Lorsqu'un assigné soumet une tâche à votre approbation, celle-ci s'affiche dans votre liste de tâches dans Accueil et vous recevez une notification par courriel.
Après avoir examiné l'achèvement de la tâche de l'assigné, vous pouvez choisir de l'approuver ou de la renvoyer à l'assigné pour qu'il y apporte des modifications.
Note : Vous pouvez voir des tâches d’accès aux fichiers lorsqu’un utilisateur demande l’accès en vue ou en modification à un fichier dont vous êtes le propriétaire. Cliquez sur Approve pour lui accorder l’accès ou sur Reject pour lui refuser l’accès. En savoir plus sur les autorisations de fichiers.
Approuver ou renvoyer une tâche dans un fichier
Pour approuver ou renvoyer une tâche dans un fichier :
- Le fichier étant ouvert, cliquez sur l’icône Task pour ouvrir le panneau de droite Tasks.
- Sélectionnez la tâche à approuver.
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Si vous approuvez, cliquez sur Approve, et la tâche sera alors terminée. Sinon, cliquez sur Return.
Si vous avez renvoyé la tâche, celle-ci sera renvoyée à l’assigné pour qu’il y apporte les modifications nécessaires. S'il y a plusieurs assignés sur la tâche, tous les assignés seront notifiés et la tâche apparaîtra à nouveau dans leur liste de tâches à accomplir. Une fois que l'assigné a apporté ses modifications, il soumet à nouveau la tâche à votre approbation.
Approuver plusieurs tâches dans un fichier en même temps
Note : Les approbations en bloc doivent être activées dans les paramètres de votre espace de travail sous l’onglet Configuration pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Si plusieurs tâches sont en attente d’approbation dans un fichier, vous pouvez les réviser et les approuver toutes en même temps :
- Le fichier étant ouvert, cliquez sur l’icône Task pour ouvrir le panneau Tasks.
- Dans le groupe de tâches en attente d’approbation, cliquez sur Review tasks.
- Sélectionnez les tâches que vous souhaitez approuver et cliquez sur Approuver les tâches. Vous pouvez utiliser les options de tri ou le champ de recherche pour trouver plus facilement les tâches souhaitées.
- Confirmez que vous avez passé en revue les tâches sélectionnées et cliquez sur Approuver.
- Les tâches sélectionnées sont maintenant terminées.
Astuce : Pour voir les détails d’une tâche spécifique ou pour renvoyer la tâche, ouvrez le menu à trois points à côté de la tâche et utilisez les options de menu.
Approuver ou renvoyer une tâche dans Accueil
Selon le type de tâche et/ou si la tâche a un emplacement de fichier, vous pouvez approuver ou renvoyer la tâche directement à partir de l’onglet Tâches dans Accueil, ou vous serez guidé vers l’endroit approprié pour approuver ou renvoyer la tâche.
Pour approuver ou renvoyer une tâche dans l’Accueil :
- Trouvez la tâche dans la liste des tâches. Vous pouvez cliquer sur les liens View my tasks , appliquer des filtres et/ou utiliser la barre de recherche pour trouver plus facilement la tâche souhaitée.
- Cliquez sur la ligne de la tâche pour ouvrir le panneau des détails.
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Selon le type de tâche et/ou si la tâche a un emplacement de fichier, cliquez sur le bouton Approuver ou Retourner, ou sur l’hyperlien pour aller à l’endroit approprié pour approuver ou retourner la tâche.