Workiva Sync per fogli di calcolo Excel

Workiva Sync è un componente aggiuntivo di Excel disponibile tramite Microsoft Appsource che copia solo i dati o le formule nelle celle selezionate da Excel alla Piattaforma Workiva. Workiva Sync parte dal presupposto che il foglio di lavoro Workiva di destinazione sia impostato e configurato nel modo desiderato, quindi non trasferisce (e non può farlo!) alcun metadato o formattazione. Questo ti permette di aggiornare i fogli di calcolo Workiva esistenti o di crearne di nuovi con i dati del tuo computer locale senza preoccuparti che la formattazione o la struttura cambino al momento dell'aggiornamento.

Workiva Sync funziona su base API per garantire la stessa sicurezza dei dati della Piattaforma Workiva ed elimina la necessità di reinstallazione se Workiva aggiunge nuove funzionalità.

Nota: Per preservare la formattazione, ti consigliamo di utilizzare la funzione nativa di importazione XSLX di Workiva quando inserisci per la prima volta un file Excel in Workiva. Dopo l'importazione iniziale, puoi utilizzare Workiva Sync per effettuare gli aggiornamenti in modo efficiente.

Requisiti per l'installazione

Prima di installare Workiva Sync, dovrai soddisfare i seguenti requisiti.

Permessi dell'utente

L'account utente che esegue l'installazione deve avere i diritti di amministratore sul computer locale.

Versioni di Excel supportate

Workiva Sync è compatibile con le versioni di Excel supportate da Microsoft (sia a 32 che a 64 bit) per le seguenti piattaforme.

Excel su iPad
Excel su Mac (Microsoft 365)
Excel su Windows (Microsoft 365)
Excel sul web

Per un'esperienza ottimale, ti consigliamo di utilizzare Microsoft Office 365 integrato con la versione desktop più recente di Excel.

Note sulla fine del supporto

Workiva Sync funziona con le versioni di Excel supportate da Microsoft fino a quando Microsoft non ne interrompe il supporto. Una volta terminato il supporto di Microsoft, dovrai aggiornare la versione di Microsoft Excel installata per poter continuare a utilizzare Workiva Sync.

Office 2016 e Office 2019 - Microsoft ha terminato il supporto per entrambe le versioni il 14 ottobre 2025.
Office 2021 - La fine del supporto di Microsoft è prevista per il 13 ottobre 2026.
Office LTSC 2024 - Microsoft prevede di terminare il supporto il 9 ottobre 2029.
Office 365 - Poiché questa versione segue la Modern Lifecycle Policy di Microsoft, non è prevista una data di fine supporto.

Dettagli del browser Excel

Le installazioni di Microsoft 365 devono avere installato WebView2 se stai utilizzando una build precedente alla 16.0.13530.20424.

Per ulteriori informazioni, consulta questi link:

Workiva Sync offre la funzione Usa le celle selezionate che consente agli utenti di sincronizzare solo gli intervalli di dati attualmente selezionati nella cartella di lavoro di Excel. Questa funzione dipende da Excel API 1.9, disponibile solo in alcune versioni di Excel. Per maggiori informazioni, consulta Excel JavaScript API requirements sets.

Installazione di Workiva Sync

Il team IT responsabile della gestione del tuo account Microsoft di solito si occupa dell'installazione. Hanno due opzioni per installare Workiva Sync:

Microsoft 365 Admin Center - Carica il file manifesto direttamente sul tenant Microsoft.
Strumenti di terze parti - Usa uno strumento di distribuzione centralizzata per distribuire il file manifesto ai computer degli utenti.

L'installazione di Workiva Sync inserisce un piccolo file manifesto XML (4KB) sul computer locale. Questo file aggiunge un pulsante Workiva Sync alla barra degli strumenti Home. Cliccando su questo pulsante si apre il browser incorporato in Excel, dove puoi accedere al tuo account della Piattaforma Workiva e dove puoi controllare dove e come vengono sincronizzate le celle. (Si tratta di un accesso separato da quello diretto a Workiva, ma utilizza la stessa procedura di accesso).

Installazione di Workiva Sync direttamente tramite Microsoft Appsource

Se il Marketplace di Microsoft Appsource è sbloccato e gli utenti hanno i permessi per aggiungere i componenti aggiuntivi di Office, gli utenti finali possono installare direttamente Workiva Sync. Se non puoi installare Workiva Sync direttamente tramite Microsoft Appsource, contatta le risorse IT della tua azienda.

Per aggiungere Workiva Sync in Excel:

Apri Excel e seleziona la scheda Inserisci.
Clicca sull'icona Add-ins. La sua posizione nella barra degli strumenti e nell'icona Home dipende dalla versione di Excel in uso e dagli altri add-in installati. Ecco due esempi:
Nella finestra Office Add-ins, clicca su Office Store.
Digita "Workiva" nella casella di ricerca. Vedrai qualcosa di simile a quanto segue:
Seleziona Workiva Sync e clicca su Aggiungi.
Fai clic su Continua. Workiva Sync verrà aggiunto al tuo Excel.

Per ulteriori informazioni, consulta la Guida all'installazione di Workiva Sync PDF.

Utilizzo di Workiva Sync

Puoi usare Workiva Sync per sincronizzare la tua cartella di lavoro Excel con un foglio di lavoro Workiva vuoto o esistente.

Nota: Se stai sincronizzando un foglio di lavoro Workiva esistente, potrebbe essere necessario modificarlo per sincronizzare correttamente le modifiche. Ad esempio, se hai aggiunto una nuova riga di dati nella tua cartella di lavoro Excel, devi aggiungere una riga vuota nello stesso punto del foglio di Workiva. Inoltre, se i nomi delle schede della cartella di lavoro Excel non corrispondono ai nomi dei fogli del foglio di lavoro Workiva, la sincronizzazione aggiungerà nuovi fogli con i nomi delle schede di Excel.

Per sincronizzare un file Excel con il tuo account Workiva Platform:

Apri la tua versione di Excel.
Clicca sul pulsante Workiva Sync nella barra degli strumenti di Excel. L'aspetto dell'icona dipende dalla tua versione di Excel; ecco due esempi di come può apparire il pulsante:
Scegli il tuo ambiente Workiva dal menu a tendina e clicca su Avanti.
Seleziona l'area di lavoro in cui vuoi effettuare la sincronizzazione e clicca su Avanti.
Seleziona Avvia una sincronizzazione.
Inserisci i dettagli richiesti nel modulo Dettagli di sincronizzazione.
- Scegli dove sincronizzare - Puoi cercare i file o cliccare sul menu a tendina che elenca i fogli di calcolo più recenti per i quali hai i permessi di modifica. Una volta selezionato un foglio di lavoro, Workiva Sync seleziona automaticamente i fogli Excel da includere nella sincronizzazione se il nome del foglio corrisponde a quello del foglio di destinazione di Workiva.
  
  I fogli non rilevati con lo stesso nome non vengono selezionati automaticamente per la sincronizzazione. Questi fogli possono essere deselezionati se non vuoi includerli. Qualsiasi foglio non nascosto del file Excel può essere selezionato manualmente per essere incluso nella sincronizzazione.
- Utilizza gli intervalli selezionati - Questa opzione sincronizza gli intervalli selezionati nei fogli Excel da includere nella sincronizzazione. Questa opzione non è disponibile nelle versioni con licenza a volume di Excel 2016 e Excel 2019 (non-365).
- Includi formule - Le formule in Excel saranno sincronizzate come formule se le funzioni che contengono sono supportate da Workiva. Le formule non supportate vengono sincronizzate come valori. Puoi vedere quali formule sono state sincronizzate in un valore e la navigazione verso celle specifiche del foglio di destinazione di Workiva.
Una volta inseriti i dettagli, seleziona Sync.

Nota: Il numero massimo di celle che possono essere sincronizzate contemporaneamente è di 2 milioni; questo è anche il numero predefinito di celle che possono essere contenute in un Foglio di calcolo di Workiva.
Al termine della sincronizzazione, nell'angolo in basso a destra della finestra comparirà un avviso.

Una volta completata la sincronizzazione, potrai visualizzare il foglio di lavoro Workiva di destinazione nel tuo account Workiva.

Note

Workiva Sync non è collegata all'utilità Local File Sync.
- Local File Sync ti permette di aprire gli allegati del file di Workiva direttamente sul tuo computer.
  Potrai modificarli e le modifiche verranno trasferite automaticamente all'allegato all'interno di Workiva.
- Workiva Sync è un componente aggiuntivo di Excel che ti permette di sincronizzare dati mirati con un foglio di calcolo di Workiva da un file Excel esterno.
- Non ci sono restrizioni da parte di Workiva sull'uso di WK Sync.
- Workiva Sync si collega solo da Excel a Workiva; non è bidirezionale.
- Workiva Sync collega solo Excel a Workiva; non funziona con altre applicazioni di fogli di calcolo.

Note sulla formattazione e sui metadati

I caratteri, i colori, le linee e qualsiasi altra formattazione del documento originale vengono non importati.
Workiva Sync presuppone che tu abbia impostato (o intenda impostare) tutta la formattazione nel tuo foglio di calcolo Workiva. Una volta impostata la formattazione, questa non sarà influenzata da future sincronizzazioni.
Se nel tuo foglio di calcolo Workiva ci sono informazioni che non vuoi vengano sovrascritte, blocca quella cella del foglio di calcolo Workiva per evitare modifiche future.

Note sulla sicurezza

Workiva Sync non accede ai dati dell'utente finale finché questi non vengono scritti sulla Piattaforma Workiva.
Quando si utilizza Workiva Sync, non vengono archiviati dati in locale.
Sul computer dell'utente finale non viene installato nessun altro software oltre al file manifesto.
Per ulteriori informazioni sulla sicurezza e la gestione dei dati, consulta Dettagli tecnici di Workiva Sync.

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