Centro assistenza di Workiva

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I file di processo ti permettono di automatizzare un flusso di lavoro assegnando compiti e richiedendo approvazioni, tutto in un unico posto. In questo articolo scoprirai come creare un processo e aggiungere azioni. 

Nota: Per creare un processo è necessario il ruolo Editor dell'area di lavoro.

Nota: i calendari di Workiva, le funzioni relative al calendario (come l'utilizzo dei giorni lavorativi nei processi), i modelli di processo, i grafici e gli approfondimenti sul monitoraggio dei processi e la scheda di riepilogo delle copie dei processi sono attualmente disponibili solo in alcune delle nostre soluzioni di Financial Reporting e Servizi finanziari.

 

Crea un processo

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Prima di assegnare i compiti, dovrai creare un file di processo.

Nota: Sebbene più collaboratori possano modificare un processo, solo un utente alla volta può effettuare modifiche. Se più utenti contemporaneamente modificano un processo, alcuni aggiornamenti potrebbero non essere salvati.

Per creare un nuovo processo:

1. Nella piattaforma Workiva, fare clic su Creare. Dal menu, fare clic su Process e selezionare Process.

2. Nelle impostazioni del processo, nella scheda General:

   • Immettere il nome del processo .
   • Selezionare l'ordine di avvio :
     • Tutto in una volta avvia tutte le azioni non appena inizi il tuo processo
     • Una alla volta attende che la prima azione del processo finisca prima di avviare la successiva
     • Manual consente di avviare manualmente ogni azione una volta avviato il processo
   • Scegliere come chiudere il processo (i processi chiusi possono essere riaperti se necessario). Questa impostazione può essere modificata in qualsiasi momento mentre un processo è ancora in corso.
     • Seleziona Automaticamente per chiudere automaticamente il processo una volta che tutte le azioni sono state completate o annullate.
     • Seleziona Manualmente per mantenere il processo aperto e modificabile fino a quando il proprietario del processo non lo chiude manualmente.
   • Modifica il file del processo Permessi per controllare chi possiede o chi può modificare o visualizzare il processo.

   

3. Nelle impostazioni del processo, nella scheda Calendario:

   • Aggiungere calendari esistenti (ad esempio, un calendario di festività aziendali) per vedere i loro eventi nel calendario del processo. In questo modo è più facile tenere traccia delle date di scadenza delle attività rispetto agli eventi del calendario.
   • Se di solito si impostano le date di scadenza delle attività in base a una pianificazione specifica (ad esempio, un'attività deve essere completata entro il 5° giorno lavorativo di un ciclo di due settimane), configurare i giorni lavorativi per facilitare l'aggiornamento di queste date di scadenza se la pianificazione cambia o se è necessario riutilizzare questo processo in futuro.
   • Imposta Primo giorno lavorativo e Ultimo giorno lavorativo.
   • Imposta i giorni lavorativi tipici.
   • Aggiungi le eccezioni utilizzando il pulsante Aggiungi eccezione o spostando le date sul calendario a destra. Ad esempio, se i tuoi giorni lavorativi tipici vanno dal lunedì al venerdì, ma la tua azienda ha un giorno libero il venerdì, aggiungi quella data come eccezione.
   • Controlla il calendario a destra per verificare che le configurazioni siano corrette. Le date non ombreggiate indicano i giorni lavorativi, mentre quelle ombreggiate indicano i giorni di riposo. I numeri cerchiati indicano l'n-esimo giorno lavorativo del tuo orario.

   

4. Se si intende aggiungere azioni di certificazione al proprio processo, assicurarsi di rivedere le impostazioni di certificazione nella scheda Certificazioni.
5. Clicca su Salva. Ora potete iniziare a costruire il vostro processo.

Suggerimento: È possibile utilizzare modelli di processo per una costruzione più rapida! Fare clic su Esplora modelli, selezionare il modello adatto alle proprie esigenze e fare clic su Applica modello per aggiungere rapidamente azioni precostituite. Da qui è possibile modificare le azioni.

 

Aggiungere un'azione o un gruppo

Dopo aver creato il processo, è possibile aggiungere la prima azione dal pulsante Aggiungi azione nella barra degli strumenti. Esistono quattro tipi di azioni:

• Compiti notificano agli utenti un incarico da completare
• Le richieste di contenuto sono attività collegate a una sezione specifica di un file, che concedono automaticamente all'utente selezionato il permesso di aggiungere i propri contenuti. Per saperne di più sull'aggiunta di richieste di contenuto ai processi.
• Certificazioni sono attività specifiche per l'invio di lettere da firmare. Ulteriori informazioni sull'aggiunta di azioni di certificazione ai processi.
• Le certificazioni di massa servono per inviare copie di una singola lettera a più persone contemporaneamente. Verrà aggiunta al processo un'azione di certificazione separata per ogni destinatario.

Dopo aver aggiunto un'azione, compilare i campi nel pannello di destra Dettagli azione. Ogni azione deve contenere le seguenti informazioni:

• Titolo: Il nome dell'azione
• Assegnato a: Il destinatario che deve completare l'attività

Puoi anche aggiungere:

• Data di scadenza (opzionale): Questa è la data entro la quale l'assegnatario deve completare il compito. Se i giorni lavorativi sono stati configurati nelle impostazioni del processo, è possibile impostare la data di scadenza inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza al 10° giorno lavorativo del calendario dell'azienda).
• Promemoria per gli assegnatari: È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema, scegliere di non inviare alcun promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
• Approvazione da parte di (facoltativo): L'approvatore che approverà il contenuto dell'assegnatario o lo restituirà per un'ulteriore rielaborazione.
• Scadenza di approvazione (opzionale): Questo è il termine entro il quale l'approvatore deve approvare l'attività. Se nelle impostazioni del processo sono stati configurati dei giorni lavorativi, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione al 5° giorno lavorativo del calendario dell'azienda).
• Promemoria per gli approvatori: Se aggiungi un approvatore, puoi personalizzare i promemoria per gli approvatori. È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema, scegliere di non inviare alcun promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
• File (opzionale per un compito ): Il file in cui è necessario il contenuto
• Sezione (facoltativa per un compito ): La sezione specifica del file in cui è necessario inserire il contenuto.
• Istruzioni (facoltativo): Qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per completare l'attività
• Tag (opzionale): Informazioni che identificano l'azione utilizzando una categoria e un valore (es.: Priorità: Bassa).

È inoltre possibile aggiungere Gruppi dal pulsante Aggiungi per controllare l'ordine di inizio delle azioni all'interno del gruppo:

• Inserire il titolo del gruppo.
• Selezionare l'ordine di avvio :
  • Tutto in una volta avvia tutte le azioni del gruppo all'avvio del gruppo stesso
  • Una alla volta inizia le azioni del gruppo una alla volta, non appena il gruppo si avvia
  • Manuale consente di avviare manualmente ogni azione del gruppo una volta avviato il gruppo stesso

Ad esempio, se si dispone di un processo le cui azioni si avviano tutte insieme per impostazione predefinita, ma si ha un insieme di azioni che si desidera avviare manualmente, si possono aggiungere tali azioni a un gruppo e impostare l'ordine di avvio del gruppo su Manuale.

 

Creare un processo tramite file

È possibile creare un processo anche caricando un file (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) contenente i dettagli delle azioni:

1. Nella piattaforma Workiva, fare clic su Creare. Dal menu, fare clic su Process e selezionare Process from file.

2. Caricare un file (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) contenente i dettagli delle azioni di processo. È possibile fare clic su Scaricare il modello, compilare le colonne seguenti con i valori appropriati per ciascuna azione di processo e quindi caricare il file.

   • Tipo (obbligatorio): Questa colonna accetta solo i valori "Task", "Content Request" o "Certification".
   • Titolo (obbligatorio): Il titolo dell'azione di processo
   • Assegnato a (obbligatorio): Nome o e-mail dell'assegnatario
   • Data di scadenza: la data di scadenza dell'azione per l'assegnatario nel formato AAAAMMGG (ad esempio: per il 21 marzo 2026, inserire "20260321")
   • Approvazione da parte di: Nome o e-mail dell'approvatore
   • Data di scadenza dell'approvazione: la data di scadenza dell'approvazione dell'azione per l'approvatore nel formato AAAAMMGG (ad esempio: per il 21 marzo 2026, inserire "20260321")
   • File (richiesto per le richieste di contenuto): Il nome del file di Workiva in cui l'azione deve essere completata
   • Sezione (richiesto per le richieste di contenuto): Il nome della sezione del file Workiva in cui l'azione deve essere completata
   • Istruzioni: Eventuali informazioni aggiuntive necessarie per completare l'azione

   Un file che segue il modello ha il seguente aspetto:

3. Se si utilizza un proprio file, questo potrebbe avere nomi di colonne diversi da quelli presenti nel modello. Ad esempio, il file può utilizzare "Nome" per i nomi delle azioni, mentre il modello utilizza "Titolo". Selezionare la riga del file che contiene i nomi delle colonne e fare clic su . Confermare la selezione e continuare. Se il file non ha nomi di colonne, fare clic su Il file non ha nomi di colonne.
4. Rivedere la corrispondenza delle colonne. Ad esempio, se il file utilizza "Nome" per i nomi delle azioni, la colonna "Nome" verrà abbinata alla colonna "Titolo". Ciò significa che i valori di "Nome" saranno importati come valori di "Titolo" nel file di processo di Workiva, in modo da soddisfare i requisiti del nostro sistema e ridurre gli errori. Dopo aver esaminato la corrispondenza delle colonne, fare clic su Confermare la corrispondenza e continuare.
   
5. Esaminare le modifiche suggerite da AI per ripulire i dati del file e fare clic su Continuare.
6. Esaminare il file aggiornato e gli eventuali errori riscontrati.
7. Clicca su Termina. Fare quindi clic su Create process per iniziare a creare un processo a partire dalle informazioni contenute nel file.

Una volta creato il processo, assicurarsi che le azioni siano impostate correttamente e che le impostazioni del processo siano corrette prima di avviare il processo.

 

Spostare un'azione o un gruppo

Per modificare l'ordine delle azioni o dei gruppi, fare clic sul menu a tre puntini accanto a un'azione o a un gruppo e utilizzare le azioni Sposta in alto o Sposta in basso. È anche possibile spostare un'azione in un gruppo utilizzando l'azione Sposta nel gruppo.

Per spostare più azioni e/o gruppi in una sola volta, selezionare una o più azioni e/o gruppi e utilizzare il menu a tendina Sposta.

 

Duplicare un'azione o un gruppo

Per duplicare azioni o gruppi, fare clic sul menu a tre puntini accanto all'azione o al gruppo e selezionare Duplica azione o Duplica gruppo, rispettivamente. L'azione o il gruppo duplicato verrà posizionato direttamente sotto l'azione o il gruppo originale.

 

Modifica in blocco delle azioni

Puoi modificare vari campi per più azioni contemporaneamente. Selezionare una o più azioni e/o gruppi di azioni da modificare, fare clic sul menu a tendina Modifica azioni e selezionare il campo da modificare.

Per saperne di più sulla modifica in blocco delle azioni in un processo.

Se il processo ha azioni di certificazione, per saperne di più sulla modifica in blocco delle azioni di certificazione in un processo.

 

Cancellare un'azione o un gruppo

Per eliminare un'azione o un gruppo dal processo, fare clic sul menu a tre puntini accanto all'azione o al gruppo e selezionare Elimina azione o Elimina gruppo, rispettivamente.

Per eliminare più azioni e/o gruppi in una sola volta, selezionare una o più azioni e/o gruppi e fare clic su Elimina.

 

Esaminare il processo prima di iniziarlo

Per garantire che il processo si svolga senza intoppi, si consiglia di eseguire le seguenti operazioni prima di iniziare il processo:

• Rivedere le impostazioni del processo. Una volta avviato il processo, non sarà possibile modificare le seguenti impostazioni: Inizio ordine, la configurazione Giorni lavorativi (è possibile modificare solo Ultimo giorno lavorativo), e le certificazioni Impostazione approvazione automatica .
• Controllate lo stato di salute del processo facendo clic su Check for issues nel pannello di sinistra. In questo modo si possono segnalare problemi, come ad esempio attività che mancano di informazioni necessarie o attività con date di scadenza già trascorse, per aiutarvi a risolverli più rapidamente.
  
• Per verificare che tutte le azioni e i relativi dettagli siano corretti, esporta tutte le azioni di processo in un file CSV.

 

Avviare un processo

Dopo aver creato il processo, fare clic su Avvia processo nella barra degli strumenti. L'avvio di un processo avvierà le azioni in base all'ordine di avvio del processo e ogni assegnatario riceverà un'e-mail con un link per visualizzare il proprio compito.

Nota: Solo il proprietario del processo può avviare il processo (il proprietario del processo diventerà il gestore del processo). Inoltre, se le azioni di processo contengono file assegnati, il proprietario del processo deve avere i permessi di proprietario su tali file per poter avviare il processo.

 

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