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Firma una lettera di certificazione
Una volta avviato un processo con azioni di certificazione, i firmatari riceveranno notifiche via e-mail per firmare una lettera.
Per firmare una lettera:
- Apri la lettera utilizzando il link nella notifica e-mail o aprendo l'attività di certificazione nella scheda Tasks nella Home .
- Esamina la lettera e gli eventuali allegati.
- Se sei l'unico o il primo firmatario, rispondi alle eventuali domande.
- Se scegli una risposta che rappresenta un'eccezione, dovrai aggiungere una spiegazione alla tua risposta. Puoi anche caricare dei file a supporto della tua spiegazione.
- Se scegli una risposta che non rappresenta un'eccezione, l'aggiunta di una spiegazione e di file di supporto è facoltativa.
- Se ci sono più firmatari e tu non sei il primo firmatario, rivedi le risposte dei firmatari precedenti alle domande, se presenti.
- Se modifichi una risposta, dovrai spiegare la tua modifica e i firmatari precedenti dovranno rivedere e firmare nuovamente la lettera (vedi Consenso con più firmatari o approvatori).
- Firma la lettera digitando il tuo nome e cognome e cliccando su Submit, oppure cliccando su Sign and submit.
Inoltre, nel pannello laterale puoi visualizzare l'attività di certificazione Dettagli ed eventuali approvazioni Note.
Se la lettera richiede l'approvazione, un'e-mail con un link alla lettera verrà inviata all'approvatore per la revisione.
Se l'approvatore rifiuta e restituisce la lettera ai firmatari, questi ultimi saranno avvisati di rivedere la lettera e le note dell'approvatore, modificare le loro risposte di conseguenza e firmare nuovamente.
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Segna come firmato o salta il firmatario
Se siete l'unico firmatario della certificazione e non potete firmare la lettera, il proprietario del processo può firmare a vostro nome accedendo ai dettagli dell'azione di certificazione nella scheda Process (vedere Monitorare le azioni di certificazione in un processo) e facendo clic su Mark as signed nel menu a tendina accanto al vostro nome. Questo approverà automaticamente la lettera e completerà l'azione.
Altrimenti, se ci sono più firmatari e non sei in grado di firmare la lettera, il titolare del procedimento può Saltare e l'azione andrà avanti.
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