Portail de support Workiva

Depuis Sustainability Program, vous pouvez créer et envoyer des tâches aux membres de l'espace de travail afin qu'ils collectent et vérifient les valeurs métriques pour les rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ou de développement durable. Vous pouvez ensuite suivre l'état d'avancement de ces tâches à partir du programme, de ses thèmes et de ses indicateurs.

Conseil : Pour en savoir plus sur la création et la gestion des tâches d’un indicateur, consultez Gérer les tâches d’un indicateur dans le Programme de durabilité.

Envoyer des tâches métriques

Après avoir configuré la métrique, vous pouvez envoyer des tâches aux personnes assignées de ses valeurs à partir de la métrique ou de son sujet.

Conseil : Si vous êtes la personne assignée de la valeur, vous pouvez effectuer votre tâche directement à partir de la métrique.

Lorsque vous envoyez des tâches, Sustainability Program envoie automatiquement des notifications par courrier électronique aux personnes concernées. Lorsque les personnes assignées accomplissent leurs tâches, leurs approbateurs reçoivent automatiquement des tâches de vérification des données.

Conseil : Pour envoyer des tâches mais pas des notifications par courrier électronique, par exemple pour les membres auxquels plusieurs valeurs ont été attribuées, sélectionnez Envoyer sans notifications à partir de Envoyer des tâches. Si vous modifiez l'affectation d'une valeur ou le fichier source connecté , vous pouvez également choisir de notifier ou non la modification à l'affectataire et aux approbateurs.

Les personnes assignées et les approbateurs peuvent accéder à leurs tâches par le biais de leurs notifications par e-mail, Tâches Workiva ou à partir de Tâches dans l’Accueil.

• Pour les valeurs des métriques avec des fichiers sources connectés, la personne assignée et l’approbateur accomplissent leurs tâches dans la feuille de calcul ou le document source.
• Pour les valeurs des métriques sans source connectée, la personne assignée et l’approbateur accomplissent leurs tâches à partir de Tâches Workiva pour une collecte de données rationalisée.

Suivre la collecte des données

Vous pouvez suivre le statut de la tâche de collecte de données d’une mesure à partir de la mesure ou de son sujet.

Conseil : Pour suivre la collecte de valeurs dans un laps de temps spécifique, sélectionnez la période de reporting, sous forme d’une série de mois, dans la sujet.

Conseil : Vous pouvez gérer les tâches de collecte de données qui vous sont assignées à partir de Accueil .

Astuce : Sur une métrique, les valeurs pour lesquelles aucune tâche n’a été assignée et qui ne sont pas terminées affichent un statut En attente sablier_vide.

Dans le panneau Statut de la tâche camembert d'une rubrique ou d'une mesure, vous pouvez afficher un camembert indiquant le nombre de valeurs de mesure à chaque statut, sous forme de pourcentage.

Envoyer des rappels pour les tâches en cours

Pour faciliter la collecte des données, Sustainability Program envoie automatiquement des rappels aux personnes assignées ou approuvées dont les tâches de mesure sont incomplètes :

• Trois jours avant la date d'échéance
• À la date prévue
• Chaque jour après la date d'échéance, jusqu'à trois jours

À partir de Sustainability Program, vous pouvez également envoyer des rappels de tâches pour une mesure ou un sujet spécifique, par exemple pour assurer le suivi des tâches encore incomplètes après leurs rappels automatiques.

Réinitialiser les tâches métriques

Pour arrêter la collecte de données d'une mesure, par exemple si les tâches ont été envoyées trop tôt ou si elles ne sont plus nécessaires, vous pouvez réinitialiser les tâches de ses valeurs. Lorsque vous réinitialisez les tâches d’une métrique :

• Les tâches reviennent à Pas démarré.
• La personne assignée et l’approbateur reçoivent une notification indiquant que leurs tâches ont été réinitialisées.
• La métrique conserve toutes les valeurs, pièces jointes ou notes déjà collectées.

Vous pouvez réinitialiser les tâches à partir de la métrique ou de son sujet.

Compléter la tâche métrique au nom de l’assigné

Si un assigné n’est pas disponible ou n’est pas en mesure de terminer sa tâche, le propriétaire de la tâche peut préparer la valeur et la soumettre au nom de l’assigné.

Conseil : Vous pouvez également sauter une étape d'approbation si un approbateur n'est pas en mesure de terminer sa tâche.

1. Pour ouvrir la tâche, cliquez sur son nom à partir de Tâches dans Accueil.
2. A partir de la tâche, préparez la valeur si nécessaire, puis soumettez l'étape du cessionnaire :
   • Depuis le portail Workiva Tasks, ouvrez le panneau Task steps, sélectionnez Submit from the step.
     

•  
  • À partir d'un fichier source connecté, ouvrez le panneau Tâches et sélectionnez Soumettre à partir de l'étape Tâches.
    

Cancel metric tasks

You can cancel data collection tasks for metrics with a status of In progress , such as if they were sent too soon or are no longer needed. When you cancel a metric's process, you automatically:

• Cancel the metric's incomplete tasks.
• Send notifications of the cancelation to the tasks' assignees and approvers.

Note: You can't undo the cancellation of a metric's tasks.

To cancel a metric's task:

• From the topic, select Cancel tasks from the metric's menu, and click Cancel tasks.
  
• From the metric, select Cancel tasks from its menu, and click Cancel tasks.