Un projet comprendra un ou plusieurs rapports, et chaque rapport correspond à une obligation de déclaration distincte pour une entité donnée et pour une période de déclaration donnée. Grâce aux autorisations, vous pouvez gérer qui a accès aux données et quel type d'accès ces personnes ont, tant au niveau du projet qu'au niveau du rapport.
L'octroi d'autorisations au niveau du projet à un utilisateur lui confère automatiquement des autorisations au niveau des rapports pour tous les rapports de ce projet. De même, l'octroi à un utilisateur de droits d'accès au niveau d'un rapport lui confère automatiquement des droits d'accès aux fichiers associés à ce rapport.
Remarque : pour les utilisateurs qui ne font pas partie du projet ou des rapports du projet, vous pouvez tout de même leur accorder des droits d'accès aux fichiers individuels d'un rapport en utilisant, comme d'habitude, la fonctionnalité de gestion des droits d'accès aux fichiers de Workiva.
Exigences
- La solution « Multi-Entity Reporting (MER) Advanced », « Fund Reporting Suite » ou « Insurance Suite » doit être activée dans votre espace de travail.
- Vous devez disposer des autorisations « Gestionnaire de projet » ou « Propres projets et rapports » pour un projet afin de pouvoir gérer et attribuer des autorisations au niveau du projet.
- Vous devez disposer des autorisations « Gestionnaire de rapports » ou « Mes rapports et fichiers » pour un rapport donné afin de pouvoir gérer et attribuer des autorisations au niveau du rapport.
Autorisations au niveau du projet
Chef de projet
L'utilisateur qui crée le projet devient, par défaut, le chef de projet . Le chef de projet :
- Il est le principal interlocuteur pour le projet
- Peut gérer les paramètres et les autorisations du projet
- Récupère les autorisations pour le rapport en cours et pour tous les rapports du projet
Étant donné que le chef de projet dispose des droits « Propre rapport » et « Fichiers » pour tous les rapports du projet, il peut gérer les paramètres de tous ces rapports et bénéficie également des droits de « Propriétaire » sur tous les fichiers associés à ces rapports. Pour plus d'informations, consultez la section « Autorisations au niveau des rapports ».
Posséder le projet et les rapports
Utilisateurs disposant des autorisations « Propre projet » et « Rapports » :
- Peut gérer les paramètres et les autorisations du projet
- Obtenir les autorisations « Propre rapport et fichiers » pour tous les rapports du projet
Remarque : La seule différence entre les utilisateurs disposant des autorisations « Projet personnel » et « Rapports » et ceux disposant des autorisations « Chef de projet » réside dans le fait que le chef de projet est le principal interlocuteur pour le projet.
Étant donné que les utilisateurs disposant des autorisations « Propre projet » et « Propres rapports » bénéficient également des autorisations « Propres rapports » et « Propres fichiers » pour tous les rapports du projet, ils peuvent gérer les paramètres de tous ces rapports et disposent également des autorisations de « Propriétaire » pour tous les fichiers associés à ces rapports. Pour plus d'informations, consultez la section « Autorisations au niveau des rapports ».
Gérer les autorisations au niveau du projet
Dans le tableau de bord du projet , cliquez sur « Paramètres » pour ouvrir le panneau des paramètres du projet .
Vous pouvez ensuite gérer les autorisations au niveau du projet dans la section « Autorisations » :
- Pour permettre à de nouveaux utilisateurs d'accéder au projet et leur attribuer des droits d'accès au niveau du projet, sélectionnez d'abord un utilisateur ou un groupe, puis choisissez le droit que vous souhaitez leur accorder, et cliquez enfin sur « Ajouter ».
- Pour modifier les droits d'un utilisateur existant, ouvrez le menu déroulant situé à côté de cet utilisateur et sélectionnez un autre droit. Vous pouvez également supprimer cet utilisateur du projet en cliquant sur « Supprimer du projet ».
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Pour modifier les utilisateurs disposant des autorisations de « Chef de projet », ouvrez le menu déroulant situé à côté du nouvel utilisateur et sélectionnez « Chef de projet ». Une fois que vous aurez désigné le nouveau chef de projet, vous pourrez modifier les droits d'accès de l'ancien chef de projet ou le retirer du projet.
Remarque : un projet ne peut avoir qu'un seul chef de projet à un moment donné.
Autorisations au niveau des rapports
Gestionnaire de rapports
Le gestionnaire de rapports :
- Est-il le principal interlocuteur pour ce rapport ?
- Peut gérer les paramètres et les autorisations du rapport
- Obtient les droits [link to file permissions article]de « Propriétaire » ( ) sur tous les fichiers associés au rapport
Remarque : il ne peut y avoir qu'un seul responsable de rapport (c'est-à-dire un seul interlocuteur principal) par rapport. Les autres utilisateurs peuvent gérer ce même rapport grâce à l'autorisation « Rapports et fichiers personnels » : ils peuvent effectuer toutes les actions dont dispose le gestionnaire de rapports , mais ne seront pas le point de contact principal.
Remarque : afin de garantir que les responsables de rapports et les utilisateurs disposant d'autorisations sur « Mes rapports et fichiers » n'aient accès qu'aux fichiers qui les concernent, veillez à n'ajouter à chaque rapport que les fichiers nécessaires.
Posséder le rapport et les fichiers
Utilisateurs disposant des autorisations « Rapports et fichiers personnels » :
- Peut gérer les paramètres et les autorisations du rapport
- Obtenir les droits de propriétaire sur tous les fichiers associés au rapport
Modifier les fichiers
Utilisateurs disposant des autorisations de modification des fichiers :
- Obtenir les droits d'édition sur tous les fichiers associés au rapport
Afficher les fichiers
Utilisateurs disposant des autorisations « Afficher les fichiers » :
- Obtenir les droits de « Lecteur » pour tous les fichiers associés au rapport
Gérer les autorisations au niveau des rapports
Lors de la création d'un projet , vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter des utilisateurs à chacun des rapports du projet et leur attribuer des autorisations au niveau de chaque rapport.
Une fois le projet créé, vous pouvez gérer les autorisations au niveau des rapports en accédant d'abord au tableau de bord des rapports , puis en cliquant sur « Paramètres » pour ouvrir le panneau des paramètres du rapport .
Vous pouvez ensuite gérer les autorisations au niveau des rapports dans la section « Autorisations » :
- Pour permettre à de nouveaux utilisateurs d'accéder au rapport et leur attribuer des autorisations au niveau du rapport, sélectionnez d'abord un utilisateur ou un groupe, puis choisissez l'autorisation que vous souhaitez leur accorder, et cliquez enfin sur « Ajouter ».
- Pour modifier les droits d'un utilisateur existant, ouvrez le menu déroulant situé à côté de cet utilisateur et sélectionnez un autre droit. Vous pouvez également supprimer cet utilisateur du rapport en cliquant sur « Supprimer du rapport ».
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Pour modifier les utilisateurs disposant des autorisations de « Gestionnaire de rapports », ouvrez le menu déroulant situé à côté du nouvel utilisateur et sélectionnez « Gestionnaire de rapports ». Une fois que vous aurez désigné le nouveau responsable des rapports, vous pourrez modifier les autorisations de l'ancien responsable ou le retirer du rapport. Si vous ne supprimez pas l'ancien responsable du rapport de ce dernier, celui-ci conservera les autorisations relatives à son rapport et à ses fichiers .
Remarque : un rapport ne peut comporter qu'un seul gestionnaire de rapport à un moment donné.
Cas de figure courants liés aux autorisations
Comment puis-je accorder à quelqu'un un accès complet à un rapport ?
Attribuez à cet utilisateur l'autorisation « Rapport et fichiers » au niveau du rapport pour ce rapport. L'utilisateur pourra alors gérer les paramètres et les autorisations du rapport, et se verra attribuer les droits de « Propriétaire » sur tous les fichiers associés à ce rapport (ce qui lui permettra de travailler sur l'ensemble des fichiers du rapport). La seule différence entre cet utilisateur et le responsable des rapports est que cet utilisateur ne sera pas la personne de contact désignée.
Comment puis-je accorder à quelqu'un un accès en lecture seule ?
Attribuez à cet utilisateur l'autorisation « Afficher les fichiers » au niveau des rapports pour les rapports souhaités. Si vous souhaitez que l'utilisateur puisse consulter tous les rapports d'un projet, vous devrez accéder aux paramètres de chaque rapport et attribuer à cet utilisateur l'autorisation « Afficher les fichiers » pour chacun d'entre eux. Cet utilisateur pourra consulter les données du projet et les tableaux de bord des rapports uniquement pour les rapports auxquels il a accès, et ne pourra rien modifier. C'est souvent la solution idéale pour les cadres.
Comment puis-je désigner un nouveau responsable des rapports ?
Pour modifier les utilisateurs disposant des droits d'accès au gestionnaire de rapports , accédez d'abord aux paramètres du rapport souhaité. Ensuite, dans la section « Autorisations », ouvrez le menu déroulant situé à côté du nouvel utilisateur et sélectionnez « Gestionnaire de rapports ». L'ancien responsable des rapports conservera les autorisations relatives à ses propres rapports et fichiers ; vous pouvez toutefois le supprimer du rapport si nécessaire.
Qu'advient-il des droits d'accès d'un utilisateur sur un fichier lorsque ce dernier est supprimé d'un rapport ?
Lorsqu'un fichier est supprimé d'un rapport, il continue d'exister à son emplacement habituel dans l'espace de travail et reste accessible via l'interface habituelle de Workiva. Les droits d'accès aux fichiers attribués via la fonctionnalité habituelle de Workiva relative aux droits d'accès aux fichiers seront conservés. Toutefois, les utilisateurs qui avaient accès à ce fichier uniquement parce qu'ils disposaient d'autorisations pour le projet ou le rapport contenant ce fichier perdront cet accès.
Que se passe-t-il lorsque les autorisations d'un utilisateur au niveau des fichiers diffèrent de celles dont il dispose au niveau des projets ou des rapports ?
Si les autorisations d'un utilisateur au niveau des fichiers diffèrent de celles dont il dispose au niveau du projet ou du rapport, ce sont les autorisations les plus étendues qui s'appliqueront.
Si un utilisateur dispose d'un accès « Lecteur » à un fichier via les autorisations habituelles au niveau du fichier, et que cet utilisateur :
- Soit « Chef de projet », soit « Propre projet » et « Autorisations d'accès aux rapports » pour un projet contenant un rapport associé à ce fichier
- Ou « Gestionnaire de rapports » ou « Droits d'accès au rapport et aux fichiers » pour un rapport associé à ce fichier
Cet utilisateur disposera alors d'un accès de type « Propriétaire » à ce fichier. Si ce fichier est supprimé du rapport du projet, ou si l'utilisateur est retiré du projet, celui-ci retrouvera alors un accès « Lecteur » au fichier.
Si un utilisateur dispose d'un accès de type « Propriétaire » ou « Éditeur » à un fichier via les autorisations habituelles au niveau du fichier, et que cet utilisateur dispose d'autorisations de type « Afficher les fichiers » pour un rapport associé à ce fichier, alors cet utilisateur continuera à disposer de l'accès habituel de type « Propriétaire » ou « Éditeur » à ce fichier.
Quelles sont les meilleures pratiques pour attribuer des autorisations aux auditeurs ?
Si les auditeurs ont uniquement besoin de consulter l'état d'avancement d'un projet et ses rapports, sans avoir à modifier ni à travailler sur les fichiers des rapports, attribuez-leur l'autorisation « Afficher les fichiers » pour chacun des rapports du projet. Cela leur permettra de consulter tous les fichiers associés aux rapports, ainsi que les données relatives au projet et au tableau de bord des rapports.
Sinon, si les auditeurs n'ont besoin d'accéder qu'à quelques fichiers et n'ont pas besoin de consulter l'état d'avancement et les progrès de l'ensemble du projet ainsi que ses rapports, attribuez-leur les autorisations appropriées pour chaque fichier en utilisant, comme d'habitude, la fonctionnalité d'autorisations de fichiers de Workiva .
Que permettent respectivement les autorisations au niveau du projet et au niveau du rapport à un utilisateur de faire au sein d'un fichier de ce projet ou de ce rapport ?
Si un utilisateur dispose des autorisations « Propriétaire » ou « Lecteur » sur un fichier via une autorisation au niveau du projet ou du rapport, il pourra alors effectuer les mêmes opérations sur ce fichier que celles décrites ici . Par exemple, si un utilisateur dispose des droits de « Propriétaire » sur un fichier parce qu'il dispose des droits « Propriétaire du rapport et des fichiers » sur un rapport contenant ce fichier, il peut alors exercer les actions propres au « Propriétaire » (modifier les propriétés du document, ajouter des commentaires, exporter le fichier, etc.) sur ce fichier.