Allegati nei documenti

L'uso degli allegati consente di collegare file esterni alla piattaforma Workiva direttamente ai documenti.

Allegare un file al testo

Per allegare un file a un documento:

1. Selezionare il testo a cui si desidera allegare un file.
2. Nel pannello Allegati , fare clic sull'icona Carica file .
3. Scegliere un file.
4. Fare clic su Aprire.

Dopo aver caricato un allegato, è possibile creare ulteriori riferimenti ad esso nel documento:

1. Selezionare il testo nel documento.
2. Trovate il file nel pannello Attachments e fate clic sulla freccia .
3. Scegliere Aggiungi riferimento.

Il numero accanto al nome del file indica il numero di volte in cui l'allegato viene citato nel documento. 

Le evidenziazioni in arancione chiaro nel testo indicano un allegato. Se ci sono più riferimenti, la selezione di un riferimento nel pannello Allegati evidenzia il testo associato.

Ogni allegato comprende anche un'etichetta. Fare clic e trascinare l'etichetta per spostarla nella pagina.

Per modificare il testo dell'etichetta, rinominare l'allegato nel pannello Attachments . È possibile rinominare l'allegato per modificare tutte le etichette o solo un riferimento specifico.

Utilizzare i segnaposto

È possibile salvare un posto per i futuri allegati nel documento utilizzando i segnaposto. I segnaposto e i loro riferimenti appaiono nel pannello Allegati, dove è possibile caricare un file in qualsiasi momento.

Per aggiungere un segnaposto al documento:

1. Selezionare il testo a cui si desidera allegare un segnaposto.
2. Nel pannello Allegati, fate clic sulla freccia accanto all'icona Carica .
3. Selezionare Creare segnaposto.

I segnaposto funzionano come i normali allegati. È possibile rinominare o aggiungere altri riferimenti facendo clic sulla freccia accanto al nome del segnaposto. Quando si è pronti a caricare l'allegato, selezionare Upload File dal menu.

Modificare gli allegati

Utilizzare il menu del pannello Attachments per modificare il file, tra cui rinominare, eliminare e sostituire gli allegati esistenti. Utilizzate l'opzione Open in Markup Viewer per aggiungere markup a qualsiasi allegato - per saperne di più sull'aggiunta di markup a un allegato. 

Nota: i redattori e i proprietari di hanno accesso a tutte le opzioni di allegato. I visualizzatori hanno accesso solo agli allegati Aprire e Scaricare.

È possibile utilizzare le icone Expand e Collapse per mostrare o nascondere le informazioni di riferimento per ciascun allegato. 

Utilizzare le opzioni di filtro per visualizzare gli allegati dell'intero documento o solo della sezione selezionata. I numeri accanto a ciascuna opzione indicano il numero di allegati che verranno filtrati.

Bloccare un allegato

Per impedire qualsiasi aggiornamento di un allegato esistente, è possibile bloccare le modifiche per un allegato selezionato. 

Per bloccare un allegato:

1. Fare clic sulla freccia accanto all'allegato.
2. Selezionare Blocca modifiche dal menu. 

Il blocco di un allegato impedisce che venga rinominato, sostituito, eliminato o riportato a un segnaposto. Sebbene sia ancora possibile aprirlo nel Visualizzatore di markup, non sarà possibile aggiungere o modificare alcun markup.

Per sbloccare un allegato, selezionare Sblocca modifiche dal menu o Sblocca nella barra degli strumenti del Visualizzatore modifiche.

 

Scarica gli allegati

È possibile scaricare gli allegati singolarmente o come file .zip confezionato.

Per scaricare un singolo file, selezionare il file nel pannello Attachments e selezionare Download dal menu. Selezionare il tipo di file che si desidera scaricare.

Per esportare più allegati:

1. Dal pannello Attachments, fare clic su Export Attachments .
2. Selezionare se si desidera includere tutti gli allegati o solo la sezione corrente.
3. Per esportare il markup con gli allegati, selezionare Includi markup. 
4. Selezionare se si desidera includere copie dei file originali:
   • Se si desidera includere una copia originale di tutti i file, selezionare Per tutti gli allegati.
   • Se si desidera includere solo una copia di ciascun file, selezionare Solo per gli allegati senza markup. La cartella conterrà una versione di ogni allegato: un PDF marcato per tutti gli allegati con markup o il file originale se l'allegato non contiene markup.