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Crea lettere da zero o da modelli da utilizzare poi in azioni di certificazione nei processi.
Creare una lettera di certificazione
Per creare una lettera di certificazione:
- Accedere alla scheda Letters nel processo.
- Fare clic su Nuova lettera per creare una lettera da zero. È anche possibile creare una lettera a partire da un modello facendo clic su View templates, quindi facendo clic sul menu a tre punti accanto al modello desiderato e selezionando New letter from template.
- Assegna alla lettera un Nome della lettera, cambia il Punto di contatto, visualizza le informazioni sulla lettera e modifica le Opzioni di certificazione come desideri. Poi clicca su Applica.
- Clicca su Aggiungi contenuto per aggiungere il tuo primo contenuto alla lettera. Puoi anche cliccare sul segno più nello schema della lettera. Ci sono tre tipi di contenuti che puoi aggiungere alla tua lettera: Testo, Domande e Allegati.
- Quando aggiungi del testo, puoi formattarne lo stile e aggiungere collegamenti ipertestuali.
- Quando aggiungi delle domande, inserisci la domanda e compila le opzioni di risposta nel pannello Dettagli della domanda. Puoi contrassegnare un'opzione di risposta come Eccezione se la scelta di quell'opzione al momento della firma della lettera richiede una revisione e un'approvazione.
- Puoi rinominare, riorganizzare o eliminare qualsiasi contenuto utilizzando lo schema della lettera.
- Per vedere come apparirà la lettera ai firmatari, fare clic su Anteprima nella barra degli strumenti.
Nota: Non potrai più modificare la lettera una volta inviata al firmatario per la firma.
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Proprietà della lettera di certificazione
Con la lettera aperta, è possibile fare clic su Proprietà nella barra degli strumenti per modificare Nome della lettera, modificare Punto di contatto, visualizzare altri dettagli della lettera e modificare Opzioni di certificazione.
Per impostazione predefinita, i firmatari sono tenuti a digitare i loro nomi completi quando firmano le lettere. Puoi cambiare questa impostazione selezionando l'opzione di certificazione che richiede ai firmatari di cliccare per firmare.
Gestione delle lettere e dei modelli di certificazione
Per gestire le lettere e i modelli, accedere alla scheda Lettere nel processo. Le lettere esisteranno solo nel processo in cui sono state create.
Se si desidera creare un modello da utilizzare per le certificazioni future nei processi, fare clic su Visualizza modelli e quindi su Nuovo modello. È anche possibile salvare una lettera esistente come modello facendo clic sul menu a tre punti accanto a una lettera e selezionando l'opzione Salva come modello. Tutti i modelli esisteranno a livello di area di lavoro.