Dal Programma di sostenibilità , è possibile utilizzare la funzione " Trova e sostituisci" per applicare rapidamente la stessa modifica ai dettagli di più metriche o alle relative attività di raccolta dati contemporaneamente, anziché modificarle una per una.
Ad esempio, è possibile utilizzare la funzione " Trova e sostituisci " per:
- Aggiungere o rimuovere dettagli su più metriche o attività, come ad esempio un tag personalizzato
- Sostituire una voce specifica per un dettaglio, ad esempio per modificare il responsabile dell'approvazione o l'assegnatario di più attività in seguito a cambiamenti nell'organico
- Sostituire tutte le voci relative a un dettaglio, indipendentemente dal suo stato attuale, ad esempio per aggiornare i requisiti relativi alle metriche per le note o agli allegati di supporto, oppure i flussi di lavoro completi di approvazione delle attività
Nota: è possibile aggiornare le attività solo se non sono ancora state completate . Quando si aggiornano le attività, queste tornano a Stato " In corso ".
Passo 1. Seleziona i dettagli da aggiornare
Dal Programma di sostenibilità , selezionare "Trova e sostituisci " e scegliere se aggiornare i dettagli relativi alle metriche o ai valori delle stesse:
- Per aggiornare le metriche da più argomenti, selezionare " Panoramica del programma " dal menu, quindi selezionare " Trova e sostituisci" dal menu.
- Per aggiornare le metriche o le attività all'interno dello stesso argomento o della stessa metrica, selezionare rispettivamente l'argomento o la metrica nella struttura, quindi selezionare "Trova e sostituisci " dal relativo menu.
Per eseguire questi aggiornamenti, selezionare " Dettagli metrici ":
| Dettaglio | Aggiungere | Sostituire | Rimuovere | Sostituire tutti |
|---|---|---|---|---|
| Argomento | ||||
| Descrizione della metrica | ||||
| Allegato di riferimento | ||||
| Tag del programma | ||||
| Necessitano di note | ||||
| Necessitano di allegati a sostegno |
Nota: per aggiornare il tipo di valore, l’unità di misura, la frequenza, le dimensioni o i riferimenti ai contenuti di Related Explorer delle metriche, contatta il tuo Customer Success Manager (CSM) di Workiva per ricevere assistenza.
Per eseguire questi aggiornamenti, selezionare " Dettagli attività ":
| Dettaglio | Aggiungere | Sostituire | Rimuovere | Sostituire tutti |
|---|---|---|---|---|
| Assegnatario | ||||
| Scadenza dell’assegnatario | ||||
| Responsabile approvazione | ||||
| Scadenza del responsabile approvazione | ||||
| Fasi di approvazione (approvatori e date di scadenza) | ||||
| Istruzioni | ||||
| Nome dell’attività |
Passo 2. Trova le metriche o le attività da aggiornare
In "Trova" , applica i filtri per cercare nel Programma le metriche o le attività da aggiornare.
Nota: se si seleziona " Trova e sostituisci " da un argomento o da una metrica, i risultati vengono automaticamente filtrati in base alle metriche o alle attività relative a quell'argomento o a quella metrica. Se necessario, è possibile modificare questi filtri.
Per trovare le metriche da aggiornare:
-
Fare clic su "Aggiungi filtro " e specificare i criteri relativi alle metriche:
Filtro Trova le metriche in base a Ha allegati di riferimento A prescindere dal fatto che contengano allegati di riferimento , quali formule di esempio o file PDF contenenti linee guida di riferimento Descrizione della metrica Una parola chiave specifica o una frase esatta all'interno delle loro descrizioni Nome della metrica Una parola chiave specifica o una frase esatta all'interno dei loro nomi, o l'ID della metrica Tag del programma Un tag personalizzato specifico
Suggerimento: per individuare le metriche che includono almeno uno tra più tag, fai clic su " Aggiungi un altro tag del programma " per applicare un filtro aggiuntivo.
Necessitano di note Se richiedono note per la raccolta dei dati dei loro valori Necessitano di allegati a sostegno Se richiedono documenti giustificativi — quali calcoli o bollette — per la raccolta dei dati relativi ai valori Argomento L'argomento specifico che sostengono
Suggerimento: per trovare le metriche relative a più argomenti, clicca su " Aggiungi un altro argomento " per applicare un filtro aggiuntivo.
Nota: se si seleziona " Trova e sostituisci " dal menu di un argomento, viene applicato automaticamente un filtro per argomento che include le metriche relative a quell'argomento.
Unità L'unità di misura utilizzata con i valori di Testo, Percentuale o Valuta
Suggerimento: per trovare metriche basate su più unità di misura, fai clic su " Aggiungi un'altra unità " per applicare un filtro aggiuntivo.
Tipo di valore Il tipo di valori raccolti, ad esempio Numero, Testo o Valuta
Suggerimento: per trovare metriche basate su più tipi di valori, fai clic su " Aggiungi un altro tipo di valore " per applicare un filtro aggiuntivo.
Suggerimento: per rimuovere un filtro e i relativi criteri, fare clic su "Rimuovi filtro
- Dopo aver aggiunto tutti i filtri, fare clic su "Trova" per visualizzare le metriche che soddisfano i criteri specificati.
Per trovare le attività da aggiornare:
- Seleziona l'anno del programma e il periodo di raccolta dei valori delle attività.
-
Fare clic su "Aggiungi filtro " e specificare i criteri relativi alle attività:
Filtro Trova le attività in base a Responsabile approvazione Un membro specifico dell'area di lavoro incaricato di approvarne i valori:
- Per trovare le attività prive di un approvatore, seleziona "Nessun approvatore".
-
Per trovare le attività assegnate a membri non più presenti nel tuo spazio di lavoro, seleziona Ex membro.
Nota: nei risultati è possibile verificare se un approvatore è un ex membro o un membro sospeso.
- Per individuare le attività assegnate a uno dei diversi approvatori, fare clic su “Aggiungi un altro approvatore ”.
Scadenza del responsabile approvazione Quando i responsabili dell'approvazione devono verificare i propri valori
Suggerimento: per individuare le attività prive di una data di scadenza per l'approvazione, applica il filtro senza specificare alcun intervallo di date.
Assegnatario Un membro specifico dell'area di lavoro incaricato di preparare i propri valori:
-
Per trovare le attività assegnate a membri non più presenti nel tuo spazio di lavoro, seleziona Ex membro.
Nota: nei risultati è possibile verificare se un destinatario è un ex membro o un membro sospeso.
- Per trovare le attività assegnate a uno dei diversi destinatari, fare clic su “Aggiungi un altro destinatario ”.
Scadenza dell’assegnatario Quando i destinatari devono completare la raccolta dei dati relativi ai propri valori
Suggerimento: per trovare le attività senza un assegnatario o una data di scadenza, applica il filtro senza specificare alcun intervallo di date.
Dimensione Un valore specifico di dimensione personalizzata applicato ai valori raccolti, ad esempio per un sito specifico di una dimensione Ubicazione Ha allegati di riferimento Se le loro metriche per cui raccolgono i valori hanno materiale di riferimento - come formule campione o requisiti normativi - in allegato Ha allegati a sostegno Se i loro valori hanno materiale di supporto - come calcoli o bollette - in allegato Descrizione della metrica Una parola chiave specifica o una frase esatta nelle descrizioni delle loro metriche Nome della metrica Una parola chiave specifica o una frase esatta all'interno dei nomi delle metriche o dell'ID della metrica. Note Una parola chiave specifica o una frase esatta all'interno delle note fornite per i loro valori Tag del programma Un tag personalizzato specifico applicato alle loro metriche Istruzioni dell’attività Una parola chiave specifica o una frase esatta all'interno delle istruzioni fornite per i loro assegnatari e approvatori Nome dell’attività Una parola chiave specifica o una frase esatta con i loro nomi Stato dell’attività Stato della raccolta dati relativa alle attività
Nota: è possibile trovare — ma non aggiornare — le attività con lo stato “Completato”.
Argomento L'argomento specifico per cui le metriche raccolgono i valori - Dopo aver aggiunto tutti i filtri, fare clic su "Trova" per visualizzare le attività che soddisfano i criteri specificati.
Passo 3. Sostituire, aggiungere o rimuovere i dettagli
Per aggiornare le metriche o le attività:
-
Nella sezione Risultati , seleziona le metriche o le attività da aggiornare.
Suggerimento: per scaricare i risultati completi in un file CSV (valori separati da virgola), ad esempio per condividerli con altri colleghi della tua azienda, clicca su "Esporta" .
-
In " Sostituisci ", seleziona la modifica da apportare.
Per aggiungere una voce o una stringa di testo, esegui un'aggiunta.
Suggerimento: per le metriche, è possibile aggiungere un allegato di riferimento, un tag o del testo alle relative descrizioni; per le attività, è possibile aggiungere del testo alle istruzioni o ai nomi.
- In "Modifica ", selezionare "Aggiungi".
-
Nel campo , selezionare il dettaglio da aggiornare, quindi specificare la voce o la stringa di testo da aggiungere.
Nota: quando si aggiungono elementi alla descrizione o alle istruzioni di una metrica , la nuova stringa viene inserita alla fine del testo esistente.
Per eliminare una voce o una stringa di testo, esegui un Rimuovi.
Suggerimento: per le metriche, è possibile rimuovere un tag specifico o del testo dalle relative descrizioni; per le attività, è possibile rimuovere un approvatore o del testo dalle relative istruzioni o dai nomi.
Nota: non è possibile rimuovere il nome completo di un'attività.
- In " Modifica ", seleziona "Rimuovi".
- Nel campo , selezionare il dettaglio da aggiornare, quindi specificare la voce o la stringa di testo da rimuovere.
Per sostituire una voce o una stringa specifica all'interno di un dettaglio con una nuova voce o stringa, eseguire un'operazione di sostituzione.
Nota: per sostituire integralmente un elemento — ad esempio ogni voce, il suo testo completo o un flusso di lavoro di approvazione — indipendentemente dal suo stato attuale, eseguire invece l'operazione "Sostituisci tutto".
Suggerimento: per le metriche, è possibile sostituire l'argomento, il tag o il testo contenuto nelle relative descrizioni; per le attività, è possibile sostituire il responsabile, l'approvatore, la data di scadenza o il testo contenuto nelle istruzioni o nei nomi.
- In " Modifica ", seleziona "Sostituisci".
- Nel campo , selezionare il dettaglio da aggiornare, quindi specificare la voce corrente o la stringa da sostituire all'interno del dettaglio.
- Nel campo " Sostituisci con ", specificare la nuova voce o stringa da utilizzare al posto di quella attuale.
Per sostituire integralmente un elemento — ad esempio ogni voce o il suo testo completo — indipendentemente dal suo stato attuale, eseguire l'operazione "Sostituisci tutto".
Nota: per sostituire solo una voce o una stringa specifica all'interno dei dettagli, eseguire invece un'operazione di sostituzione.
Suggerimento: per le metriche, è possibile modificare gli argomenti, le descrizioni, i tag o i requisiti relativi alle note o agli allegati di supporto; per gli argomenti, è possibile modificare i responsabili, le date di scadenza, le fasi di approvazione, le istruzioni o i nomi.
- In " Modifica ", seleziona "Sostituisci tutto".
- Nel campo , selezionare il dettaglio da aggiornare, quindi specificare la voce o la stringa di testo da utilizzare al suo posto.
Suggerimento: per sostituire tutti gli approvatori o le relative scadenze delle attività, seleziona " Fasi di approvazione " e configura l'intero flusso di lavoro di approvazione , inclusi gli approvatori, le fasi e le scadenze.
- In "Modifica ", selezionare "Aggiungi".
- Fai clic su " Aggiorna tutto ".
Al termine dell'aggiornamento, i risultati si aggiornano per riflettere le modifiche e gli eventuali errori.
Nota: per applicare un altro aggiornamento alle metriche o alle attività, fare nuovamente clic su "Trova" per visualizzare solo quelle che soddisfano i criteri dei filtri.
Risoluzione dei problemi
Se la funzione " Trova e sostituisci " non riesce ad applicare una modifica, la metrica o l'attività interessata appare selezionata nella sezione " Risultati " dopo l'aggiornamento. Per risolvere il problema, fai clic su "Errore" per visualizzare informazioni o suggerimenti su come risolverlo.
Per risolvere un errore, potrebbe essere necessario:
- Verificare che la metrica o l'attività contenga tutti i dettagli necessari per l'aggiornamento; ad esempio, la funzione " Trova e sostituisci " non può aggiornare la data di scadenza dell'approvatore per un'attività che non ha approvatori.
- Se aggiorni le attività, assicurati che il loro stato non sia già Completo.
- In caso di errori dovuti a un problema di connettività di rete, basta cliccare nuovamente su " Aggiorna tutto ".