Questa funzionalità è attualmente in versione beta. Questa funzionalità beta è fornita esclusivamente a scopo di test e valutazione tecnica fino al 28 ottobre 2026. Workiva si riserva il diritto di modificare il periodo di prova a propria discrezione. Per aggiungere questa funzione al tuo workspace, contatta il tuo Customer Success Manager.
I ruoli personalizzati consentono al tuo spazio di lavoro di creare configurazioni di ruolo su misura per le esigenze della tua organizzazione. Anziché assegnare solo ruoli di sistema predefiniti, è possibile creare ruoli personalizzati con azioni e livelli di accesso specifici, per poi assegnare tali ruoli agli utenti dell'area di lavoro.
Utilizza i ruoli personalizzati per standardizzare le autorizzazioni tra i team, semplificare la gestione degli utenti e garantire che questi abbiano accesso solo alle azioni che devono effettivamente svolgere. Per saperne di più sui ruoli, leggi Comprendere i ruoli.
Requisiti
Prima di creare o gestire ruoli personalizzati:
- È necessario disporre dell'autorizzazione per gestire i ruoli dell'area di lavoro.
- È necessario essere membri dello spazio di lavoro.
Gestisci ruoli personalizzati
Per visualizzare le posizioni aperte:
- Apri Impostazioni area di lavoro facendo clic sul nome dell'area di lavoro e selezionando Impostazioni.
- Seleziona la scheda Ruoli.
L'elenco Ruoli visualizza:
- Ruolo: Il nome del ruolo.
- Fonte: Indica se il ruolo è fornito dal sistema o creato nell'area di lavoro.
- Numero di utenti: Il numero di utenti attualmente assegnati al ruolo.
Utilizza i filtri per restringere l'elenco dei ruoli oppure utilizza la ricerca per trovare un ruolo per nome.
Crea un ruolo personalizzato
Duplica un ruolo
Workiva offre una serie di ruoli predefiniti dal sistema che coprono la maggior parte delle esigenze dei clienti. Questi ruoli hanno l'etichetta Sistema nella colonna Origine. È possibile duplicare questi ruoli e apportare modifiche. È inoltre possibile duplicare qualsiasi ruolo con un'origine Workspace .
Per duplicare un ruolo:
- Apri Impostazioni area di lavoro e seleziona la scheda Ruoli.
- Fai clic su Crea e seleziona Duplica ruolo.
- Seleziona il ruolo che desideri copiare.
- Fai clic su Duplica.
- Inserisci il nome e la descrizione del ruolo. Clicca su Salva.
- Seleziona le azioni e i livelli di accesso che il ruolo deve avere.
- Fai clic su Rivedi.
- Dopo aver terminato la revisione, fai clic su Conferma e salva.
Crea un nuovo ruolo
Anziché duplicare un ruolo, è possibile crearne uno completamente nuovo.
Per creare un nuovo ruolo:
- Apri Impostazioni area di lavoro e seleziona la scheda Ruoli.
- Fai clic su Crea e seleziona Nuovo ruolo.
- Inserisci il nome e la descrizione del ruolo. Clicca su Salva.
- Seleziona le azioni e i livelli di accesso che il ruolo deve avere.
- Fai clic su Rivedi.
- Dopo aver terminato la revisione, fai clic su Conferma e salva.
Comprendere le azioni
Le azioni determinano cosa possono fare gli utenti assegnati a un ruolo in Workiva. Quando si disabilita un'azione in un ruolo, Workiva impedisce agli utenti assegnati a quel ruolo di utilizzare tale azione. Quando abiliti un'azione, potresti essere in grado di selezionare un livello di accesso che determina se le autorizzazioni alle risorse possono influenzare l'accesso dell'utente.
Per facilitare la ricerca e la gestione delle azioni, queste vengono raggruppate in categorie in base all'area di prodotto o all'esperienza che interessano. Ad esempio, le azioni relative ai commenti sono raggruppate sotto Commenti, mentre le azioni relative ai file sono raggruppate sotto File.
Seleziona una categoria dal pannello di sinistra per visualizzare le azioni disponibili. Utilizza Cerca azioni per trovare un'azione specifica in tutte le categorie. Ciascuna categoria contiene una o più azioni che possono essere abilitate o disabilitate per il ruolo.
Comprendere i tipi di livello di accesso
Quando si abilitano o disabilitano le azioni per un ruolo, è possibile personalizzare il livello di accesso del ruolo stesso.
- Sempre: Gli utenti possono eseguire l'azione su tutte le risorse applicabili nell'area di lavoro, comprese le risorse create in futuro.
- Solo risorse condivise: Gli utenti possono eseguire l'azione solo sulle risorse a cui hanno accesso.
Modifica un ruolo personalizzato
È possibile apportare modifiche al proprio ruolo personalizzato.
Nota: È possibile apportare modifiche ai ruoli solo se si dispone di un'origine Workspace. I ruoli di sistema non possono essere modificati.
Per modificare un ruolo personalizzato:
- Apri la scheda Ruoli.
- Fai clic sul ruolo che desideri modificare.
- Clicca su Modifica.
- Per modificare il nome e la descrizione del ruolo, fai clic sull'icona della matita accanto al nome del ruolo.
- Modifica le azioni o i livelli di accesso all'interno dell'area delle azioni.
- Fai clic su Rivedi.
- Dopo aver terminato la revisione, fai clic su Conferma e salva.
Nota: Le modifiche si applicano agli utenti attualmente assegnati al ruolo.
Imposta i ruoli predefiniti
È possibile impostare ruoli predefiniti da assegnare automaticamente a un nuovo utente dell'area di lavoro. In Ruoli, fai clic su Imposta predefinito/i e salva le modifiche apportate.
Disabilita ruoli
È possibile disattivare un ruolo personalizzato quando non è più necessario, ma può essere facilmente riattivato in futuro.
Per disabilitare un ruolo:
- Apri la scheda Ruoli.
- Seleziona il ruolo che desideri disabilitare.
- Clicca su Disattiva.
- Conferma l'azione.
Nota: I ruoli disabilitati non possono più essere assegnati agli utenti.
Archivia un ruolo personalizzato
Archivia un ruolo personalizzato quando non è più necessario ma desideri conservarlo come riferimento.
Per archiviare un ruolo:
- Apri la scheda Ruoli.
- Fai clic sul menu con i tre puntini accanto al ruolo che desideri archiviare.
- Seleziona Archivia.
- Conferma l'azione.