Centro assistenza di Workiva

Per creare un progetto, dovrai definirne l'ambito, assegnare i file principali a ciascun report del progetto, impostare le date della tempistica e aggiungere gli utenti che lavoreranno sui report. Una volta creato il progetto, potrai utilizzare le dashboard del progetto e dei report per visualizzare lo stato e lo stato di avanzamento, il tutto in un unico posto sulla piattaforma Workiva.

Requisiti

• Nel proprio spazio di lavoro deve essere abilitata una delle seguenti soluzioni: Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite o Insurance Suite.
• Per creare un progetto, è necessario essere proprietario dell'area di lavoro, responsabile dei contenuti oppure disporre del ruolo specifico per la funzionalità MER che riunisce le autorizzazioni del proprietario dell'area di lavoro e del responsabile dei contenuti (consigliato).
• Le entità e i relativi obblighi di rendicontazione devono già essere presenti in Business Data a livello di organizzazione.
• Le entità devono essere attivate , aggiunte all'area di lavoro , associate a un obbligo di rendicontazione e avere lo stato operativo " Operativa " in Business Data.

Inizia a creare un progetto

Vai alla sezione " Progetti" nel menu di navigazione a sinistra. Se non hai ancora alcun progetto, verrai reindirizzato direttamente alla schermata di benvenuto. Altrimenti, vedrai un elenco dei progetti esistenti e potrai selezionare "Crea progetto " in alto a destra. A questo punto, puoi definire l'ambito del progetto in due modi: partire da un progetto suggerito oppure definire tu stesso l'ambito creando un progetto personalizzato.

Nota: durante la definizione dell'ambito di un progetto, saranno disponibili per l'aggiunta all'ambito del progetto solo le entità che sono state attivate , aggiunte all'area di lavoro , inserite in un obbligo di rendicontazione e che presentano lo stato operativo "Operativa" in Business Data a livello di organizzazione.

Parti da un progetto suggerito

Nella scheda " Progetti suggeriti ", proponiamo dei progetti raggruppando le entità correlate in base alle caratteristiche ricavate dai dati aziendali a livello di organizzazione.

1. Seleziona uno dei progetti suggeriti. Ciascuno di essi mostra il nome suggerito per il progetto e il numero di entità che esso comprende. Nel passaggio successivo potrai rivedere e apportare modifiche alla selezione delle entità.
2. Fare clic su Avanti .

Crea un progetto personalizzato

Se nessuno dei progetti suggeriti soddisfa le tue esigenze, oppure se i progetti suggeriti non sono disponibili per il tuo spazio di lavoro, puoi definire tu stesso l'ambito del progetto nella scheda " Progetto personalizzato ".

1. Selezionare l'obbligo di rendicontazione a cui si riferisce il presente progetto. Qui verranno visualizzati solo gli obblighi di rendicontazione già associati ad almeno un'entità in "Business Data" a livello di organizzazione.

   Nota: un progetto può raggruppare solo le entità che rientrano nello stesso obbligo di rendicontazione e nello stesso periodo di rendicontazione.

2. È inoltre possibile restringere l'elenco degli obblighi di segnalazione selezionando una giurisdizione o una categoria .
3. Fare clic su Avanti .

Definire l'ambito del progetto

1. Controlla il nome del progetto suggerito e modificalo se necessario. I nomi dei progetti devono essere univoci all'interno dell'area di lavoro.
2. Impostare il periodo di rendicontazione su “Anno ”. A seconda della cadenza dell'obbligo, potrebbe essere presente anche un selettore " Metà ", " Quarto " o " Mese ".

3. Esaminare l'elenco dei soggetti a cui si applica tale obbligo. Utilizza le caselle di selezione per includere o escludere singole entità dal progetto.

   Nota: creeremo un report per ogni entità che includerai.

4. Fare clic su Avanti .

Nota: un’entità può essere inclusa in un solo progetto per ogni specifico obbligo di rendicontazione e periodo di rendicontazione. Un’entità può far parte di più progetti solo se ciascuno di essi riguarda un obbligo di rendicontazione diverso, oppure se ciascuno di essi riguarda lo stesso obbligo di rendicontazione ma per periodi di rendicontazione diversi.

Assegnare i file primari

Si raccomanda che a ciascun rapporto di entità venga assegnato un unico file principale, che costituisce il risultato finale dell’obbligo di rendicontazione dell’entità. Se non disponi ancora dei file originali, puoi saltare questo passaggio e assegnarli in un secondo momento.

1. Per ciascuna entità elencata, selezionare il relativo file principale.

   Nota: un file può essere il file principale di un solo report in tutti i progetti dell'area di lavoro; non sarà possibile selezionare file già utilizzati come file principale altrove. Inoltre, un file non può essere contemporaneamente sia il file principale che un file aggiuntivo per lo stesso report.

2. Fare clic su Avanti .

Aggiungere file aggiuntivi

Aggiungere a ciascun report relativo a un'entità i file di supporto, come un foglio di calcolo contenente i dati o una procedura. Questo passaggio è facoltativo e può essere aggiornato in un secondo momento.

Selezionando una cartella nel selettore di file, vengono associati i file che si trovano al suo interno in quel momento. La cartella in sé non è allegata al report, quindi i file aggiunti o rimossi dalla cartella in un secondo momento non verranno aggiornati automaticamente.

1. Accanto a un'entità, fare clic su “Aggiungi” per aprire la finestra di selezione dei file. È possibile aggiungere documenti, fogli di calcolo, presentazioni e procedure come file aggiuntivi.
2. Per visualizzare o rimuovere i file che hai aggiunto, fai clic sul menu a tendina con il numero di file accanto all'entità (ad esempio, 3 file ) per espandere l'elenco dei file aggiuntivi. Fai clic sulla X accanto a un file per eliminarlo.
3. Fare clic su Avanti .

Nota: se si seleziona una cartella nel selettore di file, solo i file attualmente presenti all'interno di quella cartella verranno associati al report dell'entità; la cartella stessa non viene associata al report. Ciò significa che i file aggiunti o rimossi successivamente dalla cartella non influiranno su ciò che è associato al report.

Impostare le tempistiche del reporting

Imposta il periodo di riferimento e la scadenza per la presentazione delle relazioni relative alle entità del tuo progetto. Ti proponiamo delle date predefinite in base ai dati presenti in "Business Data", ma puoi verificarle e modificarle secondo necessità.

Applicare una sola linea temporale a tutti i report

Se nell'interruttore nella parte superiore del passaggio è selezionata l'opzione " Tutti i report" , è possibile applicare un unico intervallo di date a tutti i report del progetto. Utilizza questa opzione quando le tue entità condividono lo stesso programma di lavoro e le stesse scadenze.

1. Seleziona " Tutti i report " nel pulsante a levetta nella parte superiore del passaggio.
2. Imposta la data di inizio e la data di fine del periodo di lavoro.
3. Stabilire il termine di presentazione , ovvero il termine normativo entro il quale devono essere presentate le relazioni.
4. Fare clic su Avanti .

Impostare le scadenze per ogni report

Se nell'interruttore nella parte superiore del passaggio è selezionata l'opzione " Per report ", è possibile applicare diversi intervalli di date a ciascun report del progetto. Utilizza questa opzione quando le tue entità hanno orari di lavoro e scadenze diversi.

1. Seleziona " Per report " nel pulsante a levetta nella parte superiore del passaggio.
2. Per ogni rapporto, impostare separatamente la scadenza di presentazione , la data di inizio e la data di fine .
3. Fare clic su Avanti .

Aggiungere utenti

Assegnare un responsabile del report e degli utenti a ciascun report dell'entità. È necessario assegnare un responsabile a ciascun report, ma è possibile assegnare altri utenti in un secondo momento.

Nota: consulta la sezione " Informazioni sulle autorizzazioni relative a progetti e report " per ulteriori informazioni sulle diverse autorizzazioni a livello di report.

• Per ogni report, assegnare il ruolo di responsabile del report all'utente che ne sarà responsabile. Il responsabile del report è il referente principale per quel report e dispone di accesso completo al report e ai relativi file.
• Seleziona " Aggiungi utenti " accanto a un report per assegnare altri utenti e le relative autorizzazioni.
• Per assegnare lo stesso responsabile dei report o gli stessi utenti a più report contemporaneamente, selezionare le caselle di controllo accanto a tali report. Verrà visualizzata una barra delle azioni collettive con le opzioni per modificare il responsabile dei report o aggiungere utenti a tutti i report selezionati contemporaneamente.
• Fai clic su " Crea progetto ".

Una volta creato il progetto, verrai reindirizzato alla dashboard del progetto , dove potrai visualizzare una panoramica di tutti i report e del loro stato.

Cose da sapere

Salva il tuo progetto come bozza

Salviamo automaticamente i tuoi progressi mentre procedi con la configurazione del progetto. Se devi interrompere l'operazione, chiudi la scheda del progetto e seleziona " Salva come bozza " oppure "Elimina bozza " nella finestra modale.

Per riprendere o eliminare una bozza salvata, seleziona " Bozze dei progetti " nella schermata principale "Progetti". Seleziona una bozza e clicca su “Avanti” per riprendere da dove avevi interrotto, oppure seleziona “Elimina” per rimuoverla definitivamente.

Cosa è possibile modificare dopo aver creato un progetto

Una volta creato un progetto, alcuni campi possono essere aggiornati, mentre altri no.

Livello di progetto:

• Solo gli utenti che dispongono delle autorizzazioni “Responsabile di progetto ” o “Proprio progetto e report” relative a un progetto possono modificare il nome di tale progetto e le autorizzazioni degli utenti.
• Le entità associate, l'obbligo di rendicontazione e i dettagli relativi a tale obbligo, ricavati da Business Data, non possono essere modificati. (I dettagli relativi agli obblighi di rendicontazione provenienti da Business Data possono essere modificati solo in Business Data a livello di organizzazione.) Questi valori aggiornati verranno quindi recuperati al momento della creazione di un nuovo progetto.)

Livello del report:

• Solo gli utenti che dispongono delle autorizzazioni “Gestione report” o “Report e file propri” relative a un report possono modificare il nome del report, le date (data di inizio, data di fine e termine di presentazione), il file principale, i file aggiuntivi, nonché gli utenti assegnati e le relative autorizzazioni.
• L'entità associata, l'obbligo di rendicontazione e i dettagli dell'entità provenienti da Business Data non possono essere modificati. (I dettagli relativi alle entità provenienti da Business Data possono essere modificati solo in Business Data a livello di organizzazione. Questi valori aggiornati verranno quindi recuperati al momento della creazione di un nuovo progetto.)