Centro assistenza di Workiva

Ora è il momento di riunire tutto in un unico flusso di lavoro di reporting centralizzato, dove elaboreremo i nuovi dati e aggiorneremo le connessioni che si basano su quei dati utilizzando un'unica catena. In questo Percorso Didattico Collegato, useremo le variabili del nostro foglio di controllo per eseguire flussi di lavoro che preparano i nostri dati aggiornando il foglio di controllo con uno stato, fornendo agli utenti aziendali una maggiore visibilità sugli ultimi flussi di lavoro completati.

Passo 1: Aggiornare il foglio di controllo per includere la registrazione

Per notificare agli utenti finali lo stato e l'ultimo aggiornamento dei processi eseguiti dal Foglio di controllo, abbiamo bisogno di un luogo in cui memorizzare i dettagli su quando il flusso di lavoro è stato eseguito e il suo stato. Salveremo queste informazioni nel foglio di controllo.

• Dalla Piattaforma Workiva, vai al foglio di controllo CLP Foglio di calcolo
• Aggiungi due nuove colonne dopo la colonna FileLocation con le seguenti intestazioni:
  • Stato
  • TimeStamp
• Non aggiungere alcun valore sotto le intestazioni di queste colonne

Passo 2: Modifica della catena esistente

• Vai al Chain Builder e individua la catena CLP | Usare i valori di un foglio di controllo
• Clicca sul pulsante a forma di matita per modificare la Catena
• Fai clic su Impostazioni di catena in alto a destra 
  • Rinomina la Catena: CLP | Esecuzione dei processi e registrazione dei risultati in un foglio di controllo
  • Sotto Variabili di catena, clicca due volte sul segno più per creare due Variabili di catena e configurarle come segue:
    
    • Tipo: Variabile a catena (cv)
      
      • Nome: cv-Status Column Letter
      • Valore: la lettera della colonna in cui è stata creata l'intestazione Status
        • Nell'esempio fornito, il valore è F
    • Tipo: Variabile a catena (cv)
      
      • Nome: cv-Lettera di colonna della marca temporale
      • Valore: la lettera della colonna in cui è stata creata l'intestazione Time Stamp
        • Nell'esempio fornito, il valore è G
  • La catena dovrebbe ora avere quattro variabili di catena
• Salva la catena

Passo 3: Comando Aggiungi numeri di riga

Utilizzeremo il comando Add Row Numbers per aggiungere automaticamente i numeri di riga al foglio di controllo. Questo ci permetterà di determinare dove deve avvenire la registrazione all'interno del foglio di controllo.

• Fai doppio clic sul collegamento tra il comando Ottieni dati del foglio e il comando Converti foglio di controllo in JSON
  • Interrompi il collegamento cliccando sul pulsante Elimina
    
• Aggiungi un comando Add Row Numbers dal connettore Tabular Transformation all'area di disegno a catena
• Collega il comando Ottieni dati del foglio al comando Aggiungi numeri di riga
• Collega il comando Add Row Numbers al comando Convert Control Sheet to JSON
  
• Fai doppio clic sul comando Aggiungi numeri di righe per configurarlo
  • Clicca sul campo File di input
    • Nel pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia verso il basso per espandere Ottieni dati del foglio
    • Seleziona l'output Data dal comando Ottieni dati del foglio
• Salva il comando

• Ora che abbiamo aggiunto i numeri di riga al dataset, dobbiamo aggiornare i comandi successivi per utilizzare i dati trasformati. In questo caso, il Comando da CSV a JSON deve essere aggiornato.
  • Fai doppio clic sul comando Convertire il foglio di controllo in JSON per aggiornarlo
    • Clicca sul campo File di input e elimina l'Output dei dati del foglio
      • Nel pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia verso il basso per espandere Aggiungi numeri di riga
      • Seleziona l'output Add Row Numbers dal comando Add Row Numbers
  • Salva il comando

Passo 4: Eseguire il processo per caricare i dati in Wdata

Ora utilizzeremo le variabili del nostro foglio di controllo per eseguire un processo che carica i dati in una tabella Wdata. Lo faremo utilizzando un evento Run Chain che avvia la catena Upload Data to Wdata dal percorso Uploading Data to a Table.

• Ora che siamo riusciti a visualizzare le variabili di un foglio di controllo utilizzando il comando Handlebars, non abbiamo più bisogno del comando Handlebars.
  • Passa il mouse sul comando Handlebars e clicca sul cestino per eliminarlo
     
    • Conferma l'eliminazione del comando cliccando su Elimina
• Aggiungi un evento Run Chain all'area di disegno della catena
• Collega il Comando condizionale Bandiera attiva all'Evento Catena di esecuzione
• Fai doppio clic sul comando per configurarlo
  • Nomina il comando: Esegui catena - Carica dati su Wdata
  • Clicca sul menu a tendina della catena e seleziona la catena CLP | Carica i dati in una tabella
  • Configura gli Input di Runtime utilizzando le variabili del foglio di controllo:
    • Clicca sul campo ID tabella
      • Dal pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia verso il basso per espandere Iteratore di gruppo 
      • Seleziona <> Iterazione file JSON
      • Clicca sulla pillola verde JSON File Iteration per trasformare la Variabile
        • Clicca su Seleziona una trasformazione e scegli Ottieni valore da JSON
        • Premi il segno verde +
        • Nel campo del valore digita TableID esattamente come si trova nel foglio di controllo e premi Invio.
        • Clicca su Accept

• • • Clicca sul campo Nome file
      • Segui gli stessi passi precedenti per utilizzare la variabile del foglio di controllo, utilizzando il campo FileName invece di TableID
    • Clicca sul campo File Location
      • Segui gli stessi passi sopra descritti per utilizzare la variabile del foglio di controllo, usando il campo FileLocation invece di TableID
• Salva il comando

Passo 5: Eseguire il processo di aggiornamento delle connessioni

Successivamente, utilizzeremo le variabili del nostro foglio di controllo per eseguire un processo che aggiorna i dati nei nostri fogli di calcolo, rendendo disponibili agli utenti finali i dati appena caricati. Utilizzeremo un evento Run Chain che avvia la catena Refresh List of Connections dal percorso Refresh List of Connections.

• Aggiungi un evento Run Chain all'area di disegno della catena
• Collega la Catena di esecuzione - Carica dati su Wdata all'Evento della Catena di esecuzione
• Fai doppio clic sul comando per configurarlo
  • Assegna un nome al comando: Esegui catena - Aggiorna connessioni
  • Clicca sul menu a tendina della catena e seleziona la catena CLP | Aggiorna l'elenco delle connessioni
  • Configura gli Input di Runtime utilizzando le variabili del foglio di controllo:
    • Clicca sul campo ID foglio di calcolo
      • Dal pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia verso il basso per espandere Iteratore di gruppo 
      • Seleziona <> Iterazione file JSON
      • Clicca sulla pillola verde JSON File Iteration per trasformare la Variabile
        • Clicca su Seleziona una trasformazione e scegli Ottieni valore da JSON
        • Premi il segno verde +
        • Nel campo del valore digita SpreadsheetID esattamente come si trova nel foglio di controllo e premi invio.
        • Clicca su Accetta

• Salva il comando

Passo 6: Comando di popolamento dello stato e della marca temporale

Ora aggiungeremo i comandi che verranno utilizzati per generare e popolare i valori che saranno inviati al foglio di controllo per indicare che i flussi di lavoro sono andati a buon fine. Il primo passo per farlo è creare il file con lo stato e l'ora.

• Aggiungi un comando Create File dal connettore File Utilities all'area di disegno della catena
• Collega l'evento di catena Run Chain - Refresh Connections al comando Create File
• Fai doppio clic sul comando per configurarlo
  • Nome del comando: Popola stato e orario
  • Nel campo Text, digita le seguenti informazioni: 

Caricamento e aggiornamento dei dati completato,(*<System.DateTime>*)

• • • Sostituisci il segnaposto (*System.DateTime*) con la variabile Runtime appropriata, in modo da estrarre programmaticamente la data e l'ora dalle catene.
      • Dal pannello Seleziona una Variabile a sinistra, espandi Runtime
      • Seleziona il valore System.DateTime
• Salva il comando

Passo 7: Riscrivere il foglio di controllo

Ora useremo il comando Scrivi dati del foglio per scrivere le informazioni inserite nel comando precedente nel foglio di controllo. In questo modo gli utenti finali avranno visibilità sul processo, mostrando lo stato del caricamento e dell'aggiornamento dei dati e la data in cui sono stati aggiornati.

• Aggiungi un Comando Scrivi Dati Foglio dal Connettore Workiva all'area di disegno della catena 
• Collega il comando Populate Status & Time Stamp al comando Write Sheet Data
• Fai doppio clic sul comando per configurarlo
  • Clicca sul campo ID del foglio di calcolo
    • All'interno del pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia rivolta verso il basso per espandere Catena
    • Seleziona l'ID del foglio di calcolo cv-Control Variabile di catena 
  • Clicca sul campo ID/Nome del foglio
    • All'interno del pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia rivolta verso il basso per espandere Catena
    • Seleziona il nome del foglio di controllo cv Variabile di catena 
  • Clicca sul campo File di dati
    • Nel pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia rivolta verso il basso per espandere Popola stato e orario
    • Seleziona l'output Created File
  • Il campo Regione verrà popolato con una combinazione di variabili di catena e di output JSON per indicare alla Catena la cella specifica del foglio di controllo in cui scrivere per l'iterazione corrente:
    • Clicca sul campo Region e popolalo con il seguente testo:
      
    • cv-Status Column Letter - variabile presente nel pannello Variables sotto Chain Variables
    • Iterazione del file JSON - utilizziamo il numero di riga dell'iterazione, più 1, per specificare la regione in cui scrivere i dati, aggiungiamo un valore per tenere conto della riga di intestazione.
      • Dal pannello Seleziona una variabile, clicca sulla freccia rivolta verso il basso per espandere Iteratore di gruppo 
      • Seleziona <> Iterazione file JSON
      • Clicca sulla pillola verde JSON File Iteration per trasformare la Variabile
        • Clicca su Seleziona una trasformazione e scegli Ottieni valore da JSON
        • Premi il segno verde +
        • Nel campo del valore digita Numero di riga e premi Invio.
        • Seleziona un'altra trasformazione e scegli Parse Number
        • Clicca sul segno verde +
        • Seleziona un'altra trasformazione e scegli Aggiungi
        • Clicca sul segno verde +
        • Nel campo del valore inserisci 1
        • Clicca su Accetta
          
    • Inserisci i due punti dopo la prima iterazione del file JSON:
    • cv-Time Stamp Column Letter - variabile presente nel pannello Variables sotto Chain Variables
    • Iterazione del file JSON - utilizziamo il numero di riga dell'iterazione, più 1, per specificare la regione in cui scrivere i dati e aggiungiamo un punto per tenere conto della riga di intestazione. 
      • Segui gli stessi passi di cui sopra per la seconda iterazione del file JSON

• Salva il comando

Passo 8: Prova l'esercizio

Ora che la Catena è completa, verifica il risultato.

• Pubblica la catena
• Clicca su Esegui e poi seleziona Esegui catena
• Una volta completata la Catena, verifica che il flusso di lavoro sia stato completato controllando il seguente messaggio:

La catena è stata eseguita con successo:

I dati sono stati caricati con successo nella tabella dei dettagli dei dipendenti del CLP:

Le connessioni sono state aggiornate con successo nel foglio di calcolo CLP Employee Overview:

Registrazione aggiunta con successo al foglio di controllo primario:

Congratulazioni. Hai automatizzato con successo un flusso di lavoro che scarica i dati dall'origine, li carica in una tabella e aggiorna le connessioni che li utilizzano. Questo flusso di lavoro ha utilizzato i valori di un foglio di controllo per determinare l'origine dei dati, la destinazione del caricamento in Workiva e le connessioni da aggiornare. Applica questi principi ai tuoi processi per ridurre al minimo lo sforzo manuale e fornire agli utenti finali informazioni sul completamento.

Sfida te stesso aggiungendo la registrazione dei fallimenti al tuo foglio di controllo completando il percorso successivo: Registrazione dei guasti in un foglio di controllo!