Centro assistenza di Workiva

L'Editor di visualizzazione ti permette di creare grafici, tabelle e tabelle pivot dai tuoi dati governance, rischio e conformità (GRC). Aprilo da Elementi visivi del report nella navigazione del tuo workspace.

Da lì, scegli i dati GRC di cui hai bisogno e modellali nella visualizzazione desiderata, quindi collegala a un documento, una presentazione o un foglio di calcolo. Puoi mostrare i tuoi dati come sono oggi, come erano in una data passata o come tendenza nel tempo.

Ogni elemento visivo inserito rimane collegato alla propria origine, quindi quando i dati sottostanti cambiano puoi aggiornare la connessione per sincronizzare ogni copia.

Requisiti

• Il ruolo di amministratore (GRC)
• Almeno una soluzione GRC abilitata nel workspace

Accedere alle visualizzazioni

Elementi visivi del report è la pagina principale per ogni visualizzazione nel tuo workspace. Aprila dalla navigazione del workspace per sfogliare, cercare e ordinare ciò che hai già creato, o per iniziare qualcosa di nuovo.

Le visualizzazioni appaiono come schede per impostazione predefinita, con un'anteprima di ciascuna. Passa a una visualizzazione a elenco usando i controlli di visualizzazione nell'angolo in alto a destra.

Ordinare e filtrare le visualizzazioni

Per impostazione predefinita, le visualizzazioni sono ordinate per modifica più recente, quindi quelle su cui hai lavorato più di recente appaiono per prime. Usa i controlli di ordinamento, filtro e ricerca sopra l'elenco per modificare ciò che vedi. Puoi ordinare per:

• Più recenti
• Meno recente
• Nome (A-Z o Z-A)

Creare una visualizzazione

L'editor di visualizzazioni si apre su un canvas vuoto impostato su Tabella pivot. Puoi mantenere quel tipo o cambiarlo, quindi selezionare i dati ad esso collegati.

1. Da Elementi visivi del report, fai clic su Crea per aprire l'editor delle visualizzazioni.

2. Per creare qualcosa di diverso da una tabella pivot, apri il menu in cui è selezionata Tabella pivot e scegli un tipo di tabella o grafico diverso.

   Nota: questo menu viene visualizzato sopra il canvas e anche al centro del canvas vuoto, e in entrambi i casi apre lo stesso menu. Puoi cambiare il tipo selezionato in seguito.

Seleziona i tuoi dati

Usa il pannello Origini per scegliere i tuoi dati e selezionare i campi con cui vuoi lavorare. In un workspace GRC, il set di dati viene selezionato automaticamente.

1. In Set di dati, conferma che il tuo set di dati GRC sia selezionato.

2. Scegli una Visualizzazione. Le visualizzazioni organizzano i dati GRC correlati in un insieme di campi da cui puoi creare.

   Nota: il cambio di visualizzazione reimposta le selezioni dei campi, quindi scegli la visualizzazione prima di iniziare a creare.

3. Espandi Campi e Valori per vedere cosa offre la visualizzazione. I campi sono ciò per cui raggruppi, come Nome visualizzato del proprietario dei controlli. I valori sono ciò che misuri, come Conteggio controlli.

4. Seleziona i campi e i valori che vuoi. Usa Cerca per trovarne uno specifico e Cancella per rimuovere le selezioni e ricominciare.

   Nota: seleziona tutto seleziona tutti gli elementi in una cartella contemporaneamente ed è disponibile solo per le tabelle.

Ogni campo che selezioni viene posizionato nella visualizzazione per te, in base a cosa è e quale tipo stai creando. Puoi spostarlo in seguito.

Creare la visualizzazione

Mappa i tuoi dati usando la scheda Struttura del pannello Crea. Ogni tipo di visualizzazione ha le proprie aree di campi e valori, e la scheda mostra solo le aree applicabili al tipo selezionato.

Queste aree hanno nomi diversi per ogni tipo, ma svolgono le stesse due funzioni. Un insieme prende i campi per cui raggruppi, come un proprietario del controllo o un processo. L'altro prende i valori che misuri, come un conteggio dei controlli. Una volta capito quale è quale, funzionano tutti allo stesso modo.

I grafici a dispersione e a bolle funzionano diversamente dagli altri. Entrambi gli assi contengono valori, quindi il grafico traccia due misure una rispetto all'altra e Categoria determina cosa rappresenta ogni punto. Un grafico a bolle aggiunge Dimensione come terza misura.

Ci sono due modi per aggiungere un campo o un valore:

• Selezionalo nel pannello Origini: l'editor lo posiziona nell'area appropriata per te, così puoi scegliere prima i tuoi campi e regolare la disposizione nel pannello Crea in seguito.
• Fai clic su Aggiungi nel pannello Crea: il menu mostra solo i campi o i valori che quell'area accetta, quindi questo è il percorso più veloce quando sai dove vuoi posizionare un elemento.

Man mano che aggiungi campi e valori, il grafico si aggiorna in tempo reale per mostrarti le modifiche.

Limiti di campo

Ogni area contiene un numero limitato di campi. Una volta che un'area è piena, l'editor mostra Limite raggiunto con il massimo sotto di essa, e Aggiungi per quell'area non è più disponibile.

I campi destinati a un'area piena diventano anche non selezionabili nel pannello Origini, così puoi vedere cosa è ancora disponibile senza andare per tentativi. I campi destinati a un'area che ha ancora spazio rimangono selezionabili.

Per liberare spazio, rimuovi un campo dall'area piena o spostalo altrove.

Modificare un campo dopo averlo aggiunto

Fai clic su Altro accanto a un campo nel pannello Crea. Le opzioni visualizzate dipendono dall'area in cui si trova il campo.

Creare una tabella

Le tabelle mostrano dati governati a livello di riga. Usane una quando hai bisogno dei record sottostanti piuttosto che di un riepilogo. Una tabella è il modo più semplice per spostare i dati GRC in un foglio di calcolo.

1. Seleziona Tabella come tipo di visualizzazione.
2. Nella scheda Struttura, fai clic su Aggiungi sotto Colonne e aggiungi il campo che identifica univocamente ogni record, ad esempio ID controllo.
3. Aggiungi gli altri campi e valori di cui hai bisogno.
4. Riordina le colonne per adattarle a come vuoi che venga letto l'output, e usa Ordina nel menu delle opzioni di un campo per impostarne la direzione di ordinamento.

La configurazione delle colonne viene salvata con la visualizzazione e ripristinata quando la riapri.

Creare una tabella pivot

Le tabelle pivot riassumono i tuoi dati su due dimensioni. Usane una per vedere i totali per categoria e periodo senza creare la vista altrove.

1. Seleziona Tabella pivot come tipo di visualizzazione.
2. In Righe, aggiungi i campi che vuoi lungo il lato della tabella.
3. In Colonne, aggiungi il campo che vuoi nella parte superiore.
4. In Valori, aggiungi i valori che vuoi riepilogare.

Un campo non può essere usato sia come riga che come colonna, quindi un campo già in uso non è disponibile nell'altra area.

Con un campo in Righe, quel campo denomina la prima colonna. Aggiungine altri e le righe vengono annidate; la prima colonna è etichettata Gruppo e puoi espandere e comprimere ciascun livello.

Usa i controlli sotto la tabella per sfogliare i risultati e impostare quante righe vengono visualizzate alla volta.

Creare un grafico

I grafici tracciano i tuoi dati piuttosto che elencarli in forma di tabella. Usane uno quando l'obiettivo è la forma dei dati.

1. Seleziona un tipo di grafico, ad esempio a barre, a linee o a torta.
2. Aggiungi il campo per cui esegui il raggruppamento: Asse X per la maggior parte dei grafici, o Categoria per i grafici a torta, ad anello, a dispersione e a bolle.
3. Aggiungi i valori che stai misurando, quindi imposta l'Aggregazione per ognuno.
4. Facoltativamente, compila le aree rimanenti. Raggruppa per suddivide il grafico per un'altra dimensione, e Colore, Forma e Dimensione codificano dettagli aggiuntivi su un grafico a dispersione o a bolle.

Cambiare il tipo di visualizzazione

Puoi cambiare il tipo di visualizzazione in qualsiasi momento durante la creazione. L'editor rimappa automaticamente i tuoi campi idonei al nuovo tipo.

I campi non compatibili vengono messi da parte anziché eliminati, e un messaggio ti avvisa dell'operazione. Torna al tipo precedente per visualizzarli nuovamente.

Per questo motivo, puoi provare alcuni tipi senza dover effettuare la ricreazione ogni volta. I campi messi da parte vengono persi solo se salvi e chiudi mentre è selezionato un tipo più limitato.

Nota: se la visualizzazione è già inserita da qualche parte, passare da una tabella a un grafico interrompe la connessione la prossima volta che qualcuno la aggiorna.

Impostazioni delle dimensioni

Per impostazione predefinita, l'editor delle visualizzazioni mostra i tuoi dati come esistono oggi. Le impostazioni dimensione consentono anche di visualizzare i dati come erano in una data specifica del passato o di monitorarne le variazioni nel tempo.

Per aprire le impostazioni della dimensione, fai clic sul pulsante della dimensione temporale vicino alla parte superiore dell'editor. Per impostazione predefinita, è etichettato Oggi, seguito dalla data corrente.

Scegli una delle tre opzioni:

• Oggi: visualizza i tuoi dati come sono oggi. Questa è l'impostazione predefinita.
• Punto nel tempo: visualizza i tuoi dati a una data specifica nel passato.
• Tendenza nel tempo: tieni traccia di come cambiano i tuoi dati nel tempo.

Nota: la tendenza nel tempo non è disponibile per i grafici a torta, i grafici ad anello o le tabelle.

Visualizzare i dati in una data specifica

Usa punto nel tempo per vedere come apparivano i tuoi dati in un singolo momento nel passato.

1. Apri le impostazioni della dimensione, quindi seleziona Punto nel tempo.
2. Nel campo Alla data, scegli una data. 
   

Il grafico si aggiorna per mostrare i tuoi dati come sono stati catturati in quella data. Ad esempio, un grafico sull'automazione dei controlli potrebbe mostrare conteggi diversi in una data passata rispetto a oggi, perché da allora sono stati aggiunti o modificati dei controlli.

Visualizzare una tendenza nel tempo

Usa la tendenza nel tempo per confrontare i dati su una serie di date e vedere come sono cambiati.

1. Apri le impostazioni della dimensione, quindi seleziona Tendenza nel tempo. 
   
2. In Periodo, scegli Mensile, Trimestrale o Annuale.
3. Sotto Modalità intervallo, scegli come definire l'arco di tempo:
   • Intervallo relativo: tieni traccia di un numero continuo di periodi. Inserisci una Durata (ad esempio, gli ultimi 12 mesi) e seleziona Includi periodo corrente per aggiungere il mese, trimestre o anno corrente all'intervallo.
   • Intervallo fisso: monitora un arco di tempo definito. Scegli una data di Inizio e Fine.

Quando selezioni Tendenza nel tempo, un campo Data snapshot viene bloccato sul tuo asse X per creare la timeline. Ogni periodo viene tracciato usando la sua data snapshot, quindi una tendenza trimestrale mostra un punto dati per trimestre.

Per suddividere ulteriormente la tendenza, aggiungi un campo Raggruppa per. Ad esempio, raggruppare la tendenza del conteggio dei controlli per tipo di automazione mostra come ogni categoria è cambiata da un periodo all'altro.

Filtrare le visualizzazioni

Usa la scheda Filtro del pannello Crea per restringere i dati mostrati nella tua visualizzazione.

1. Apri la scheda Filtro.
2. Fai clic su Aggiungi filtri e seleziona un campo.
3. Scegli un Operatore. Gli operatori disponibili dipendono dal tipo di campo: testo, numerico o data.
4. Scegli i valori, quindi fai clic su Applica. Applica rimane non disponibile finché non hai selezionato almeno un valore. 
   

Annulla scarta un filtro che stai ancora configurando.

Gestire i filtri

Una volta applicato, un filtro si comprime in un riepilogo del campo e della condizione impostata, come Proprietario del controllo seguito da Non è non assegnato. La scheda Filtro mostra anche quanti filtri sono attivi, in modo da poter vedere a colpo d'occhio che una visualizzazione è filtrata senza aprire la scheda.

Fai clic su Altro accanto a un filtro per modificarlo o eliminarlo, oppure espandi il filtro per vedere le sue impostazioni. Per rimuovere tutti i filtri contemporaneamente, fai clic su Cancella filtri.

Nota: applica i tuoi filtri prima di inserire la visualizzazione. Non puoi filtrare una visualizzazione collegata dall'interno di un documento, una presentazione o un foglio di calcolo.

Applicare lo stile a un grafico

Usa la scheda Stile del pannello Crea per modificare l'aspetto di un grafico. La maggior parte delle impostazioni è un interruttore con controlli aggiuntivi che appaiono quando lo attivi.

Puoi impostare gli stili per l'intero grafico oppure fare clic su un singolo elemento, ad esempio una barra, per applicare lo stile solo a quell'elemento.

Nota: le opzioni di stile non si applicano alle tabelle o alle tabelle pivot. La formattazione di una tabella collegata è controllata dal documento, dalla presentazione o dal foglio di calcolo in cui la inserisci.

Impostazioni comuni alla maggior parte dei grafici

Due tipi gestiscono gli assi in modo diverso:

• I grafici a torta e a ciambella non hanno assi, quindi quelle impostazioni non appaiono.
• I grafici combinati dividono l'asse Y in Asse Y (sinistra) e Asse Y (destra), ognuno con il proprio titolo, etichette e intervallo. Solo l'asse sinistro controlla la griglia, poiché entrambi gli assi condividono le stesse linee di griglia.

Impostazioni che variano per tipo di grafico

La maggior parte dei tipi aggiunge una sezione Layout grafico nella parte superiore della scheda. Alcuni modificano invece il funzionamento di altre impostazioni.

Assegnare un nome e salvare le visualizzazioni

Fai clic sul titolo nella parte superiore dell'editor per assegnare alla visualizzazione un nome chiaro e descrittivo, in modo che sia facile da trovare quando la riusi in seguito. Quindi fai clic su Salva.

Se vuoi tornare alla schermata degli elementi visivi del report, fai clic su Chiudi.

Requisiti per il salvataggio

Una visualizzazione può essere salvata solo quando contiene tutto ciò che il suo tipo richiede. Salva rimane non disponibile fino ad allora, e qualsiasi area che attende ancora un campo te lo indica.

Inserire una visualizzazione

Dopo il salvataggio, puoi riutilizzare una visualizzazione in qualsiasi documento, presentazione o foglio di calcolo nello stesso workspace. L'inserimento crea una connessione all'origine, il che significa che gli aggiornamenti dell'origine raggiungono ogni punto in cui è stata utilizzata. Consulta Inserisci una visualizzazione in un foglio di calcolo, documento o presentazione per ulteriori informazioni.

Cose da sapere

• Tempi di aggiornamento dei dati nell'editor di visualizzazioni: i dati del tuo workspace GRC vengono inviati all'editor di visualizzazioni a intervalli programmati, circa ogni 5 minuti, quindi le modifiche recenti alle origini GRC potrebbero non apparire immediatamente nell'editor.
• Il filtraggio avviene alla fonte: applica i filtri nell'editor delle visualizzazioni prima di inserire una visualizzazione. Non puoi filtrare una visualizzazione collegata dall'interno di un documento, una presentazione o un foglio di calcolo.
• Lo stile non viene trasferito: le connessioni trasmettono dati grezzi e il file di destinazione applica la propria formattazione al momento dell'inserimento.
• Limiti di celle del foglio di calcolo: i fogli di calcolo applicano un numero massimo di celle. Se la tua tabella lo superasse, aggiungi un filtro nell'editor delle visualizzazioni per restringere i risultati prima di collegarla.
• Esportazioni: l'esportazione o il download di visualizzazioni e dei loro dati sottostanti non è attualmente supportato.