Centro assistenza di Workiva

L'Editor di visualizzazione consente di creare grafici, tabelle e tabelle pivot a partire dai dati relativi a governance, rischio e conformità (GRC). Accedici da “ ” (Visualizza report) nella barra di navigazione del tuo spazio di lavoro.

A questo punto, seleziona i dati GRC di cui hai bisogno e modellali nella visualizzazione desiderata, quindi collegali a un documento, a una presentazione o a un foglio di calcolo. Puoi visualizzare i tuoi dati così come sono oggi, come apparivano in una data passata o come andamento nel tempo.

Ogni elemento visivo inserito rimane collegato alla propria fonte, quindi quando i dati sottostanti cambiano, è possibile aggiornare il collegamento per portare ogni copia allo stato più recente.

Requisiti

• Il ruolo di Amministratore (GRC)
• Almeno una soluzione GRC abilitata nell'area di lavoro

Accedi alle tue visualizzazioni

La pagina "Report visuals" è la pagina iniziale per tutte le visualizzazioni presenti nel tuo spazio di lavoro. Aprilo dalla barra di navigazione dell'area di lavoro per sfogliare, cercare e ordinare ciò che hai già creato, oppure per iniziare qualcosa di nuovo.

Per impostazione predefinita, le visualizzazioni vengono visualizzate sotto forma di schede, ciascuna con un'anteprima. Passa alla visualizzazione a elenco utilizzando i controlli di visualizzazione nell'angolo in alto a destra.

Ordina e filtra le visualizzazioni

Per impostazione predefinita, le visualizzazioni sono ordinate in base alla data di modifica più recente, quindi quelle su cui hai lavorato più di recente vengono visualizzate per prime. Utilizza i comandi di ordinamento, filtro e ricerca situati sopra l'elenco per modificare i contenuti visualizzati. È possibile ordinare per:

• Più recenti
• Il più vecchio
• Nome (A-Z o Z-A)

Crea una visualizzazione

L'Editor di visualizzazione si apre su una tela vuota impostata su una tabella pivot “ ” . Puoi mantenere quel tipo o modificarlo, quindi selezionare i dati ad esso associati.

1. Da " " (Report visuals) , fare clic su " " (Create) per aprire l'Editor di visualizzazione.

2. Per creare qualcosa di diverso da una tabella pivot, apri il menu in cui è selezionata l’opzione “ ” (Tabella pivot) e scegli un altro tipo di tabella o di grafico.

   Nota : questo menu appare sopra l'area di lavoro e anche al centro dell'area di lavoro vuota; cliccando su uno dei due si apre lo stesso menu. Puoi modificare il tipo selezionato in un secondo momento.

Seleziona i tuoi dati

Utilizza il pannello " " (Fonti) per selezionare i dati e scegliere i campi su cui desideri lavorare. In un'area di lavoro GRC, il set di dati viene selezionato automaticamente.

1. Alla pagina “ ” (Set di dati) , verifica che il tuo set di dati GRC sia selezionato.

2. Scegli un modello " " su . Le viste organizzano i dati GRC correlati in una serie di campi su cui è possibile basarsi per creare nuove strutture.

   Nota : il cambio di vista azzera le selezioni dei campi, quindi scegli la vista prima di iniziare a creare.

3. Espandi i campi " ", " " e " " per visualizzare i valori " " e scoprire cosa offre la vista. I campi sono gli elementi in base ai quali si effettua il raggruppamento, ad esempio “ ” (Nome visualizzato del proprietario dei controlli) . I valori sono ciò che si misura, come ad esempio il numero di controlli di " " ( ).

4. Seleziona i campi e i valori desiderati. Usa Cerca per trovarne uno specifico, e Svuota per rimuovere le tue selezioni e ricominciare da capo.

   Nota : "Seleziona tutto" ( ) seleziona contemporaneamente tutti gli elementi presenti in una cartella ed è disponibile solo per le tabelle.

Ogni campo selezionato viene inserito automaticamente nella visualizzazione, in base alla sua natura e al tipo di visualizzazione che stai creando. Puoi spostarlo in un secondo momento.

Creare la visualizzazione

Mappa i tuoi dati utilizzando la scheda “ ” (Struttura) del pannello “ ” (Creazione) . Ogni tipo di visualizzazione ha i propri campi e le proprie aree di valore, e la scheda mostra solo le aree relative a quella selezionata.

Queste aree hanno nomi diversi a seconda del tipo, ma svolgono entrambe le stesse due funzioni. Un set comprende i campi in base ai quali si effettua il raggruppamento, come ad esempio il titolare di un controllo o un processo. L'altro utilizza i valori che stai misurando, come ad esempio il conteggio di controllo. Una volta capito quale è quale, funzionano tutte allo stesso modo.

I grafici a dispersione e a bolle funzionano in modo diverso dagli altri. Entrambi gli assi riportano dei valori, quindi il grafico mette a confronto due misure tra loro e La categoria determina cosa rappresenta ciascun punto. Un grafico a bolle aggiunge “ ” e “Size” come terza misura.

Esistono due modi per aggiungere un campo o un valore:

• Selezionalo nel pannello Fonti : l'editor lo posiziona automaticamente nell'area appropriata, così potrai scegliere prima i campi e modificare la disposizione in un secondo momento nel pannello Creazione.
• Fai clic su "Aggiungi" nel pannello "Build" : il menu mostra solo i campi o i valori accettati da quell'area, quindi questo è il modo più veloce per inserire un elemento quando sai già dove lo vuoi inserire.

Man mano che aggiungi campi e valori, il grafico si aggiorna, permettendoti di vedere le modifiche in tempo reale.

Limiti di campo

Ogni area contiene un numero limitato di campi. Quando un’area è piena, l’editor mostra il messaggio “ ” (Limite raggiunto) con il valore massimo indicato sotto, e “ ” (Aggiungi ) per quell’area non è più disponibile.

Anche i campi associati a un'area completa diventano non selezionabili nel pannello “ ” (Selezione delle fonti) di , in modo da poter vedere quali opzioni sono ancora disponibili senza dover tirare a indovinare. I campi associati a un'area in cui c'è ancora spazio rimangono selezionabili.

Per fare spazio, rimuovi un campo dall'area completa oppure spostalo altrove.

Modificare un campo dopo averlo aggiunto

Fare clic su " " (Ulteriori informazioni) accanto a un campo nel pannello " Build" ( ). Le opzioni visualizzate dipendono dall'area in cui si trova il campo.

Creare una tabella

Le tabelle mostrano i dati gestiti a livello di riga. Utilizzalo quando ti servono i dati sottostanti anziché un riepilogo. Una tabella è il modo più semplice per trasferire i dati GRC in un foglio di calcolo.

1. Seleziona “ ” (Tabella di dati) come tipo di visualizzazione.
2. Nella scheda " " (Struttura) , fare clic su " " (Aggiungi ) nella sezione " " (Colonne) e aggiungere il campo che identifica in modo univoco ogni record, ad esempio " Control ID" (ID di controllo) .
3. Aggiungi i restanti campi e valori necessari.
4. Riorganizza le colonne in base all’ordine in cui desideri che vengano visualizzate i dati e utilizza l’opzione “ ” (Ordina in base a) nel menu delle opzioni di un campo per impostare la direzione di ordinamento.

La configurazione delle colonne viene salvata insieme alla visualizzazione e ripristinata alla riapertura della stessa.

Creare una tabella pivot

Le tabelle pivot riepilogano i dati in base a due dimensioni. Utilizzane una per visualizzare i totali per categoria e periodo senza dover creare la vista altrove.

1. Seleziona “Tabella pivot di ” come tipo di visualizzazione.
2. In " " (Righe) , aggiungi i campi desiderati lungo il bordo della tabella.
3. Nella sezione " " (Colonne) , aggiungi il campo desiderato nella riga superiore.
4. Nella sezione "Valori" ( ) di " ", aggiungi i valori che desideri riepilogare.

Un campo non può essere utilizzato sia come riga che come colonna, quindi un campo già in uso non è disponibile nell'altra area.

In un campo in Rows , quel campo indica il nome della prima colonna. Se ne aggiungi altri, le righe si annidano; la prima colonna è intitolata “ ” e “Group ”, ed è possibile espandere e comprimere ogni livello.

Utilizza i comandi sotto la tabella per scorrere i risultati e impostare il numero di righe da visualizzare alla volta.

Creare un grafico

I grafici rappresentano visivamente i dati anziché elencarli in forma tabellare. Utilizzalo quando l'obiettivo è la struttura dei dati.

1. Seleziona un tipo di grafico, ad esempio a barre, a linee o a torta.
2. Aggiungi il campo in base al quale desideri raggruppare i dati: Asse X per la maggior parte dei grafici, oppure Categoria per grafici a torta, ad anello, a dispersione e a bolle.
3. Aggiungi i valori che stai misurando, quindi imposta per ciascuno di essi l'aggregazione “ ” ( ).
4. Se lo si desidera, riempire le aree rimanenti. L'opzione "Raggruppa per" ( ) suddivide il grafico in base a un'altra dimensione, mentre " " (Colore) , " " (Forma) e " " (Dimensione) forniscono ulteriori dettagli su un grafico a dispersione o a bolle.

Modifica il tipo di visualizzazione

È possibile modificare il tipo di visualizzazione in qualsiasi momento durante la creazione. L'editor rimappa automaticamente i campi idonei al nuovo tipo.

I campi che non rientrano nei limiti previsti vengono messi da parte anziché essere eliminati, e un messaggio ti avvisa che ciò è avvenuto. Se si torna al tipo precedente, ricompaiono.

Per questo motivo, puoi provarne alcuni tipi senza dover ricreare il tutto ogni volta. I campi che hai messo da parte andranno persi solo se salvi e chiudi mentre è selezionato un tipo più ristretto.

Nota : se la visualizzazione è già stata inserita da qualche parte, il passaggio da una tabella a un grafico interrompe il collegamento la volta successiva che qualcuno la aggiorna.

Impostazioni delle dimensioni

Per impostazione predefinita, l'Editor di visualizzazione mostra i dati così come sono oggi. Le impostazioni delle dimensioni consentono inoltre di visualizzare i dati così come apparivano in una data specifica nel passato o di monitorarne l'andamento nel tempo.

Per aprire le impostazioni delle dimensioni, clicca sul pulsante della dimensione temporale situato nella parte superiore dell'editor. Per impostazione predefinita, il nome è " Today" , seguito dalla data corrente.

Scegli una delle tre opzioni:

• Oggi : visualizza i tuoi dati così come sono oggi. Questa è l'impostazione predefinita.
• e a un determinato momento: visualizza i tuoi dati relativi a una data specifica nel passato.
• Andamento nel tempo : Tieni traccia di come i tuoi dati cambiano nel tempo.

Nota : l'andamento nel tempo non è disponibile per i grafici a torta, i grafici ad anello o le tabelle.

Visualizza i dati relativi a una data specifica

Utilizza la funzione “point-in-time” per vedere come apparivano i tuoi dati in un determinato momento del passato.

1. Apri le impostazioni delle dimensioni, quindi seleziona “ ” (Punto nel tempo) .
2. Nel campo " " (Data di riferimento) " " (Data di riferimento), selezionare una data. 
   

Il grafico viene aggiornato per mostrare i dati così come sono stati acquisiti in quella data. Ad esempio, un grafico relativo all'automazione dei controlli potrebbe riportare valori diversi per una data passata rispetto a quelli odierni, poiché da allora sono stati aggiunti o modificati alcuni controlli.

Visualizza l'andamento nel tempo

Utilizza l'andamento nel tempo per confrontare i tuoi dati in una serie di date e osservare come sono cambiati.

1. Apri le impostazioni delle dimensioni, quindi seleziona “ ” (Andamento nel tempo) . 
   
2. Nella sezione “ ” (Periodo) , selezionare “ ” (Mensile) , “ ” (Trimestrale) oppure “ ” (Annuale) .
3. Nella sezione " " (Modalità intervallo) , scegli come definire l'intervallo di tempo:
   • Intervallo relativo : tiene traccia di un numero variabile di periodi. Inserisci un intervallo di tempo ( ) in “Durata” ( ) —ad esempio, gli ultimi 12 mesi— e seleziona “ ” (Includi periodo corrente) in “ ” (Periodo di calcolo) per aggiungere il mese, il trimestre o l’anno corrente all’intervallo.
   • Intervallo fisso : monitora un intervallo di tempo prestabilito. Scegli una data Inizio e Fine .

Quando si seleziona "Andamento nel tempo", un campo "Data dello snapshot di " viene associato all'asse X per creare la linea temporale. Ogni periodo viene rappresentato graficamente utilizzando la data dell'istantanea corrispondente, pertanto un andamento trimestrale mostra un punto dati per ogni trimestre.

Per analizzare ulteriormente l'andamento, aggiungi un campo " " raggruppato per " ". Ad esempio, raggruppando l'andamento del numero di controlli per tipo di automazione è possibile osservare come ciascuna categoria sia cambiata di periodo in periodo.

Filtra le visualizzazioni

Utilizza la scheda " " (Filtro per ) del pannello " " (Creazione di ) per restringere i dati visualizzati nella tua visualizzazione.

1. Aprire la scheda “Filtro” ( ) .
2. Fai clic su " " (Aggiungi filtri), poi su " " (Aggiungi filtri) e seleziona un campo.
3. Scegli un operatore di . Gli operatori disponibili dipendono dal tipo di campo: testo, numerico o data.
4. Scegli i valori desiderati, quindi fai clic su “ ” e poi su “ ”. L'opzione " " rimane non disponibile finché non si seleziona almeno un valore. 
   

L'opzione "Annulla" ( ) elimina un filtro che stai ancora configurando.

Gestisci i tuoi filtri

Una volta applicato, un filtro si riduce a un riepilogo del campo e della condizione impostata, ad esempio Titolare del controllo seguito da Non è non assegnato . La scheda “ ” del filtro “ ” mostra anche quanti filtri sono attivi, così puoi capire a colpo d’occhio che una visualizzazione è filtrata senza dover aprire la scheda.

Fai clic su . Per ulteriori informazioni, visita accanto a un filtro per . Modifica o . Elimina oppure espandi il filtro per visualizzarne le impostazioni. Per rimuovere tutti i filtri contemporaneamente, clicca su “ ” (Cancella filtri) .

Nota : applica i filtri prima di inserire la visualizzazione. Non è possibile applicare filtri a una visualizzazione collegata dall'interno di un documento, di una presentazione o di un foglio di calcolo.

Formattare un grafico

Per modificare l'aspetto di un grafico, utilizzare la scheda "Stile" ( ) del pannello "Creazione" ( ) . La maggior parte delle impostazioni è costituita da un pulsante di attivazione/disattivazione con controlli aggiuntivi che compaiono una volta attivate.

È possibile applicare gli stili all'intero grafico oppure fare clic su un singolo elemento, ad esempio una singola barra, per applicare lo stile solo a quell'elemento.

Nota : le opzioni di stile non si applicano alle tabelle né alle tabelle pivot. La formattazione di una tabella collegata dipende dal documento, dalla presentazione o dal foglio di calcolo in cui viene inserita.

Impostazioni comuni alla maggior parte dei grafici

Due tipi gestiscono gli assi in modo diverso:

• I grafici a torta e a ciambella non hanno assi, quindi tali impostazioni non vengono visualizzate.
• I grafici combinati suddividono l'asse Y in un asse Y " " (a sinistra) e un asse Y " " (a destra) , ciascuno con titolo, etichette e intervallo propri. Solo l'asse di sinistra controlla la griglia, poiché entrambi gli assi condividono le stesse linee della griglia.

Impostazioni che variano a seconda del tipo di grafico

La maggior parte dei tipi aggiunge una sezione "Layout grafico " nella parte superiore della scheda. Alcune, invece, modificano il funzionamento di altre impostazioni.

Assegnare un nome alle visualizzazioni e salvarle

Fai clic sul titolo nella parte superiore dell'editor per assegnare alla tua visualizzazione un nome chiaro e descrittivo, in modo che sia facile da trovare quando la riutilizzerai in seguito. Quindi fare clic su “ ” (Salva come) e selezionare “ ”.

Se desideri tornare alla schermata con i grafici del report, clicca su “ ” (Chiudi “ ”).

Salva i requisiti

Una visualizzazione può essere salvata solo dopo aver incluso tutti gli elementi richiesti dal proprio tipo. Salva : la funzione rimarrà indisponibile fino ad allora, e qualsiasi area ancora in attesa di un campo te lo segnalerà.

Inserisci una visualizzazione

Dopo aver salvato, è possibile riutilizzare una visualizzazione in qualsiasi documento, presentazione o foglio di calcolo all'interno dello stesso spazio di lavoro. Inserendolo si crea un collegamento alla fonte, il che significa che gli aggiornamenti della fonte vengono applicati ovunque sia stato utilizzato. Per ulteriori informazioni, consulta Inserisci una visualizzazione in un foglio di calcolo, in un documento o in una presentazione .

Cose da sapere

• Tempi di aggiornamento dei dati nell'Editor di visualizzazione : i dati provenienti dall'area di lavoro GRC vengono inviati all'Editor di visualizzazione a intervalli prestabiliti, circa ogni 5 minuti; pertanto, le modifiche recenti apportate alle fonti GRC potrebbero non apparire immediatamente nell'editor.
• Il filtraggio avviene alla fonte : applica i filtri nell’Editor di visualizzazione prima di inserire una visualizzazione. Non è possibile applicare filtri a una visualizzazione collegata dall'interno di un documento, una presentazione o un foglio di calcolo.
• Lo stile non viene trasferito : le connessioni forniscono dati grezzi e il file di destinazione applica la propria formattazione al momento dell'inserimento.
• Limiti delle celle dei fogli di calcolo : I fogli di calcolo impongono un numero massimo di celle . Se il tuo tavolo dovesse superare tale limite, aggiungi un filtro nell'Editor di visualizzazione per restringere i risultati prima di collegarlo.
• Esportazioni : al momento non è possibile esportare o scaricare le visualizzazioni e i dati sottostanti.