Centro assistenza di Workiva

Per facilitare la raccolta dei dati per il reporting ambientale, sociale e di governance (ESG) o di sostenibilità, puoi creare e gestire attività per preparare e approvare i valori metrici da Programma di sostenibilità.

Con queste attività puoi:

• Includere più valori all'interno della stessa attività, ad esempio in base a una dimensione o ad altri criteri.
• Assegna ai membri dell'area di lavoro la preparazione e l'approvazione dei valori di ogni attività.
• Imposta i flussi di lavoro di approvazione per abilitare più approvatori o fasi con le loro date di scadenza.

Nota: Un'attività può includere più valori solo quando viene raccolta attraverso il portale Workiva Tasks. I valori con un file sorgente collegato richiedono ciascuno un'attività separata.

Creare attività per una metrica

Per delegare la raccolta dei dati dei valori di una metrica per un periodo di raccolta, puoi creare un'attività assegnata ai membri dell'area di lavoro per preparare e approvare i valori. 

Nota: Puoi creare attività per una metrica solo quando i suoi valori per il periodo di raccolta non sono ancora Completi e non sono già stati inclusi in un'altra attività.

Per creare un'attività per raccogliere i valori di una metrica:

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona la metrica nel riquadro.
2. Seleziona l'anno e il periodo di raccolta dei valori da includere nell'attività.
3. Crea l'attività da Valori o Attività:
   • Da Valori, seleziona i valori da includere, poi seleziona Crea l'attività da Modifica i valori.
     
   • Da Attività, clicca su Crea attività.
     
4. Inserisci un nome per identificare l'attività.
   

5. In Assegnatario, seleziona i membri che devono preparare i valori del compito e seleziona la loro data di scadenza.

   Nota: Se selezioni più assegnatari, ognuno di loro può preparare i valori e completare il proprio compito.

6. Per far verificare ai membri i valori preparati, clicca su Aggiungi fase di approvazione e imposta il flusso di lavoro di approvazione:

   • Per consentire a uno o più approvatori di verificare i valori, selezionali in Approvers e seleziona la loro data di scadenza.
   • Per richiedere a specifici approvatori di verificare i valori in ordine, seleziona il primo approvatore - o un gruppo di approvatori - in Approvers, imposta la data di scadenza, quindi clicca su Add approval step per selezionare gli approvatori per ogni passaggio. 

   Nota: Se assegni più approvatori a una fase di approvazione, chiunque di loro può approvare i valori per completare la fase. Per richiedere a più membri di verificare i valori, aggiungi un passaggio separato per ogni approvatore. Per saperne di più, consulta Gestire le approvazioni delle metriche del Programma di Sostenibilità.

7. Inserisci le istruzioni per il destinatario e l'approvatore, ad esempio i dettagli su come preparare i valori o il loro materiale di supporto.

8. Per aggiungere valori all'attività, selezionali in Cerca valori e clicca su Applica.

   Suggerimento: Puoi aggiungere solo valori che non siano già Completati o inclusi in un'altra attività. Se inavvertitamente applichi un valore all'attività, clicca su Rimuovi.

9. Clicca su Crea attività.

   Nota: Tutti i valori con un file sorgente collegato avranno ciascuno il proprio compito; tutti gli altri valori inclusi appariranno nello stesso compito.

Combina attività

Per raggruppare i valori inclusi in attività separate in una nuova attività singola, puoi combinare le loro attività dalla metrica.

Nota: Per combinare le attività, queste devono essere non avviate e i loro valori devono essere raccolti attraverso il portale Workiva Tasks o la metrica, non un file sorgente collegato.

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona la metrica nel riquadro.
2. Seleziona l'anno e il periodo di raccolta dei valori da includere nell'attività.

3. Seleziona Attività, quindi seleziona le attività da combinare.

   Suggerimento: Per combinare un'attività già in corso, prima resetta l'attività per riportarla a Non iniziata.

4. Da Gestisci attività, seleziona Combina.
   
5. Modifica il nome del nuovo compito e i dettagli dell'assegnazione come necessario e clicca su Combina.

Modificare le attività

Per riassegnare un'attività o regolare i valori in essa contenuti:

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona la metrica supportata dall'attività.
2. Da Compiti, modifica i compiti come necessario:
   • Per modificare l'assegnazione o i valori di un'attività specifica, seleziona Edit dal suo menu, poi modifica l'assegnazione o i valori come necessario e clicca Update task.
     

   • Per aggiornare più attività allo stesso incarico, clicca su Gestisci attività e seleziona Modifica, quindi modifica i dettagli dell'incarico come necessario e clicca su Aggiorna tutto.

     Suggerimento: Da Trova e sostituisci, puoi modificare più attività contemporaneamente, ad esempio per riassegnare un assegnatario o un approvatore in base alle modifiche del personale.

Inviare attività

Quando sei pronto per iniziare la raccolta dei dati, invia i compiti al loro assegnatario per iniziare a preparare i valori:

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona la metrica supportata dall'attività, quindi seleziona Attività.
2. Seleziona le attività da inviare, quindi scegli se inviarle con le notifiche agli assegnatari:
   • Da Gestisci attività o dal menu dell'attività, seleziona Invia, quindi scegli se inviare con le notifiche.
     
   • In Stato, clicca su Invia o seleziona Invia senza notifiche.
     

Resettare un'attività inviata

Per annullare un'attività e riportarla allo stato Non inviato, puoi resettarla. Ad esempio, puoi azzerare un'attività se inavvertitamente l'hai inviata prematuramente o se devi interrompere la raccolta dei dati.

Suggerimento: Quando resetti un'attività, mantieni i valori e il materiale di supporto già raccolti dall'assegnatario.

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona la metrica supportata dall'attività, quindi seleziona Attività.
2. Dal menu dell'attività, seleziona Azzera.
   
3. Seleziona se notificare il ripristino agli assegnatari e ai revisori e clicca su OK.

Invia promemoria per le attività inviate

Per contribuire a mantenere la raccolta dei dati, Programma di Sostenibilità invia automaticamente dei promemoria agli assegnatari o agli approvatori con compiti metrici incompleti:

• Tre giorni prima della scadenza
• Alla data di scadenza
• Ogni giorno successivo alla data di scadenza, fino a tre giorni

Per inviare un ulteriore promemoria per un'attività in corso, seleziona Attività dalla metrica, poi seleziona Ricorda dal menu dell'attività.

Completa le attività per conto dell'assegnatario o dell'approvatore

Se un assegnatario o un approvatore non è disponibile, il Proprietario del Programma può completare le attività a suo nome, ad esempio inviare i valori per l'approvazione o saltare la fase del flusso di lavoro di approvazione.

Visualizza un'attività inviata

Per maggiori dettagli sulla raccolta dati di un'attività, puoi visualizzarla direttamente in Workiva Tasks o nel file sorgente collegato al suo valore. Dalla metrica, seleziona Attività, quindi seleziona Vai all'attività dal menu dell'attività. 

Per conoscere i dettagli sull'avanzamento e la storia di un'attività, puoi visualizzare il registro delle attività dal pannello Fasi dell'attività lista di controllo all'interno del portale Workiva Tasks o dal pannello Tasks di un file sorgente collegato.

Nota: Per visualizzare le attività metriche create o assegnate ad altri, ad esempio per eseguire un audit interno, devi avere entrambi i ruoli Task admin e Sustainability reporting. Per le attività completate attraverso un file sorgente collegato, devi avere almeno i permessi di Viewer per il file.

Eliminare un'attività

Se non hai più bisogno di un'attività, puoi eliminarla. Quando elimini un'attività, puoi anche:

• Annullare l'attività per il suo assegnatario e i suoi approvatori
• Riporta i suoi valori a uno stato Non iniziato
• Cancella i dati e il materiale di supporto preparato per i suoi valori

Nota: Per cancellare un'attività ma mantenere i valori già raccolti, ripristinala.

Per eliminare un'attività:

1. Da Programma di sostenibilità, seleziona la metrica supportata dall'attività, quindi seleziona Attività.
2. Dal menu dell'attività, seleziona Elimina.
3. Clicca su Elimina.