La funzione report autorizzazioni è attualmente in fase di beta testing e verrà rilasciata completamente in futuro. Contatta il tuo Customer Success Manager per maggiori informazioni.
I report sulle autorizzazioni permettono ai Proprietari workspace e ai Content Managerdi vedere quale livello di accesso hanno i gruppi e gli utenti selezionati ai file e alle cartelle del tuo workspace. Puoi personalizzare quali utenti e gruppi e quali file e cartelle sono inclusi nel report.
Crea un report sulle autorizzazioni
Nota: I report sulle autorizzazioni registrano lo stato delle autorizzazioni nel momento in cui crei i report, quindi ti consigliamo di creare un report quando gli altri utenti non stanno modificando attivamente le autorizzazioni.
Per creare un report sulle autorizzazioni:
- In alto a destra, clicca sul nome del tuo workspace e seleziona Impostazioni per aprire le Impostazioni del workspace.
- Vai alla scheda Autorizzazioni.
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Assicurati che sia selezionata la pagina Crea un report.
- Assegna un nome al report sulle autorizzazioni.
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Nella sezione Utenti o gruppi, scegli una delle seguenti opzioni:
- Tutti gli utenti e i gruppi per includere ogni utente e gruppo nell'area di lavoro
- Utenti o gruppi selezionati per filtrare il report per utenti, gruppi o entrambi
Nota: se selezioni un utente o un gruppo specifico, il report include solo le relative autorizzazioni per i file o le cartelle selezionati. Per visualizzare tutti gli utenti o i gruppi con accesso a un file, seleziona Tutti gli utenti e i gruppi.
- Seleziona di includere Tutti i file e le cartelle o File e cartelle selezionati nel tuo report.
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Clicca su Crea report per terminare. Riceverai un'e-mail una volta creato il report e una notifica in Workiva.
Suggerimento: puoi controllare la pagina Report scaduti per vedere l'avanzamento del report.
Usa il report sulle autorizzazioni
Dopo la generazione del report, aprilo per esaminare le autorizzazioni per utenti, gruppi, file e cartelle.
Puoi accedere al report e scaricarlo dalla pagina Autorizzazioni nelle Impostazioni dell'area di lavoro. I report vengono generati come file CSV, che puoi aprire in un'applicazione per fogli di calcolo per esaminare e filtrare i dati. Riceverai anche una notifica via e-mail quando il report sarà pronto.
Se usi i Fogli di calcolo Workiva, puoi importare il file CSV per analizzare il report all'interno di Workiva.
I report rimangono disponibili nella pagina Autorizzazioni per un massimo di 6 mesi. Per saperne di più, leggi Visualizzare e gestire i report sulle autorizzazioni precedenti.
Comprendi il report
Il report è organizzato in un formato tabellare con le seguenti colonne:
- Tipo di file: il tipo di elemento (ad esempio cartella, documento o sezione).
- Percorso file: la posizione dell'elemento all'interno del workspace.
- Nome file o sezione: il nome del file, della cartella o della sezione.
- Utente (per le autorizzazioni utente) o Gruppo (per le autorizzazioni di gruppo): l'utente o il gruppo di utenti a cui sono assegnate le autorizzazioni.
- Autorizzazione: il livello di accesso (Proprietario, Editor, Visualizzatore o Negato).
Nota: le autorizzazioni per i gruppi vengono visualizzate a livello di gruppo e non includono i singoli utenti. Se generi un report per utenti e gruppi, Workiva crea due report separati. Uno è per gli utenti e l'altro per i gruppi, ciascuno con la stessa struttura.
Puoi usare il report per:
- Esaminare l'accesso per utente o gruppo
- Filtra per un utente o gruppo specifico per visualizzare tutti i file a cui hanno accesso.
- Esaminare l'accesso per file o cartella
- Identifica tutti gli utenti e i gruppi con accesso a un file o a una cartella selezionati.
- Analizzare i livelli di autorizzazione
- Filtra per livello di accesso (Proprietario, Editor, Visualizzatore, Negato) per convalidare le autorizzazioni.
- Supportare audit e conformità
- Verifica che solo gli utenti o i gruppi appropriati abbiano accesso ai contenuti sensibili.
Visualizzare e gestire i report sulle autorizzazioni precedenti
Se vuoi scaricare report sulle autorizzazioni creati in precedenza, puoi visualizzare tutti i report sulle autorizzazioni creati negli ultimi 6 mesi in Report precedenti.
Se vuoi scaricare più report sulle autorizzazioni precedenti, seleziona i report desiderati e fai clic su Scarica selezionati. In questa pagina puoi anche eliminare i report precedenti creati selezionandoli e facendo clic su Elimina selezionati.
Argomenti successivi
- Visualizza le azioni dei file e dei contenuti del workspace
- Gestisci le impostazioni di notifica del workspace
- Consentire l'autenticazione dei collegamenti tramite e-mail
- Creare e gestire le concessioni API nelle impostazioni workspace
- Impostare le impostazioni predefinite per la presentazione e gestire i fondi comuni di investimento