Centro assistenza di Workiva

Puoi creare copie di file, cartelle e processi per creare dei duplicati o per fare un roll forward da un periodo di reporting all'altro. Questo ti permette di mantenere intatto il file originale e di lavorare con il nuovo file in futuro.

La finestra Copia contiene diverse impostazioni che ti permettono di personalizzare le modalità di copia dei file. La copia di un file mantiene le impostazioni originali dei permessi ma azzera la cronologia delle revisioni.

Nota: Solo i Proprietari del workspace, i Gestori dei contenuti e i Gestori delle copie possono copiare i file; se hai bisogno di copiare un file, contatta il Proprietario del workspace. Per trovare il Proprietario di un workspace, vedi Trovare i membri e gli amministratori.

Scegli le impostazioni di copia

Quando copi un file, puoi regolare le impostazioni di copia per selezionare ciò che viene incluso nella copia.  

Nota: Se il tuo file ha delle automazioni, queste saranno automaticamente incluse nella copia. Per ridurre gli errori nelle automazioni copiate, assicurati di includere tutto ciò che è necessario per l'esecuzione delle automazioni.

• Tutti i commenti: Seleziona questa casella per copiare tutti i commenti (compresi i commenti Risolto e Aperto) nei tuoi nuovi file.
• Etichette struttura: Le etichette struttura sono punti colorati nella struttura del documento che indicano diversi stati. Seleziona questa casella per copiare tutte le etichette struttura, compresi i set di etichette personalizzate che hai creato.
  
• Collegamenti e riferimenti ai processi: Questa impostazione gestisce il modo in cui i collegamenti e i relativi file sorgente appaiono nei file copiati. Se stai copiando un processo, questo significa anche che le azioni del processo copiato includeranno riferimenti a file e sezioni. Per ulteriori informazioni su queste opzioni, consulta la sezione Impostazioni per i collegamenti e i riferimenti ai processi.

  Nota: Se deselezioni questa casella, i nuovi file non avranno collegamenti a fonti esterne alla tua selezione e i nuovi processi non avranno file di riferimento. Inoltre, se il contenuto aveva anche un tag XBRL, anche questo verrà rimosso nella copia.

• Connessioni: Se utilizzi Wdata, puoi scegliere di mantenere le connessioni Wdata nella tua copia. 
  • Connessioni in entrata e in uscita: Include le connessioni tra query, tabelle, report e fogli di Wdata. I collegamenti in uscita verso fogli non inclusi in questa copia saranno ignorati.
  • Solo le connessioni in entrata: Include tutte le connessioni da Report, query Wdata e fogli.
  • Solo le connessioni in uscita: Include connessioni a tabelle e fogli Wdata. I collegamenti in uscita verso fogli non inclusi in questa copia saranno ignorati.
• Valori della cella di input: Questa opzione include qualsiasi valore all'interno delle celle di input. Se non selezioni questa opzione, i valori delle celle vengono cancellati, ma la denominazione della cella di input viene mantenuta nella copia.
• Modalità di inserimento nelle sezioni abilitate: Se si include questa opzione, i fogli con la modalità di inserimento abilitata nel foglio di calcolo originale avranno la modalità di inserimento abilitata nella copia del foglio di calcolo.
• Crea cartella di destinazione: Questa opzione è attiva per impostazione predefinita, ma puoi deselezionarla se non vuoi creare una nuova cartella contenitore per i file copiati.
• Nome della nuova cartella: Se scegli di creare una cartella di destinazione per le tue copie, questo sarà il nome della nuova cartella.
• Posizione: Se scegli di creare una cartella di destinazione, questa sarà la sua posizione. Se non crei una cartella di destinazione, questa sarà la posizione dei file copiati. Per impostazione predefinita, il percorso sarà Tutti i file.
  
  

Impostazioni per i collegamenti e i riferimenti ai processi

Le opzioni presenti in Collegamenti e riferimenti ai processi ti permettono di personalizzare il modo in cui gli elementi copiati gestiscono i collegamenti ai file e i riferimenti ai processi.

• Crea copie
• Conserva l'originale
• Rimuovi i link

Crea copie di tutti i file di origine significa che tutti i file che forniscono link di origine per i file selezionati saranno inclusi nella copia. I link presenti nel file copiato provengono ora dalle nuove copie di origine.

Per i roll-forward tipici, ti consigliamo di utilizzare Crea copie di tutti i file di origine per assicurarti che i file di origine e di destinazione siano copiati per il nuovo periodo di rendicontazione. I collegamenti corrotti daranno luogo a risultati diversi per le tabelle e i valori testuali. Le tabelle saranno conservate, mentre i valori di testo non saranno conservati e saranno visualizzati come "###"

Mantieni i collegamenti ai file di origine significa che i tuoi nuovi file saranno collegati ai file di origine originali, piuttosto che creare copie dei file di origine. I file di origine non devono essere elencati tra i file selezionati se non vuoi che vengano fatte delle copie.

Ti consigliamo di utilizzare Mantieni i collegamenti ai file di origine se vuoi avere la stessa sorgente sia per una nuova destinazione che per la destinazione corrente. Ad esempio, consigliamo questa opzione quando si aggiunge una nuova entità di reporting o un nuovo fondo.

Deselezionando Collegamenti e riferimenti ai processi, vengono ignorate tutte le fonti collegate al di fuori della tua selezione e tali collegamenti vengono rimossi. Il nuovo file conterrà i dati dell'ultimo valore collegato pubblicato, ma i collegamenti non verranno più aggiornati.

Ti consigliamo di rimuovere i collegamenti solo se ci sono collegamenti non necessari al di fuori dei file selezionati che desideri eliminare.

Nota: le impostazioni di collegamento riguardano solo le sorgenti che non sono già incluse nei file selezionati. Se un file sorgente è presente nella selezione, verrà copiato indipendentemente dall'opzione selezionata.

Copia un elemento

Best practice

Commenti:

• Se nei file selezionati sono presenti commenti che potrebbero essere rilevanti per i file copiati, ti consigliamo di includere tutti i commenti nella copia.
• Se i tuoi commenti non saranno più rilevanti nei file copiati, come ad esempio le domande per uno specifico periodo di rendicontazione, deseleziona la casella Tutti i commenti per rimuoverli dal file copiato.

Track changes: 

• Se nel file originale sono presenti modifiche tracciate non ancora approvate o rifiutate, nel file copiato queste appariranno come già approvate e senza cronologia.

Etichette struttura:

• Se hai creato una chiave di etichetta personalizzata e vuoi riutilizzarla nei tuoi file copiati, ti consigliamo di includere le etichette struttura.
  • Una volta aperto il file copiato, puoi cancellare tutte le etichette struttura per resettare lo stato di ogni sezione mantenendo la stessa chiave di etichetta struttura. 
• Se vuoi ricominciare il tuo stato nel nuovo documento e non hai bisogno di riutilizzare la chiave dell'etichetta struttura, non includerla nella copia.
• Ulteriori informazioni sull'utilizzo delle etichette in Workiva.

Segnaposto dei contenuti:

• Quando si copia una cartella che contiene file consegnaposto, le connessioni verranno aggiornate solo se anche il foglio di calcolo segnaposto si trova nella stessa cartella.
  • Se il foglio di calcolo segnaposto non è presente nella cartella copiata, i collegamenti segnaposto rimarranno invariati e manterranno il collegamento all'origine originale.
• Quando si copia un file contenente i segnaposto , non vengono apportate modifiche alle connessioni segnaposto. Tutte le connessioni esistenti rimarranno collegate all'origine originale.

Report sui file collegati:

• Ti consigliamo di copiare dal Report File Collegati quando hai più file collegati nella copia selezionata.
• Dal Report sui file collegati, puoi scegliere in modo granulare quali (se ci sono) file collegati vuoi escludere dalle copie. Questo può essere utile per districarsi in una situazione di collegamento complicata!

• Nota: Le copie dai Report sui file collegati attualmente non replicano la struttura della cartella né includono i processi e i file caricati (come i PDF) nella cartella. Copia da Home invece che dal Report File Collegati se hai bisogno di includere questi elementi nella tua copia.