Centro assistenza di Workiva

I file di processo ti permettono di automatizzare un flusso di lavoro assegnando compiti e richiedendo approvazioni, tutto in un unico posto. In questo articolo scoprirai come creare un processo e aggiungere azioni. 

Nota: per creare un processo è necessario disporre del ruolo "Editor" nell'area di lavoro .

Nota : i calendari Workiva, le funzionalità relative al calendario (come l’utilizzo dei giorni lavorativi nei processi), i modelli di processo, i grafici e le analisi di monitoraggio dei processi, nonché la scheda di riepilogo della copia del processo sono attualmente disponibili solo in alcune delle nostre soluzioni per la rendicontazione finanziaria e i servizi finanziari.

Crea un processo

Prima di assegnare i compiti, dovrai creare un file di processo.

Nota: sebbene più collaboratori possano modificare un processo, solo un utente alla volta può apportare modifiche. Se più utenti contemporaneamente modificano un processo, alcuni aggiornamenti potrebbero non essere salvati.

Per creare un nuovo processo:

1. Nella piattaforma Workiva, fare clic su Crea . Dal menu, fare clic su "Process " e selezionare " Process" .

2. Nelle impostazioni del processo, nella scheda Generale :

   • Inserisci il nome del processo .
   • Seleziona " Avvia ordine ":
     • L'opzione " Tutto in una volta " avvia tutte le azioni non appena si avvia il processo
     • Ciascuna fase attende che la prima azione del processo sia terminata prima di avviare quella successiva
     • Il manuale ti permette di avviare manualmente ogni azione una volta avviato il processo
   • Scegli come desideri chiudere il processo (i processi chiusi possono essere riaperti, se necessario). Questa impostazione può essere modificata in qualsiasi momento mentre un processo è ancora in corso.
     • Selezionare " Automaticamente " per chiudere automaticamente il processo una volta che tutte le azioni sono state completate o annullate.
     • Selezionare " Manualmente " per mantenere il processo aperto e modificabile fino a quando il responsabile del processo non lo chiuda manualmente.
   • Modifica i permessi del file di processo per controllare chi ne è il proprietario o chi può modificarlo o visualizzarlo.

   

3. Nelle impostazioni del processo, nella scheda Calendario :

   • Aggiungi i calendari esistenti (ad esempio, un calendario delle festività aziendali) per visualizzarne gli eventi nel calendario del processo. In questo modo è più facile tenere traccia delle date di scadenza delle attività rispetto agli eventi del calendario.
   • Se di solito imposti le scadenze delle attività in base a un calendario specifico (ad esempio: hai un’attività che deve essere completata entro il quinto giorno lavorativo di un ciclo di due settimane), configura i giorni lavorativi per facilitare l’aggiornamento di tali scadenze nel caso in cui il calendario cambi o se dovessi riutilizzare questa procedura in futuro.
   • Imposta il primo giorno lavorativo e l'ultimo giorno lavorativo .
   • Imposta i giorni lavorativi tipici.
   • Aggiungi eventuali eccezioni utilizzando il pulsante "Aggiungi eccezione " oppure selezionando le date sul calendario a destra. Ad esempio, se i tuoi giorni lavorativi tipici vanno dal lunedì al venerdì, ma la tua azienda ha un giorno libero il venerdì, aggiungi quella data come eccezione.
   • Controlla il calendario a destra per verificare che le configurazioni siano corrette. Le date non ombreggiate indicano i giorni lavorativi, mentre quelle ombreggiate indicano i giorni di riposo. I numeri cerchiati indicano l'n-esimo giorno lavorativo del tuo orario.

   

4. Se intendi aggiungere azioni relative alla certificazione al tuo processo, assicurati di controllare le impostazioni relative alla certificazione nella scheda “Certificazioni ”.
5. Clicca su Salva. Ora puoi iniziare a definire il tuo processo.

Suggerimento: potresti riuscire a utilizzare i modelli di processo per velocizzare la creazione! Fai clic su "Esplora modelli ", seleziona il modello più adatto alle tue esigenze e fai clic su "Applica modello " per aggiungere rapidamente azioni predefinite. Da lì potrai quindi modificare le azioni.

Aggiungi un'azione o un gruppo

Dopo aver creato il processo, puoi aggiungere la tua prima azione tramite il pulsante “Aggiungi azione ” nella barra degli strumenti. Esistono quattro tipi di azioni:

• Le attività avvisano gli utenti di un compito da portare a termine
• Le richieste di contenuto sono attività associate a una sezione specifica di un file, che concedono automaticamente all'utente selezionato l'autorizzazione ad aggiungere il proprio contenuto. Per saperne di più sull'aggiunta di richieste di contenuto ai processi.
• Le certificazioni sono operazioni specificamente destinate all'invio di lettere da far firmare. Ulteriori informazioni sull'aggiunta di azioni di certificazione ai processi.
• Le certificazioni in blocco servono per inviare copie di una singola lettera a più persone contemporaneamente. Verrà aggiunta al processo un'azione di certificazione separata per ogni destinatario.

Dopo aver aggiunto un'azione, compila i campi nel pannello di destra " Dettagli azione ". Ogni azione deve contenere le seguenti informazioni:

• Titolo: Il nome dell'azione
• Assegnato a: il destinatario che deve portare a termine l'attività

Puoi anche aggiungere:

• Data di scadenza (facoltativa): è la data entro la quale l'assegnatario deve completare l'attività. Se nelle impostazioni del processo sono stati configurati i giorni lavorativi , è possibile impostare la data di scadenza anche inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio: è possibile impostare la data di scadenza al 10° giorno lavorativo del calendario aziendale).
• Promemoria per gli incaricati : è possibile utilizzare le impostazioni predefinite del sistema, scegliere di non inviare alcun promemoria oppure personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione “Invio di promemoria” nella sezione “Processi ”.
• Approvazione da parte di (facoltativo): il responsabile che approverà il contenuto del destinatario o lo rinvierà per ulteriori modifiche
• Scadenza per l'approvazione ( facoltativo): indica entro quando il responsabile dell'approvazione deve approvare l'attività. Se nelle impostazioni del processo sono stati configurati i giorni lavorativi , è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio: è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione al 5° giorno lavorativo del calendario aziendale).
• Promemoria per gli approvatori : se aggiungi un approvatore, puoi personalizzare i promemoria destinati a quest'ultimo. Puoi utilizzare le impostazioni predefinite del sistema, scegliere di non inviare alcun promemoria oppure personalizzare i promemoria in base alle tue esigenze personali. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione “Invio di promemoria” nella sezione “Processi ”.
• File (facoltativo per un’attività ): il file in cui è richiesto il contenuto
• Sezione (facoltativa per un’attività ): la sezione specifica del file in cui è richiesto il contenuto
• Istruzioni (facoltative): eventuali informazioni aggiuntive necessarie per portare a termine l'attività
• Tag (facoltativo): Informazioni identificative relative all'azione tramite una categoria e un valore (es.: Priorità: Bassa)

È inoltre possibile aggiungere gruppi tramite il pulsante "Aggiungi" per controllare l'ordine di esecuzione delle azioni all'interno del gruppo:

• Inserisci il titolo del gruppo.
• Seleziona " Avvia ordine ":
  • L'opzione " Tutto in una volta " avvia tutte le azioni del gruppo non appena il gruppo viene avviato
  • " Uno alla volta " avvia le azioni nel gruppo una alla volta non appena il gruppo ha inizio
  • La modalità "Manuale" consente di avviare manualmente ciascuna azione del gruppo una volta che il gruppo è stato avviato

Ad esempio, se si dispone di un processo le cui azioni, per impostazione predefinita, vengono avviate tutte contemporaneamente, ma si desidera avviare manualmente una serie di azioni, è possibile aggiungere tali azioni a un gruppo e impostare l'ordine di avvio del gruppo su "Manuale" .

Crea un processo tramite file

È inoltre possibile creare un processo caricando un file (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) contenente i dettagli delle azioni:

1. Nella piattaforma Workiva, fare clic su Crea . Dal menu, fare clic su " Elabora " e selezionare "Elabora da file".

2. Carica un file (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) contenente i dettagli delle azioni del processo. È possibile fare clic su "Scarica modello" , compilare le colonne seguenti con i valori appropriati per ciascuna azione del processo e quindi caricare il file.

   • Tipo ( obbligatorio): questa colonna accetta solo i valori "Attività", "Richiesta di contenuto" o "Certificazione".
   • Titolo ( obbligatorio): Il titolo dell'azione di processo
   • Assegnato a ( obbligatorio): nome o indirizzo e-mail del destinatario
   • Data di scadenza : la data di scadenza dell'azione per l'assegnatario nel formato AAAAMMGG (Es.: per il 21 marzo 2026, inserire "20260321")
   • Approvazione a cura di : Nome o indirizzo e-mail del responsabile dell'approvazione
   • Data di scadenza per l'approvazione : la data di scadenza per l'approvazione dell'azione da parte del responsabile, nel formato AAAAMMGG (es.: per il 21 marzo 2026, inserire "20260321")
   • File ( obbligatorio per le richieste di contenuti): il nome del file Workiva in cui deve essere completata l'azione
   • Sezione ( obbligatoria per le richieste di contenuto): il nome della sezione nel file Workiva in cui deve essere completata l'azione
   • Istruzioni : eventuali informazioni aggiuntive necessarie per completare l'operazione

   Un file che segue il modello ha questo aspetto:

3. Se utilizzi un file personalizzato, i nomi delle colonne potrebbero essere diversi da quelli presenti nel modello. Ad esempio, il tuo file potrebbe utilizzare "Nome" per i nomi delle azioni, mentre il modello utilizza "Titolo". Seleziona la riga del file che contiene i nomi delle colonne, quindi fai clic su “Conferma selezione e continua ”. Se il file non contiene nomi di colonne, fare clic su " Il file non contiene nomi di colonne ".
4. Verificare la corrispondenza delle colonne. Ad esempio, se il tuo file utilizza "Nome" per i nomi delle azioni, quella colonna "Nome" verrà abbinata alla nostra colonna "Titolo". Ciò significa che i valori presenti nella colonna "Nome" verranno importati come valori nella colonna "Titolo" del file di processo Workiva, al fine di soddisfare i requisiti del nostro sistema e ridurre gli errori. Dopo aver verificato la corrispondenza delle colonne, fare clic su “Conferma corrispondenza” e proseguire .
   
5. Esamina le modifiche suggerite dall'IA per ripulire i dati nel tuo file, quindi fai clic su Continua .
6. Controlla il file aggiornato e gli eventuali errori rilevati.
7. Fare clic su " Fine ". Quindi fare clic su "Crea processo " per avviare la creazione di un processo sulla base delle informazioni contenute nel file.

Una volta creato il processo, assicurati che le azioni siano configurate correttamente e che le impostazioni del processo siano corrette prima di avviare il processo.

Spostare un'azione o un gruppo

Per modificare l'ordine delle azioni o dei gruppi, fai clic sul menu con i tre puntini accanto a un'azione o a un gruppo e utilizza le opzioni "Sposta in alto " o "Sposta in basso ". È inoltre possibile spostare un'azione in un gruppo utilizzando l'azione " Sposta nel gruppo ".

Per spostare più azioni e/o gruppi contemporaneamente, seleziona una o più azioni e/o gruppi, quindi utilizza il menu a tendina "Sposta" .

Duplicare un'azione o un gruppo

Per duplicare azioni o gruppi, clicca sul menu con i tre puntini accanto all'azione o al gruppo e seleziona rispettivamente "Duplica azione " o " Duplica gruppo ". L'azione o il gruppo duplicato verrà posizionato direttamente sotto l'azione o il gruppo originale.

Modifica in blocco delle azioni

Puoi modificare vari campi per più azioni contemporaneamente. Seleziona una o più azioni e/o gruppi di azioni da modificare, fai clic sul menu a tendina " Modifica azioni " e seleziona il campo che desideri modificare.

Scopri di più sulle azioni di modifica in blocco all'interno di un processo .

Se il tuo processo prevede azioni di certificazione, scopri di più sulla modifica in blocco delle azioni di certificazione all'interno di un processo .

Elimina un'azione o un gruppo

Per eliminare un'azione o un gruppo dal processo, fare clic sul menu con i tre puntini accanto all'azione o al gruppo e selezionare, rispettivamente, "Elimina azione " o "Elimina gruppo ".

Per eliminare più azioni e/o gruppi contemporaneamente, seleziona una o più azioni e/o gruppi, quindi fai clic su Elimina .

Verifica la procedura prima di avviarla

Per garantire il corretto svolgimento della procedura, ti consigliamo di seguire queste indicazioni prima di avviarla:

• Controlla le impostazioni del processo . Una volta avviata la procedura, non sarà più possibile modificare le seguenti impostazioni: l'ordine di avvio , la configurazione dei giorni lavorativi (è possibile modificare solo l’“Ultimo giorno lavorativo ”), e Impostazione di approvazione automatica delle certificazioni.
• Verifica lo stato del tuo processo cliccando su “Verifica la presenza di problemi” nel pannello di sinistra. In questo modo verranno evidenziati alcuni problemi, come le attività prive delle informazioni richieste o quelle con scadenze già superate, per aiutarti a risolverli più rapidamente.
  
• Verificare che tutte le azioni e i relativi dettagli siano corretti esportando tutte le azioni del processo in un file CSV .

Avviare un processo

Dopo aver creato il processo, fare clic su “Avvia processo ” nella barra degli strumenti. L'avvio di un processo darà il via alle azioni previste in base all'ordine di avvio del processo stesso, e ogni destinatario riceverà un'e-mail con un link per visualizzare il proprio compito.

Nota: solo il titolare del processo può avviare il processo (tale titolare diventerà il responsabile del processo). Inoltre, se le azioni di un processo contengono file assegnati, il proprietario del processo deve disporre dei permessi di proprietario su tali file per poter avviare il processo.

Articoli correlati

Rivedere le impostazioni del processo

Monitorare un processo