Un progetto conterrà uno o più rendiconti, e ciascun rendiconto rappresenta un singolo obbligo di rendicontazione per una singola entità e per un singolo periodo di rendicontazione. Grazie alle autorizzazioni, è possibile gestire chi ha accesso e quale tipo di accesso ha, sia a livello di progetto che a livello di report.
Concedere a un utente autorizzazioni a livello di progetto gli conferirà contemporaneamente anche autorizzazioni a livello di report per i report contenuti in quel progetto. Allo stesso modo, assegnando a un utente autorizzazioni a livello di report, gli verranno contemporaneamente concesse anche le autorizzazioni relative ai file associati a quel report.
Nota : per gli utenti che non fanno parte del progetto né dei report del progetto, è comunque possibile concedere loro i permessi per i singoli file all’interno di un report utilizzando, come di consueto, la funzione di gestione dei permessi sui file di Workiva.
Requisiti
- Nel proprio spazio di lavoro deve essere abilitata una delle seguenti soluzioni: Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite o Insurance Suite.
- Per poter gestiree assegnare autorizzazioni a livello di progetto, è necessario disporre delle autorizzazioni " Responsabile di progetto " o " Progetti e report propri " relative a un progetto.
- Per poter gestire e assegnare autorizzazioni a livello di report, è necessario disporre delle autorizzazioni " Gestione report " o " Report e file propri " relative a un report.
Autorizzazioni a livello di progetto
Project manager
L'utente che crea il progetto diventa, per impostazione predefinita, il responsabile del progetto . Il responsabile del progetto :
- È il referente principale per il progetto
- È in grado di gestire le impostazioni e le autorizzazioni del progetto
- Recupera il proprio report e i permessi relativi a tutti i report del progetto
Poiché il Project Manager dispone dei permessi "Proprio report" e "File " su tutti i report del progetto, può gestire le impostazioni di tutti questi report e otterrà inoltre i permessi di "Proprietario" su tutti i file associati a tali report. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione “Autorizzazioni a livello di report ”.
Proprietà del progetto e dei report
Utenti con autorizzazioni relative a " Progetti propri" e "Report ":
- È in grado di gestire le impostazioni e le autorizzazioni del progetto
- Ottieni i permessi “Proprio” e “File” per tutti i report del progetto
Nota : l'unica differenza tra gli utenti con autorizzazioni " Proprio progetto" e "Report " e gli utenti con autorizzazioni "Responsabile di progetto " è che il responsabile di progetto è il referente principale per il progetto.
Poiché gli utenti con i permessi "Proprio progetto" e " Propri report " ottengono anche i permessi "Propri report" e "Propri file " per tutti i report del progetto, possono gestire le impostazioni di tutti quei report e otterranno inoltre i permessi di "Proprietario" per tutti i file associati a tali report. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione “Autorizzazioni a livello di report ”.
Gestisci le autorizzazioni a livello di progetto
Dalla dashboard del progetto , fare clic su Impostazioni per aprire il pannello delle impostazioni del progetto .
A questo punto è possibile gestire le autorizzazioni a livello di progetto nella sezione "Autorizzazioni ":
- Per consentire ai nuovi utenti di accedere al progetto e assegnare loro le autorizzazioni a livello di progetto, seleziona innanzitutto un utente o un gruppo, quindi seleziona l'autorizzazione che desideri concedere e infine fai clic su Aggiungi .
- Per modificare i permessi di un utente esistente, apri il menu a tendina accanto a tale utente e seleziona un permesso diverso. Puoi anche rimuovere quell'utente dal progetto cliccando su " Rimuovi dal progetto ".
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Per modificare chi dispone dei permessi di "Responsabile di progetto ", apri il menu a tendina accanto al nuovo utente e seleziona " Responsabile di progetto" . Una volta assegnato il nuovo responsabile di progetto, potrai modificare le autorizzazioni del precedente responsabile di progetto oppure rimuoverlo dal progetto.
Nota : in un progetto può esserci un solo responsabile di progetto alla volta.
Autorizzazioni a livello di report
Gestore del report
Il responsabile dei rapporti :
- È il referente principale per la relazione
- È possibile gestire le impostazioni e le autorizzazioni del report
- Ottiene i permessi [link to file permissions article]di “Proprietario” su tutti i file associati al report
Nota : per ogni report può esserci un solo responsabile (ovvero un unico referente principale). Gli altri utenti possono gestire lo stesso report tramite l'autorizzazione " Report e file propri ": possono eseguire tutte le operazioni a disposizione del responsabile del report , ma non saranno il referente principale.
Nota : per garantire che i responsabili dei report e gli utenti con autorizzazioni relative ai propri report e file abbiano accesso solo ai file che li riguardano, assicurati di aggiungere a ogni report solo i file necessari.
Proprietà del report e dei file
Utenti con autorizzazioni per i propri report e file :
- È possibile gestire le impostazioni e le autorizzazioni del report
- Ottenere i permessi di proprietario su tutti i file associati al report
Modifica i file
Utenti con autorizzazioni per la modifica dei file :
- Ottieni i permessi di modifica su tutti i file associati al report
Visualizza file
Utenti con autorizzazioni per la visualizzazione dei file :
- Ottieni i permessi di “Visualizzazione” per tutti i file associati al report
Gestisci le autorizzazioni a livello di report
Durante la creazione del progetto , è possibile, se lo si desidera, aggiungere utenti a ciascuno dei report del progetto e assegnare loro le autorizzazioni a livello di report.
Dopo aver creato il progetto, è possibile gestire le autorizzazioni a livello di report accedendo innanzitutto alla dashboard del report e facendo poi clic su “Impostazioni” per aprire il pannello delle impostazioni del report .
A questo punto è possibile gestire le autorizzazioni a livello di report nella sezione " Autorizzazioni ":
- Per consentire ai nuovi utenti di accedere al report e assegnare loro le autorizzazioni relative al report, seleziona innanzitutto un utente o un gruppo, quindi seleziona l'autorizzazione che desideri concedere e infine fai clic su Aggiungi .
- Per modificare i permessi di un utente esistente, apri il menu a tendina accanto a tale utente e seleziona un permesso diverso. È inoltre possibile rimuovere quell'utente dal report facendo clic su "Rimuovi dal report ".
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Per modificare gli utenti con i permessi di "Responsabile dei report" , apri il menu a tendina accanto al nuovo utente e seleziona "Responsabile dei report" . Una volta assegnato il nuovo responsabile dei report, potrai modificare le autorizzazioni del precedente responsabile dei report oppure rimuoverlo dal report. Se non si rimuove il precedente responsabile dei report dal report, questi manterrà i permessi relativi al proprio report e ai propri file .
Nota : in un report può esserci un solo responsabile dei report alla volta.
Casi d'uso comuni relativi alle autorizzazioni
Come posso concedere a qualcuno l'accesso completo a un report?
Assegna a quell’utente l’autorizzazione “Proprio report e file ” a livello di report per quel report. L'utente potrà quindi gestire le impostazioni e le autorizzazioni del report e otterrà i diritti di proprietario su tutti i file associati a quel report (ciò gli consentirà di lavorare su tutti i file del report). L'unica differenza tra questo utente e il Report Manager è che questo utente non sarà il referente designato.
Come faccio a concedere a qualcuno l'accesso in sola lettura?
Assegna a quell'utente l'autorizzazione " Visualizza file " a livello di report per i report desiderati. Se desideri che l'utente possa visualizzare tutti i report all'interno di un progetto, dovrai accedere alle impostazioni di ciascun report e assegnare a quell'utente l'autorizzazione "Visualizza file " per ogni singolo report. Questo utente potrà visualizzare i dati nelle dashboard del progetto e dei report solo per i report a cui ha accesso e non potrà modificare nulla. Spesso questa soluzione è ideale per gli utenti di livello dirigenziale.
Come si fa a riassegnare un responsabile dei report?
Per modificare gli utenti che dispongono dei permessi di Report Manager , accedi innanzitutto alle impostazioni del report desiderato. Quindi, nella sezione "Autorizzazioni ", apri il menu a tendina accanto al nuovo utente e seleziona " Responsabile dei report ". Il precedente responsabile dei report manterrà i permessi relativi ai propri report e file ; in caso di necessità, è possibile rimuovere il precedente responsabile dei report dal report.
Cosa succede alle autorizzazioni di un utente su un file quando tale file viene rimosso da un report?
Quando un file viene rimosso da un report, esso continua a trovarsi nella sua posizione normale nell'area di lavoro e rimane accessibile tramite la consueta interfaccia di Workiva. I permessi sui file assegnati tramite la consueta funzionalità di Workiva relativa ai permessi sui file verranno mantenuti. Tuttavia, gli utenti che hanno ottenuto l'accesso a quel file solo perché avevano ricevuto i permessi per il progetto o il report che lo conteneva, perderanno l'accesso a quel file.
Cosa succede quando le autorizzazioni a livello di file di un utente differiscono da quelle a livello di progetto o di report?
Se le autorizzazioni a livello di file di un utente differiscono da quelle a livello di progetto o di report, verrà applicata l'autorizzazione di livello superiore.
Se un utente dispone dell'accesso in sola lettura a un file tramite le consuete autorizzazioni a livello di file e tale utente:
- O il ruolo di "Responsabile di progetto " oppure il ruolo " Progetto proprio" e i permessi relativi ai report per un progetto che contiene un report associato a quel file
- Oppure, assegnare i permessi “Gestione report ” o “Report e file propri” a un report associato a quel file
A quel punto, quell'utente otterrà i diritti di proprietario su quel file. Se quel file viene rimosso dal report nel progetto, oppure se l'utente viene rimosso dal progetto, l'utente tornerà ad avere accesso al file in modalità "Visualizzatore".
Se un utente dispone dei diritti di "Proprietario" o "Editore" su un file tramite le consuete autorizzazioni a livello di file e, al contempo, dispone dei diritti di "Visualizzazione dei file" su un report associato a tale file, continuerà a disporre dei consueti diritti di "Proprietario" o "Editore" su quel file.
Quali sono le migliori pratiche per l'assegnazione delle autorizzazioni ai revisori?
Se i revisori devono solo visualizzare lo stato e lo stato di avanzamento di un progetto e i relativi report, senza dover modificare o lavorare su nessuno dei file dei report, assegnare loro l'autorizzazione "Visualizza file " per ciascuno dei report del progetto. Ciò consentirà loro di visualizzare tutti i file associati ai report, nonché i dati relativi al progetto e alla dashboard dei report.
In caso contrario, se i revisori devono accedere solo a pochi file e non hanno bisogno di visualizzare lo stato e lo stato di avanzamento dell’intero progetto e dei relativi report, assegnate loro le autorizzazioni appropriate per i singoli file utilizzando come di consueto la funzione di gestione delle autorizzazioni sui file di Workiva .
Cosa consentono di fare all'utente le autorizzazioni a livello di progetto e a livello di report all'interno di un file appartenente a quel progetto o a quel report?
Se un utente ottiene i permessi di “Proprietario” o “Visualizzatore” su un file tramite un’autorizzazione a livello di progetto o di report, potrà eseguire le stesse operazioni sul file descritte qui . Ad esempio, se un utente dispone dei permessi di “Proprietario” su un file perché possiede i permessi “Possiedi report e file” su un report che contiene quel file, allora può eseguire le azioni riservate al “Proprietario” (modificare le proprietà del documento, aggiungere commenti, esportare il file, ecc.) su quel file.