metriche:

In Anno del programma, seleziona l'anno delle metriche da raccogliere.
Per restringere ulteriormente il campo, in Periodo di riferimento, seleziona l'intervallo - in mesi - dei valori da raccogliere.
- Per inviare attività per tutti i valori delle metriche nel periodo, clicca su Invia attività per l'intero argomento.
- Per inviare attività per i valori all'interno del periodo in base alla loro frequenza di raccolta dati, clicca su Invia attività per la frequenza applicabile.
  Per iniziare la raccolta dei dati, invia le attività agli assegnatari per le metriche dell'anno e del periodo:

Suggerimento: se sei l'assegnatario del valore, puoi completare l'attività direttamente dalla metrica.

Quando invii dei compiti, Programma di sostenibilità invia automaticamente delle notifiche agli assegnatari. Quando gli assegnatari completano le loro attività, i loro revisori ricevono automaticamente attività per verificare i dati.

Suggerimento: per inviare attività ma non notifiche via e-mail, ad esempio per i membri a cui sono stati assegnati molti valori, seleziona Invia senza notifiche da Invia attività. Se modifichi l'assegnazione di un valore o il file di origine collegato, puoi anche scegliere se notificare la modifica al destinatario e ai revisori.

Gli assegnatari e i revisori possono accedere alle loro attività attraverso le notifiche e-mail, in Attività Workiva, o da Attività in Home.

Per i valori metrici con file di origine collegati, l'assegnatario e il revisore completano le loro attività nel foglio o documento di origine.
Per i valori delle metriche che non hanno una fonte collegata, l'assegnatario e il revisore completano le loro attività da Attività Workiva per semplificare la raccolta dei dati.

Tracciare la raccolta di dati

Puoi controllare lo stato dell'attività di raccolta dati di una metrica dalla metrica stessa o dal suo argomento.

Suggerimento: per tracciare la raccolta dei valori in un arco di tempo specifico, seleziona il periodo di riferimento - come l'intervallo di mesi - dall'argomento.

Suggerimento: Puoi gestire le attività di raccolta dati assegnate da Home .

Stato	Descrizione
pause_circle_outline Non inviato	L'attività è stata creata ma non ancora inviata all'assegnatario. Per avviare la raccolta dei dati, invia l'attività al suo assegnatario. Nota: In Query, un'attività non inviata appare come non iniziata.
loop In corso	L'attività è stata inviata al destinatario ed è ancora aperta. Nota: Un'attività in corso appare come Non iniziata nel portale Workiva Tasks o Inviata in Home.
invia Inviato per approvazione	L'assegnatario ha preparato un valore e il relativo materiale di supporto e lo ha sottoposto alla verifica degli approvatori assegnati. Nota: In Home, un'attività Inviata per l'approvazione appare come In attesa di approvazione.
warning_amber Restituito	L'approvatore ha rinviato il valore preparato all'assegnatario per apportare correzioni o aggiustamenti.
check_circle_outline Completato	Il valore viene raccolto e, se applicabile, approvato.

Suggerimento: Su una metrica, i valori che non hanno nessuna attività assegnata e non sono Completi mostrano lo stato di In attesa clessidra_vuota.

Dal pannello Stato attività pie_chart di un argomento o di una metrica, puoi visualizzare un grafico a torta con i valori della metrica e lo stato in percentuale.

Invia promemoria per le attività in corso

Per aiutare la raccolta dei dati, Programma di sostenibilità invia automaticamente dei promemoria agli assegnatari o agli approvatori con compiti incompleti:

Tre giorni prima della scadenza
Alla data di scadenza
Ogni giorno successivo alla data di scadenza, fino a tre giorni

Da Programma di Sostenibilità, puoi anche inviare dei promemoria per una metrica o un argomento specifico, ad esempio per seguire le attività ancora incomplete dopo i promemoria automatici.

Dalla metrica
Dall'argomento

Per inviare promemoria per le attività di una specifica metrica:

Dalla metrica, seleziona l'anno del programma e il periodo di raccolta delle attività per cui inviare i promemoria.
In Compiti, seleziona i compiti per i quali inviare i promemoria.
Da Gestione attività, seleziona Promemoria.

Da un argomento, puoi inviare promemoria per le attività di più metriche:

Seleziona l'anno e il periodo di riferimento dei valori per i quali inviare i promemoria.
Seleziona le attività per cui inviare i promemoria:
- Per inviare promemoria per tutte le attività applicabili nel periodo, clicca su Ricorda sull'argomento generale.
- Per inviare promemoria in base alla raccolta dei dati mensili, trimestrali o annuali all'interno del periodo, clicca su Ricorda per la frequenza applicabile.
Scegli se inviare promemoria per tutte le attività incomplete o solo per quelle con uno stato specifico.

Azzeramento attività metriche

Per interrompere la raccolta dei dati di una metrica, ad esempio se le attività sono stati inviate troppo presto o non sono più necessarie, puoi ripristinare le attività dei suoi valori. Quando ripristini le attività di una metrica:

Le attività tornano allo stato Non iniziato.
L'assegnatario e il revisore ricevono una notifica che indica che le loro attività sono state reimpostate.
La metrica conserva tutti i valori, gli allegati o le note già raccolte.

Puoi reimpostare le attività dalla metrica o dal suo argomento.

Dalla metrica
Dall'argomento

Da una metrica, puoi reimpostare le attività per i valori raccolti per l'anno del Programma o per un periodo di raccolta specifico.

Per ripristinare le attività di una metrica:

Seleziona l'anno del programma e il periodo di raccolta delle attività da resettare.
Azzera le attività per l'anno o il periodo:
- Per azzerare le attività per l'anno , seleziona Azzera le attività della metrica dal menu della metrica e scegli quali attività azzerare.
  - Per ripristinare tutte le attività, comprese quelle già completate, seleziona Ripristina tutte le attività.
  - Per ripristinare solo le attività non ancora completate, seleziona Ripristina le attività aperte.
- Per resettare le attività per il periodo , seleziona le attività da resettare in Attività, poi clicca su Gestisci le attività e seleziona Resetta.

Da un argomento, puoi reimpostare le attività per i valori raccolti per il periodo di riferimento selezionato o per una metrica specifica.

Ripristinare le attività per il periodo di riferimento

Per ripristinare le attività per il periodo di riferimento dell'argomento:

Seleziona l'anno del programma e il periodo di riferimento delle attività da ripristinare.
Dal menu dell'argomento, seleziona le attività da azzerare:
- Per ripristinare tutte le attività, comprese quelle già completate, seleziona Ripristina le attività per il periodo di riferimento, Ripristina tutte le attività.
- Per ripristinare solo le attività non ancora completate, seleziona Ripristina le attività per il periodo di riferimento, Ripristina solo le attività aperte.
Seleziona se notificare il ripristino agli assegnatari e ai revisori delle attività e clicca su OK.

Ripristina le attività per una metrica specifica

Per reimpostare le attività di una metrica specifica dal suo argomento:

Seleziona l'anno del programma e il periodo di riferimento delle attività da ripristinare.
Dal menu della metrica, seleziona le attività da azzerare:
- Per ripristinare solo le attività non ancora completate, seleziona Ripristina le attività della metrica, Ripristina le attività aperte.
- Per ripristinare tutte le attività, comprese quelle già completate, seleziona Ripristina le attività della metrica, Ripristina tutte le attività.
Seleziona se notificare il ripristino agli assegnatari e ai revisori delle attività e clicca su OK.

Completa l'attività della metrica per conto dell'assegnatario

Se un assegnatario non è disponibile o non può completare il suo compito, il Proprietario dell'attività può preparare il valore e inviarlo per conto dell'assegnatario.

Suggerimento: Puoi anche saltare una fase di approvazione se un approvatore non è in grado di completare il suo compito.

Per aprire l'attività, clicca sul suo nome da Attività in Home.
Dall'attività, prepara il valore come necessario, quindi invia il passo dell'assegnatario:
- Dal portale Workiva Tasks, apri il pannello Task steps e seleziona Submit dal passo.

- Da un file sorgente collegato, apri il pannello Tasks e seleziona Submit dal passo in Task steps.

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Cancel metric tasks

You can cancel data collection tasks for metrics with a status of In progress , such as if they were sent too soon or are no longer needed. When you cancel a metric's process, you automatically:

Cancel the metric's incomplete tasks.
Send notifications of the cancelation to the tasks' assignees and approvers.

Note: You can't undo the cancellation of a metric's tasks.

To cancel a metric's task:

From the topic, select Cancel tasks from the metric's menu, and click Cancel tasks.
From the metric, select Cancel tasks from its menu, and click Cancel tasks.

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