Costruire un processo con azioni di certificazione

Per imparare a costruire un processo in generale, consulta Costruire un processo.

Tutte le azioni di certificazione richiedono innanzitutto delle lettere che saranno firmate dagli assegnatari. Ulteriori informazioni su creazione di una lettera di certificazione.

Aggiungere un'azione di certificazione a un processo

Dopo aver creato un processo e le lettere di certificazione da utilizzare nel processo, puoi aggiungere un'azione Certificazione dal pulsante Aggiungi azione nella barra degli strumenti.

Quindi, compila i campi nel pannello di destra Dettagli dell'azione. Ogni azione di certificazione deve contenere le seguenti informazioni:

Titolo: Il nome dell'azione
Lettera: La lettera che deve essere firmata. Ulteriori informazioni su creazione di una lettera di certificazione.
Invia a: Le persone che devono firmare la lettera
- Se vuoi aggiungere più firmatari, clicca su Aggiungi passo firmatario. Se necessario, potrai modificare i passi del firmatario che non sono ancora stati avviati anche dopo aver eseguito il processo.
- Se aggiungi più firmatari a un singolo passo, specifica se tutti i firmatari del passo devono firmare o solo qualcuno del passo deve firmare affinché l'azione di certificazione possa procedere.

Puoi anche aggiungere:

Data di scadenza (opzionale): Questa è la data in cui la lettera deve essere firmata. Se i giorni lavorativi sono stati configurati su, è possibile impostare la data di scadenza inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza al 5° giorno lavorativo del calendario aziendale).
Promemoria per gli assegnatari: È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema (che può essere modificata prima dell'avvio del processo nelle impostazioni di certificazione), scegliere di non inviare alcun promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze personali. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
Approvazione da parte di (facoltativo): Le persone che esamineranno e approveranno o restituiranno la lettera firmata, se è necessaria l'approvazione.
- Se si desidera avere più approvatori, fare clic su Aggiungi fase di approvazione. Se necessario, sarà possibile modificare le fasi di approvazione non ancora iniziate anche dopo aver avviato il processo.
- Se aggiungi più approvatori a un singolo passaggio, specifica se tutti i partecipanti al passaggio devono approvare o solo qualcuno del passaggio deve approvare affinché l'azione di certificazione possa procedere.

Nota: Se non viene aggiunta alcuna fase di approvazione e è necessaria l'approvazione, il proprietario del processo che ha avviato il processo (il responsabile del processo) verrà aggiunto come approvatore.

Scadenza di approvazione (opzionale): Questo è il momento in cui la lettera firmata deve essere approvata, se è necessaria l'approvazione. Se i giorni lavorativi sono stati configurati su, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione al 5° giorno lavorativo del calendario dell'azienda).
Promemoria per gli approvatori: Se aggiungi un approvatore, puoi personalizzare i promemoria per gli approvatori. È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema (che può essere modificata prima dell'avvio del processo nelle impostazioni di certificazione), scegliere di non inviare alcun promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze personali. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
Istruzioni (facoltativo): Qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per completare l'attività di certificazione
Notifica e-mail personalizzata (opzionale): Un'email di notifica personalizzata inviata ai firmatari per questa azione quando l'azione viene avviata
Tag (opzionale): Identifica le informazioni sull'azione utilizzando una categoria e un valore (es.: Priorità: Bassa). Potrai modificare questi tag anche dopo l'avvio dell'azione di certificazione, se necessario.

Aggiungi in blocco le azioni di certificazione a un processo

Puoi utilizzare l'opzione Certificazione di massa se vuoi inviare copie di una singola lettera dedicata a ogni persona di un gruppo.

Dopo aver selezionato Certificazione di massa, compila i campi richiesti:

Titolo: Il nome dell'azione che sarà lo stesso per ogni firmatario
Lettera: La lettera che deve essere firmata da ogni firmatario
Assegnato a: Il gruppo di lavoro i cui membri devono firmare la lettera

Puoi anche aggiungere:

Data di scadenza (opzionale): Questa è la data in cui tutte le lettere devono essere firmate. Se i giorni lavorativi sono stati configurati su, è possibile impostare la data di scadenza inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza al 5° giorno lavorativo del calendario aziendale).
Promemoria per gli assegnatari: È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema (che può essere modificata prima dell'avvio del processo nelle impostazioni di certificazione), scegliere di non inviare alcun promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze personali. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
Approvazione da parte di (opzionale): La persona che esaminerà e approverà o restituirà le lettere firmate che necessitano di approvazione.

Nota: Se non viene aggiunta alcuna fase di approvazione e è necessaria l'approvazione, il proprietario del processo che ha avviato il processo (l'amministratore del processo) verrà aggiunto come approvatore.

Scadenza di approvazione (opzionale): Questo è il momento in cui le lettere firmate devono essere approvate, se è necessaria l'approvazione. Se i giorni lavorativi sono stati configurati su, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione al 5° giorno lavorativo del calendario dell'azienda).
Promemoria per gli approvatori: Se aggiungi un approvatore, puoi personalizzare i promemoria per gli approvatori. È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema (che può essere modificata prima dell'avvio del processo nelle impostazioni di certificazione), scegliere di non inviare affatto i promemoria, oppure personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze personali. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
Istruzioni (facoltativo): Qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per completare le attività di certificazione
Notifica e-mail personalizzata (opzionale): Un'email di notifica personalizzata inviata ai firmatari per ogni azione di questa certificazione cumulativa quando l'azione viene avviata.

Una volta che avrai cliccato su Aggiungi, verrà aggiunta un'azione di certificazione separata al processo per ogni persona del gruppo assegnato.

Modifica in blocco delle azioni di certificazione

È possibile modificare vari campi per più azioni di certificazione contemporaneamente. Selezionare una o più azioni e/o gruppi di azioni da modificare, fare clic sul menu a tendina Modifica azioni e selezionare il campo da modificare.

Per saperne di più sulla modifica in blocco delle azioni di certificazione in un processo.

Esaminare il processo prima di iniziarlo

Per garantire che il processo si svolga senza intoppi, si consiglia di eseguire le seguenti operazioni prima di iniziare il processo:

Rivedere le impostazioni del processo, e rivedere le impostazioni di certificazione. Una volta avviato il processo, non sarà possibile modificare le seguenti impostazioni: Inizio ordine, la configurazione Giorni lavorativi (è possibile modificare solo Ultimo giorno lavorativo), e le certificazioni Impostazione approvazione automatica .
Controllate lo stato di salute del processo facendo clic su Check for issues nel pannello di sinistra. In questo modo si possono segnalare problemi, come ad esempio attività che mancano di informazioni necessarie o attività con date di scadenza già trascorse, per aiutarvi a risolverli più rapidamente.
Per verificare che tutte le azioni di certificazione e i relativi dettagli siano corretti, esporta tutte le azioni di processo in un file CSV.

Avviare un processo con azioni di certificazione

Fare clic su Avvia processo nella barra degli strumenti per avviare il processo. Una volta avviata un'azione di certificazione, i firmatari riceveranno un'e-mail con il link diretto alla lettera da firmare.

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