Gli spazi di lavoro che utilizzano la soluzione Multi-Entity Reporting (MER) dispongono di una serie di ruoli specifici per le funzionalità MER, oltre ai ruoli già esistenti per lo spazio di lavoro. Ogni ruolo MER raggruppa le funzionalità di diversi ruoli esistenti nell'area di lavoro in un unico ruolo pensato per un utente MER tipico. Ciò semplifica la configurazione da parte dell'utente e riduce il rischio di assegnare all'utente ruoli non necessari.
Best practice
- Utilizza i ruoli MER per i nuovi utenti e i nuovi spazi di lavoro.
- Assegnare un ruolo MER per ogni utente in un’area di lavoro.
- Se possibile, evita di combinare i ruoli MER con quelli già esistenti nell'area di lavoro. La combinazione dei ruoli rende più difficile verificare quali utenti dispongano di quali tipi di accesso.
- Utilizza il ruolo “Collaboratore (MER)” per i membri principali del team di reporting. Questo ruolo è simile al ruolo "Editor" nell'area di lavoro, in quanto gli utenti devono disporre del ruolo "Collaboratore (MER)" per poter ottenere i permessi di visualizzazione o modifica su qualsiasi file associato a un progetto o a un report. Consulta la sezione " Informazioni sui ruoli " per saperne di più sulla differenza tra ruoli e autorizzazioni.
- Per gli utenti esistenti, assicurarsi di verificare attentamente le assegnazioni dei ruoli attuali prima di apportare qualsiasi modifica. I ruoli MER sono solo aggregazioni di ruoli esistenti e non rappresentano una migrazione perfetta 1:1, pertanto i ruoli MER potrebbero differire leggermente dalle assegnazioni di ruolo esistenti.
I ruoli amministrativi
Workspace owner
Il ruolo di “Proprietario dell’area di lavoro ” continua a servire per la gestione degli utenti e delle impostazioni dell’area di lavoro. Per quanto riguarda specificatamente MER, un proprietario di un’area di lavoro dispone delle stesse autorizzazioni di chi ricopre il ruolo di Manager (MER) , con l’eccezione che i proprietari di un’area di lavoro possono aggiungere entità alle aree di lavoro in Entity 360 a livello di area di lavoro.
Amministratore (MER)
Il ruolo di Amministratore (MER) è destinato ai responsabili IT e alla gestione degli utenti: questi utenti sono incaricati di gestire tutte le configurazioni relative alla reportistica multi-entità. Gli amministratori hanno il pieno controllo sulla creazione, la modifica e l'eliminazione dei dati MER, dei gruppi di utenti e delle autorizzazioni, delle impostazioni relative a progetti e report, dei modelli e dei file all'interno dell'area di lavoro. Gli amministratori possono inoltre inviare rapporti e aggiornare progetti e rapporti.
Il ruolo di Amministratore (MER) riunisce i seguenti ruoli e competenze esistenti:
- Funzioni del proprietario dell'area di lavoro (escluse le funzioni relative all'aggiunta o alla rimozione di utenti da un'area di lavoro e all'assegnazione o alla revoca di ruoli agli utenti)
- Funzioni del responsabile della condivisione dei dati
- Catena amministratore della sicurezza
Il ruolo di Amministratore (MER) non comprende le seguenti funzionalità:
- Aggiungere un utente di supporto a un'area di lavoro
- Gestire le appartenenze agli spazi di lavoro
- Gestire i ruoli nell'area di lavoro
- Modifica i tuoi ruoli all’interno di un’area di lavoro
- Rimuovi le appartenenze all'area di lavoro
- Aggiorna le appartenenze all'area di lavoro
- Aggiorna i ruoli dell'area di lavoro
Assistenza utenti
Il ruolo di “Support User” rimane invariato ed è riservato al personale di Workiva, come ad esempio i Customer Success Manager. Agli utenti del supporto può essere assegnato anche un ruolo MER non amministrativo . Vedi la sezione " Gestione degli utenti di supporto negli spazi di lavoro ".
Ruoli non amministrativi
Responsabile (MER)
Il ruolo di Manager (MER) è destinato a figure simili a responsabili senior: questi utenti hanno il compito di supervisionare aree specifiche delle attività MER. I gestori MER possono gestire gruppi di utenti e autorizzazioni, impostazioni di progetti e report, modelli e file all'interno dell'area di lavoro. Possono inoltre presentare relazioni e riportare i progetti e le relazioni all'anno successivo. I manager MER non possono gestire la configurazione di Entity 360 (a meno che non sia stato loro assegnato anche un ruolo a livello di organizzazione, come quello di “Org Data Manager”, che conferisca loro tale autorizzazione).
Il ruolo di Manager (MER) riunisce i seguenti ruoli e competenze esistenti:
- Editor
- Responsabile dei contenuti
- Amministratore attività
- Deposito, deposito presso la Companies House, deposito presso la KVK
- Admin commenti
- Responsabile XBRL
- Amministratore della sicurezza della catena, Titolare della catena
- Redattore di script, Esecutore di script
- Visualizza i riferimenti ai parametri di connessione, Gestisci i riferimenti ai parametri di connessione
- Gestire le restrizioni sui dati aziendali
- Abilità relative alle entità limitate a: Gestire le entità nell'area di lavoro, Visualizzare le entità assegnabili, Visualizzare le assegnazioni delle entità
Collaboratore (MER) (impostazione predefinita)
Il ruolo “Collaboratore (MER) ” è destinato alla figura professionale del redattore: questi utenti sono membri fondamentali del team addetto alla rendicontazione finanziaria e sono i principali responsabili della redazione dei rendiconti finanziari. Questo ruolo è indicato anche per altri utenti che necessitano di un livello di accesso superiore rispetto a chi contribuisce esclusivamente in base alle attività assegnate.
Nota : il ruolo " Collaboratore (MER) " è il ruolo predefinito per gli spazi di lavoro che utilizzano la soluzione MER.
Il ruolo " Collaboratore" (MER) riunisce i seguenti ruoli e competenze esistenti:
- Editor
- Generatore di catene
- Responsabile XBRL
- Script Runner
- Visualizza i riferimenti ai parametri di connessione
- Abilità delle entità in sola lettura (es.: visualizzazione delle entità assegnabili)
Visualizzatore (MER)
Il ruolo "Viewer (MER) " è destinato ai collaboratori dell'entità, ai revisori o alle parti interessate esterne che necessitano di un accesso limitato, basato su attività specifiche o in sola lettura; questi utenti, in genere, partecipano solo quando necessario nel corso del processo di rendicontazione. Il ruolo " Viewer " (MER) riunisce i seguenti ruoli e competenze esistenti:
- Visualizzatore (per documenti in tempo reale e attività)
Nota: per esigenze di sola revisione (ad esempio, per i revisori esterni), abbinare il ruolo Viewer (MER) alle revisioni dei documenti e alle autorizzazioni o alle politiche a livello di risorsa, al fine di limitare l'accesso a file specifici in determinati periodi di tempo.
Domande frequenti
È obbligatorio utilizzare un solo ruolo MER?
Si consiglia di assegnare un solo ruolo MER per utente in un’area di lavoro, ma non è obbligatorio. Tuttavia, la situazione potrebbe cambiare man mano che continuiamo ad apportare miglioramenti.
In che modo ciò influisce sul ruolo di “Proprietario dell’area di lavoro”?
Il ruolo di “Proprietario dell’area di lavoro ” continua a servire per la gestione degli utenti e delle impostazioni dell’area di lavoro. Per quanto riguarda specificatamente MER, un proprietario di un’area di lavoro dispone delle stesse autorizzazioni di chi ricopre il ruolo di Manager (MER) , con l’eccezione che i proprietari di un’area di lavoro possono aggiungere entità alle aree di lavoro in Entity 360 a livello di area di lavoro.
In che modo ciò influisce sui ruoli all’interno dell’organizzazione?
I ruoli all’interno dell’organizzazione rimangono per ora invariati.
E se gli attuali ruoli MER non fossero adatti alle mie esigenze?
Per ora, assegna il ruolo MER che meglio si adatta alle tue esigenze, quindi assegna le autorizzazioni a livello di risorsa per una regolazione più precisa. Condividi il tuo feedback con l'assistenza di Workiva per aiutarci a migliorare continuamente il nostro servizio.
Cosa devo fare se un utente ha già diversi ruoli?
I ruoli MER non corrispondono perfettamente, in rapporto 1:1, a nessuna combinazione esistente di ruoli; pertanto, assicurati di verificare attentamente gli attuali diritti di accesso dell'utente prima di apportare qualsiasi modifica ai suoi ruoli.
Qual è il ruolo predefinito per i nuovi utenti MER?
" Collaboratore (MER) " è il ruolo predefinito per gli spazi di lavoro che utilizzano la soluzione MER. Assegnare il ruolo "Viewer (MER) " ai collaboratori e ai revisori che devono avere accesso in sola lettura ai progetti, oltre alla possibilità di portare a termine le attività. Riservare i ruoli di Amministratore (MER) e Responsabile (MER) agli utenti che necessitano di pieni diritti di amministrazione.
Quale ruolo dovrei assegnare ai revisori esterni?
Assegnare il ruolo di “Viewer (MER) ” ai revisori esterni. Limita ulteriormente il loro accesso utilizzando i permessi sui file .
In che modo questo si differenzia dai ruoli GRC?
MER segue lo stesso modello generale (Amministratore, Responsabile, Collaboratore, Lettore) di GRC, ma le definizioni dei ruoli in MER sono specifiche di MER. Per ulteriori dettagli sui ruoli GRC, consulta la sezione " Cosa sono i ruoli GRC?" .