Les espaces de travail équipés de la solution Multi-Entity Reporting (MER) disposent d'un ensemble de rôles spécifiques à cette solution, en plus des rôles existants de l'espace de travail. Chaque rôle MER regroupe les compétences de plusieurs rôles existants de l'espace de travail au sein d'un rôle unique, conçu pour un utilisateur MER type. Cela simplifie la configuration pour l'utilisateur et réduit le risque de lui attribuer un trop grand nombre de rôles dont il n'a pas besoin.
Meilleures pratiques
- Utilisez les rôles MER pour les nouveaux utilisateurs et les nouveaux espaces de travail.
- Attribuez un rôle MER par utilisateur dans un espace de travail.
- Dans la mesure du possible, évitez de combiner les rôles MER avec les rôles existants de l'espace de travail. Le regroupement des rôles complique la vérification des droits d'accès attribués à chaque utilisateur.
- Attribuez le rôle de « Collaborateur (MER) » aux membres clés de l'équipe chargée des rapports. Ce rôle est similaire au rôle « Éditeur » de l'espace de travail, dans la mesure où les utilisateurs doivent disposer du rôle « Collaborateur (MER) » pour se voir attribuer des autorisations de consultation ou de modification sur tout fichier associé à un projet ou à un rapport. Consultez la section « Comprendre les rôles » pour en savoir plus sur la différence entre les rôles et les autorisations.
- Pour les utilisateurs existants, veillez à examiner attentivement leurs attributions de rôles actuelles avant d'effectuer toute modification. Les rôles MER ne sont que des regroupements de rôles existants et ne constituent pas une migration parfaite (1:1) ; ils peuvent donc présenter de légères différences par rapport aux attributions de rôles existantes.
Rôles admin
Responsable de l’espace de travail
Le rôle de « Propriétaire de l'espace de travail » continue de servir à gérer les utilisateurs et les paramètres de l'espace de travail. En ce qui concerne spécifiquement MER, un propriétaire d'espace de travail dispose des mêmes droits qu'une personne occupant le rôle de gestionnaire (MER) , à cette exception près que les propriétaires d'espace de travail peuvent ajouter des entités aux espaces de travail dans Entity 360 au niveau de l'espace de travail.
Administrateur (MER)
Le rôle d'administrateur (MER) est destiné aux responsables informatiques et à ceux chargés de la gestion des utilisateurs ; ces utilisateurs sont chargés de gérer l'ensemble de la configuration du reporting multi-entités. Les administrateurs disposent d'un contrôle total sur la création, la modification et la suppression des données MER, des groupes d'utilisateurs et des autorisations, des paramètres des projets et des rapports, des modèles et des fichiers au sein de l'espace de travail. Les administrateurs peuvent également créer des rapports et reporter les projets et les rapports.
Le rôle d'administrateur (MER) regroupe les rôles et compétences suivants :
- Privilèges du propriétaire d'un espace de travail (à l'exception des privilèges permettant d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs d'un espace de travail, ainsi que d'attribuer ou de retirer des rôles au sein de cet espace)
- Fonctionnalités du gestionnaire de partage de données
- Administration de la sécurité de la chaîne
Le rôle d'administrateur (MER) ne comprend pas les fonctionnalités suivantes :
- Ajouter un utilisateur du support à un espace de travail
- Gérer les adhésions aux espaces de travail
- Gérer les rôles dans l'espace de travail
- Modifier vos propres rôles au sein d'un espace de travail
- Supprimer les adhésions à un espace de travail
- Mettre à jour les adhésions à l'espace de travail
- Mettre à jour les rôles de l'espace de travail
Utilisateur de l’équipe du Support
Le rôle « Utilisateur du support » reste inchangé et continue d'être réservé au personnel de Workiva, notamment aux responsables de la réussite client. Les utilisateurs du support peuvent également se voir attribuer un rôle MER non administratif . Voir « Gérer les utilisateurs du support dans les espaces de travail ».
Rôles non administratifs
Gestionnaire (MER)
Le rôle de « Manager (MER) » est destiné à une personne occupant une fonction de responsable senior chargé du reporting ; ces utilisateurs sont chargés de superviser certains domaines spécifiques des activités MER. Les gestionnaires MER peuvent gérer les groupes d'utilisateurs et les autorisations, les paramètres des projets et des rapports, les modèles et les fichiers au sein de l'espace de travail. Ils peuvent également établir des rapports et reporter les projets et les rapports sur l'exercice suivant. Les gestionnaires MER ne peuvent pas gérer la configuration d'Entity 360 (à moins qu'un rôle au sein de l'organisation, tel que celui de gestionnaire des données de l'organisation, leur ait également été attribué et leur confère cette autorisation).
Le rôle de responsable (MER) regroupe les rôles et compétences suivants :
- Éditeur
- Gestionnaire de contenu
- Administrateur de tâches
- Déclarations, déclarations auprès de Companies House, déclarations auprès du KVK
- Commentaire Admin
- Gestionnaire XBRL
- Administrateur de sécurité de la chaîne, Propriétaire de la chaîne
- Rédacteur de scripts, exécutant de scripts
- Afficher les références des paramètres de connexion, Gérer les références des paramètres de connexion
- Gérer les restrictions relatives aux données d'entreprise
- Les droits liés aux entités sont limités à : Gérer les entités dans l'espace de travail, Afficher les entités attribuables, Afficher les attributions d'entités
Collaborateur (MER) (par défaut)
Le rôle « Collaborateur (MER) » est destiné aux responsables de la préparation des rapports : ces utilisateurs sont des membres clés de l'équipe chargée du reporting financier et sont principalement responsables de la préparation des rapports financiers. Ce rôle convient également à d'autres utilisateurs qui ont besoin d'un accès plus étendu que ceux dont la contribution se limite à l'exécution de tâches spécifiques.
Remarque : le rôle « Collaborateur (MER) » est le rôle par défaut pour les espaces de travail utilisant la solution MER.
Le rôle « Collaborateur » (MER) regroupe les rôles et compétences suivants :
- Éditeur
- Générateur de chaînes
- Gestionnaire XBRL
- Script Runner
- Afficher les références des paramètres de connexion
- Capacités d'entité en lecture seule (ex. : afficher les entités assignables)
Visionneuse (MER)
Le rôle « Viewer (MER) » est destiné au contributeur de l'entité, ainsi qu'au réviseur ou à la partie prenante externe ayant besoin d'un accès limité, lié à une tâche spécifique ou en lecture seule ; ces utilisateurs n'interviennent généralement qu'au fur et à mesure des besoins tout au long du processus d'établissement des rapports. Le rôle « Viewer (MER) » regroupe les rôles et compétences suivants :
- Visionneuse (pour les documents en temps réel et les tâches)
Remarque : pour les besoins liés exclusivement à la consultation (par exemple, pour les auditeurs externes), associez le rôle « Viewer (MER) » aux autorisations de consultation des documents et aux autorisations ou politiques au niveau des ressources afin de limiter l'accès à des fichiers spécifiques pendant des périodes données.
Questions fréquentes
Faut-il utiliser un seul rôle MER ?
Nous recommandons de n'attribuer qu'un seul rôle MER par utilisateur dans un espace de travail, mais ce n'est pas obligatoire. Toutefois, cela pourrait changer à mesure que nous continuons à apporter des améliorations.
Quel est l'impact sur le rôle de « propriétaire de l'espace de travail » ?
Le rôle de « Propriétaire de l'espace de travail » continue de servir à gérer les utilisateurs et les paramètres de l'espace de travail. En ce qui concerne spécifiquement MER, un propriétaire d'espace de travail dispose des mêmes droits qu'une personne occupant le rôle de gestionnaire (MER) , à cette exception près que les propriétaires d'espace de travail peuvent ajouter des entités aux espaces de travail dans Entity 360 au niveau de l'espace de travail.
En quoi cela a-t-il une incidence sur les rôles au sein de l'organisation ?
Les rôles au sein de l'organisation restent inchangés pour l'instant.
Et si les postes actuels au sein du MER ne correspondaient pas à mes besoins ?
Pour l'instant, attribuez le rôle MER qui correspond le mieux à vos besoins, puis attribuez des autorisations au niveau des ressources pour affiner les réglages. Faites-nous part de vos commentaires auprès du service d'assistance Workiva afin de nous aider à continuer à améliorer notre service.
Que dois-je faire si un utilisateur dispose déjà de plusieurs rôles ?
Les rôles MER ne correspondent pas parfaitement, dans une proportion de 1 pour 1, à n'importe quelle combinaison de rôles existants ; veillez donc à examiner minutieusement les droits d'accès actuels de l'utilisateur avant d'apporter la moindre modification à ses rôles.
Quel est le rôle par défaut attribué aux nouveaux utilisateurs de MER ?
« Collaborateur (MER) » est le rôle par défaut pour les espaces de travail utilisant la solution MER. Attribuez le rôle « Viewer (MER) » aux contributeurs et aux relecteurs qui doivent disposer d'un accès en lecture seule aux projets, tout en pouvant effectuer des tâches. Réservez les rôles « Administrateur (MER) » et « Responsable (MER) » aux utilisateurs qui ont besoin d'un accès administratif complet.
Quel rôle dois-je confier aux auditeurs externes ?
Attribuez le rôle « Viewer (MER) » aux auditeurs externes. Limitez davantage leur accès en utilisant les droits d'accès aux fichiers .
En quoi cela diffère-t-il des fonctions liées au GRC ?
MER suit le même modèle général (Administrateur, Responsable, Collaborateur, Lecteur) que GRC, mais les définitions des rôles dans MER sont propres à MER. Consultez la rubrique « Que sont les rôles GRC ? » pour plus d'informations sur les rôles GRC.