Dopo aver avviato il processo, sarà possibile monitorare lo stato di ogni azione, apportare modifiche, annullare singole azioni o chiudere o riaprire l'intero processo, se necessario.
Nota: Per modificare un processo è necessario il ruolo Editor dell'area di lavoro.
Se il tuo processo ha delle richieste di contenuto, leggi ulteriori informazioni sul monitoraggio delle richieste di contenuto in un processo.
Se il tuo processo prevede azioni di certificazione, leggi ulteriori informazioni sul monitoraggio delle azioni di certificazione in un processo.
Nota: i calendari di Workiva, le funzioni relative al calendario (come l'utilizzo dei giorni lavorativi nei processi), i modelli di processo, i grafici e gli approfondimenti sul monitoraggio dei processi e la scheda di riepilogo delle copie dei processi sono attualmente disponibili solo in alcune delle nostre soluzioni di Financial Reporting e Servizi finanziari.
Monitorare un processo
Dalla scheda Process , si può vedere:
- Un pannello Overview che mostra i dettagli del processo e altri approfondimenti
- Grafici che mostrano l'avanzamento del processo a colpo d'occhio
- Un elenco delle azioni del processo con vari dettagli, come lo stato di ogni azione e la data di scadenza
È possibile personalizzare la visualizzazione dell'elenco delle azioni aggiungendo filtri o utilizzando le colonne configurabili. Fare clic sul menu a tre punti accanto all'intestazione di una colonna per visualizzare le opzioni di configurazione della colonna.
Dalla scheda Calendario è possibile vedere facilmente quando le azioni del processo sono in scadenza e tenere traccia di queste date di scadenza rispetto ad altri eventi del calendario che sono stati aggiunti tramite le impostazioni del processo.
Nota: Se il gestore del processo (il proprietario del processo che lo avvia per primo) viene rimosso dall'area di lavoro prima del completamento del processo, l'amministratore dell'area di lavoro dovrà selezionare un nuovo gestore del processo e concedergli i permessi di proprietario per tutti i file del processo, affinché il processo possa continuare.
L'amministratore dell'area di lavoro può cambiare il gestore del processo di un processo in esecuzione in qualsiasi momento nelle impostazioni del processo .
Aggiungere altre azioni o gruppi
È possibile aggiungere ulteriori azioni o gruppi anche dopo l'avvio del processo.
Per aggiungere un'azione o un gruppo da questa vista:
- Fare clic su Aggiungi nella barra degli strumenti.
- Selezionare un tipo di azione o di gruppo.
- Inserite le informazioni relative alla vostra azione o al vostro gruppo.
- Fare clic su Aggiungi azione o Aggiungi gruppo, e la nuova azione o gruppo si avvierà in base all'ordine di avvio del processo (che si trova nelle impostazioni del processo).
Modificare un'azione o un gruppo
Se il tuo processo ha delle richieste di contenuto, scopri di più sulla modifica delle richieste di contenuto già avviate.
Se il tuo processo ha delle azioni di certificazione, scopri di più sulla modifica delle azioni di certificazione già avviate.
<!--tagged in app, do not move-->
Anche se un processo è in corso, è possibile apportare modifiche alle azioni o ai gruppi utilizzando il menu a tre punti accanto all'azione o al gruppo.
Per modificare un'azione o un gruppo:
- Fare clic sul menu a tre punti accanto all'azione o al gruppo.
- Selezionare Modifica azione o Modifica gruppo dal menu.
Se si modifica un'azione, il destinatario e l'approvatore (se applicabile) riceveranno notifiche via e-mail una volta salvate le modifiche.
Per modificare i tag, vedere Categorizzare le azioni utilizzando i tag.
Nota: Modificando l'assegnatario o il luogo, verrà selezionata automaticamente la casella di controllo Riavvia l'azione al salvataggio. Questo riavvio è necessario quando si modifica l'assegnatario o il luogo, ma è facoltativo per tutte le altre modifiche.
Riavviare un'azione
In un processo già avviato, è possibile riavviare le azioni facendo clic sul menu a tre punti accanto all'azione e selezionando Riavvia. In questo modo, gli assegnatari dell'azione verranno informati che i loro compiti sono stati riavviati.
Nota: Non potrai riavviare le azioni in un processo chiuso.
Annulla un'azione
Se un'azione non è più necessaria nel processo in corso e non è ancora stata completata, è possibile annullarla facendo clic sul menu a tre punti accanto all'azione e selezionando Annulla. In questo modo si annulla l'azione e si informano gli eventuali assegnatari. L'azione annullata rimarrà visibile nei rapporti sullo stato del processo.
Cancellare un'azione
Se si desidera rimuovere completamente un'azione o un gruppo di azioni dai rapporti di processo e di stato, anche se l'azione è già stata completata, è possibile eliminarla facendo clic sul menu a tre punti accanto all'azione o al gruppo e selezionando Elimina azione o Elimina gruppo. Se le azioni sono già in corso, vengono annullate e notificate agli eventuali assegnatari. Indipendentemente dal loro stato, le azioni saranno rimosse dai rapporti sullo stato dei processi. Le attività associate alle azioni eliminate rimarranno comunque nel report delle attività di processo.
Chiudere un processo
È possibile scegliere come chiudere il processo facendo clic su Impostazioni nella barra degli strumenti per aprire le impostazioni del processo . Nel campo Chiudere il processo:
- Seleziona Automaticamente se vuoi chiudere automaticamente il processo una volta che tutte le azioni sono state completate o annullate (impostazione predefinita).
- Seleziona Manualmente se vuoi che il proprietario del processo chiuda manualmente il processo quando è pronto.
Questa impostazione può essere modificata in qualsiasi momento anche se il processo è già iniziato.
Indipendentemente dall'opzione selezionata, il proprietario del processo può chiudere manualmente i processi anche se ci sono ancora azioni incomplete. Questo annullerà le azioni incomplete e impedirà l'invio di nuove attività.
Dopo che un processo è stato chiuso automaticamente o manualmente, può essere riaperto se necessario.
Nota: se si desidera eliminare un file di processo già avviato da Home o Files, è necessario prima chiudere il processo.
Nota: La chiusura di un processo non ripristina i permessi dei file per le attività già inviate. Tuttavia, se a un collaboratore è stata concessa l'autorizzazione di Editor per una richiesta di contenuto già inviata, il suo livello di autorizzazione viene riassegnato a Nessuno.
Riaprire un processo
Se si desidera riaprire un processo chiuso per poter continuare ad aggiungere o modificare azioni o gruppi, fare clic su Riaprire il processo nella barra degli strumenti. Le azioni già annullate o completate non verranno riavviate automaticamente.
Monitora tutti i processi da Home
L'elenco Processi in Home offre un modo utile per monitorare lo stato di più processi contemporaneamente. Questo elenco mostra tutti i processi per i quali disponi almeno dei permessi di Visualizzatore. Vengono visualizzati solo i processi avviati.
Puoi vedere le seguenti informazioni per ogni processo:
- Nome del processo: Il titolo del processo
- Creato da: L'utente che ha avviato il processo
- Avviato: Quando è stato avviato il processo
- Scadenza: La data di scadenza del processo
- Chiuso: Quando il processo è stato chiuso
- Stato: La percentuale di azioni del processo in ciascuna categoria di stato
Da questo elenco, puoi cliccare sul menu a tendina accanto a un processo per:
- Accedere al processo
- Inviare promemoria
- Visualizzazione dell'attività del processo
- Aggiornare le impostazioni del processo
- Visualizzare le autorizzazioni
Ordina e filtra l'elenco dei processi
Puoi ordinare e filtrare l'elenco dei processi per trovare più facilmente quello che stai cercando:
-
Ordina
Per impostazione predefinita, l'elenco è ordinato a partire dal processo avviato più di recente. Puoi cambiare questa impostazione cliccando sull'intestazione di una colonna per ordinarla in ordine crescente. Clicca nuovamente sull'intestazione per ordinare in ordine decrescente. Puoi ordinare l'elenco utilizzando le intestazioni delle colonne Nome del processo, Avviato e Scadenza.
-
Filtro
È possibile filtrare l'elenco in base allo stato del processo facendo clic sull'icona Filter e selezionando uno stato.
-
Cercare
È possibile trovare più facilmente un processo digitando tutto o parte del nome del processo nella casella di ricerca.