Capire le linee nere
Ogni volta che l'utente o un collaboratore modifica un documento, nel pannello Cronologia appare una revisione che può essere mettere in evidenza con linee nere. Le revisioni vengono visualizzate quando nel documento viene apportata una modifica del contenuto che influisce sulla capacità di comprensione del lettore. Creando una linea nera con due revisioni, è possibile visualizzare e confrontare due versioni diverse del documento.
La tabella seguente elenca ciò che viene mostrato e non mostrato in una linea nera.
| Cosa viene mostrato | Cosa non viene mostrato |
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Il testo automatico non viene visualizzato in una riga nera. Alcuni esempi di testo automatico sono:
- Numeri di pagina
- Riferimenti al numero di pagina da segnalibri o sezioni
- Riferimenti ad elenchi numerati
- Indice automatico
- Numerazione delle note a piè di pagina
- Numerazione a piè di pagina
Creare una linea nera
Per creare una linea nera in Documenti:
- 1
Passare il mouse su una revisione nel pannello Cronologia e fare clic sulla freccia per aprire il menu.
- 2
Selezionare Crea linea nera . In questo modo la revisione selezionata viene automaticamente inserita nel primo riquadro.
- 3
Fare clic e trascinare la revisione che si desidera confrontare nella seconda casella. Per includere solo le sezioni che contengono modifiche, selezionare Includi solo le sezioni con modifiche.
- 4
Fare clic sul collegamento Opzioni avanzate e scegliere se aggiungere linee nere all'intero documento, solo alla sezione corrente o alle sezioni selezionate.
- 5
Assegnare un nome alla linea nera e fare clic su Crea.
È possibile filtrare le revisioni per visualizzare solo le Attività cardine o solo le Attività cardine contrassegnate da asterisco facendo clic sull'icona Filtra e selezionando le caselle Mostra attività cardine o Mostra contrassegnate da asterisco.
Utilizzare il pannello Linee nere
Ogni volta che si crea una linea nera, una copia con nome appare nel pannello Linee nere. Per aprire il pannello, fare clic sull'icona Linee nere nel pannello destro.
Il pannello include una panoramica dettagliata di ogni linea nera, compresa la data di generazione e le due revisioni confrontate. È possibile aggiungere un'osservazione facendo clic sulla freccia accanto al titolo di una riga nera e selezionando Aggiungi commento .
Se è necessario condividere una linea nera al di fuori di Workiva, è possibile esportarla in formato PDF facendo clic su Esporta PDF. Puoi scegliere due opzioni per l'esportazione in PDF:
- Tutte le modifiche: Esporta in un PDF che mostra tutte le modifiche in linea nel documento.
- Modifiche semplificate con changelog: Esporta in un PDF che utilizza indicatori direttamente sul documento per mostrare dove sono state apportate le modifiche. Le modifiche dettagliate vengono visualizzate in un registro separato per ogni pagina. Ti consigliamo di utilizzare questa opzione se vuoi vedere l'aspetto del report finale con tutte le modifiche apportate.
Visualizzare una linea nera
È possibile aprire le linee nere direttamente in Workiva per visualizzare le modifiche e navigare tra di esse.
Per aprire una linea nera:
- 1
Aprire il pannello Linee nere .
- 2
Fare clic sulla freccia accanto al titolo e selezionare Apri .
Se è stata generata una linea nera per l'intero documento, le linee viola nel pannello di contorno del documento indicano le sezioni che includono le modifiche.
È possibile spostarsi tra le modifiche utilizzando le icone Modifica precedente e Modifica successiva nella barra degli strumenti.
Per semplificare la visualizzazione, utilizzare la funzione Mostra/Nascondi per mostrare o nascondere le linee di griglia o i caratteri non stampabili .
È possibile esportare una linea nera in formato PDF da questa vista selezionando Salva PDF nella barra degli strumenti. Usa la finestra Opzioni di esportazione per personalizzare il tuo PDF, compresa l'esportazione delle sole pagine con le modifiche.
Per tornare al documento originale, fare clic su Proprietà per aprire il pannello Proprietà linee nere e fare clic sull'icona apri per aprire il documento di origine.
Visualizza la paternità di blacklines
Con le linee nere, è possibile visualizzare gli autori dei contenuti all'interno del documento. Questo facilita la collaborazione e il monitoraggio delle modifiche apportate da altri.
Per attivare la paternità, aprire una blackline e fare clic su Mostra sovrapposizione nella barra degli strumenti. È inoltre possibile attivare Authorship all'interno del pannello Modifiche alla linea nera .
Con l'authorship attivato, è possibile passare il mouse sul contenuto del documento per specificare chi ha apportato le modifiche.
Nel pannello Blackline changes è possibile visualizzare anche l'identità degli autori.
Nota: la paternità di Blacklines non è supportata su blacklines generate in precedenza. Per mostrare la paternità, creare una nuova blackline con le stesse impostazioni di milestone e timestamp.
Modifiche alla linee nera di confronto
Su una linea nera, indicatori specifici mostrano dove sono state apportate le modifiche:
- A
Le aggiunte sono in blu, con testo sottolineato.
- B
Le rimozioni sono scritte in rosso con un segno di sbarramento.
- C
Le linee verticali blu nel margine sinistro segnalano le modifiche apportate al documento.
Questi indicatori appaiono sia in Workiva che nei PDF delle linee nere.
Modalità di visualizzazione blackline
Nella scheda Review ci sono tre diverse modalità di visualizzazione che puoi attivare per visualizzare le modifiche.
- Nascondi modifiche: Nasconde tutte le modifiche. In questo modo puoi vedere il file come ultima revisione in una vista pulita.
- Modifiche semplificate: Nasconde i contenuti eliminati ma mostra un pin nella posizione generale. Ti permette di vedere la vista finale del documento indicando anche le aree di modifica. Per i documenti molto elaborati, consigliamo la vista Modifiche semplificate. In questo modo i revisori possono vedere l'aspetto finale del file con le modifiche apportate.
- Tutte le modifiche: Questa è la vista predefinita per le blackline. Vedrai i contenuti cancellati e aggiunti.
Nota: La vista Tutte le modifiche può influenzare il layout finale dei contenuti poiché fa spazio ai contenuti cancellati che non sono presenti nella revisione finale.
A destra, puoi aprire il pannello Blackline Changes o fare clic sulle puntine all'interno del file. Il pannello mostra solo le modifiche della sezione corrente in cui si trova il tuo cursore.
Inviare una linea nera per la revisione
L'invio di linee nere per la revisione consente agli utenti dell'area di lavoro di visualizzare e commentare una linea nera esistente. Quando si richiede una revisione, il revisore può aprire la linea nera in Workiva e aggiungere commenti che appariranno sul file di origine.
Nota: è possibile inviare per la revisione solo i contenuti di cui si è proprietari o se si dispone delle autorizzazioni per inviare il documento per la revisione.
Dal pannello Linee nere , fare clic sulla freccia accanto alla linea nera che si desidera inviare e selezionare Invia per la revisione .
Puoi anche impostare una vista predefinita per il revisore. Quando riceveranno la recensione, la vedranno in una delle tre modalità di visualizzazione che hai scelto. Il revisore può comunque passare da una visualizzazione all'altra a meno che tu non selezioni la casella per impedire al revisore di cambiare la visualizzazione.
Le revisioni delle linee nere funzionano come le normali revisioni dei documenti. Per ulteriori informazioni sull'invio e la revisione dei file, vedere Inviare per la revisione.