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Pour créer un projet, vous devrez en définir le périmètre, attribuer les fichiers principaux à chaque rapport du projet, fixer les dates du calendrier et ajouter les utilisateurs qui travailleront sur les rapports. Une fois le projet créé, vous pourrez utiliser les tableaux de bord du projet et des rapports pour consulter l'état d'avancement et les progrès réalisés, le tout en un seul et même endroit sur la plateforme Workiva.

Exigences

• La solution « Multi-Entity Reporting (MER) Advanced », « Fund Reporting Suite » ou « Insurance Suite » doit être activée dans votre espace de travail.
• Pour créer un projet, vous devez être propriétaire de l'espace de travail, gestionnaire de contenu ou disposer d'un rôle spécifique à la fonctionnalité MER qui regroupe les droits du propriétaire de l'espace de travail et du gestionnaire de contenu (recommandé).
• Les entités et leurs obligations de déclaration doivent déjà exister dans « Business Data » au niveau de l'organisation.
• Les entités doivent être activées , ajoutées à votre espace de travail , associées à une obligation de déclaration et présenter le statut « En activité » dans les données d'entreprise.

Commencez à créer un projet

Accédez à la rubrique « Projets » dans le menu de navigation de gauche. Si vous n'avez encore aucun projet, vous serez redirigé directement vers l'écran d'accueil. Sinon, vous verrez s'afficher la liste des projets existants, et vous pourrez alors sélectionner « Créer un projet » en haut à droite. À partir de là, vous pouvez définir la portée du projet de deux manières : soit en partant d'un projet proposé, soit en définissant vous-même la portée en créant un projet personnalisé.

Remarque : lors de la définition du périmètre d'un projet, seules les entités qui ont été activées , ajoutées à votre espace de travail , associées à une obligation de déclaration et dont le statut opérationnel est « En activité » dans les données d'entreprise au niveau de l'organisation pourront être ajoutées au périmètre du projet.

Commencez par un projet proposé

Dans l'onglet « Projets suggérés », nous proposons des projets en regroupant des entités associées en fonction de caractéristiques issues des données métier au niveau de l'organisation.

1. Sélectionnez l'un des projets proposés. Chacune d'entre elles indique le nom proposé pour le projet et le nombre d'entités qu'il comprend. Vous pourrez vérifier et modifier la sélection des entités à l'étape suivante.
2. Cliquez sur « Suivant ».

Créer un projet personnalisé

Si aucun des projets proposés ne correspond à vos besoins, ou si les projets proposés ne sont pas disponibles pour votre espace de travail, vous pouvez définir vous-même le périmètre du projet dans l'onglet « Projet personnalisé ».

1. Sélectionnez l'obligation de déclaration à laquelle ce projet se rapporte. Seules les obligations de déclaration déjà associées à au moins une entité dans « Business Data » au niveau de l'organisation s'afficheront ici.

   Remarque : un projet ne peut regrouper que les entités relevant de la même obligation de déclaration et de la même période de déclaration.

2. Vous pouvez également affiner la liste des obligations de déclaration en sélectionnant une juridiction ou une catégorie .
3. Cliquez sur « Suivant ».

Définir le périmètre du projet

1. Vérifiez le nom proposé pour le projet et modifiez-le si nécessaire. Les noms de projet doivent être uniques au sein de l'espace de travail.
2. Définissez la période de reporting sur « Année ». En fonction de la fréquence de l'obligation, vous pouvez également voir apparaître un sélecteur « Demi », « Quart » ou « Mois ».

3. Consultez la liste des entités concernées par cette obligation. Utilisez les cases à cocher pour inclure ou exclure des entités spécifiques du projet.

   Remarque : nous créerons un rapport pour chaque entité que vous inclurez.

4. Cliquez sur « Suivant ».

Remarque : une entité ne peut être incluse que dans un seul projet pour une obligation de déclaration et une période de déclaration données. Une entité ne peut faire partie de plusieurs projets que si chacun de ces projets concerne une obligation de déclaration différente, ou si chacun de ces projets concerne la même obligation de déclaration mais porte sur des périodes de déclaration différentes.

Attribuer des fichiers principaux

Il est recommandé d'attribuer à chaque rapport d'entité un dossier principal, qui constituera le document principal répondant à l'obligation de déclaration de l'entité. Si vous ne disposez pas encore des fichiers sources, vous pouvez ignorer cette étape et les attribuer ultérieurement.

1. Pour chaque entité répertoriée, sélectionnez son fichier principal.

   Remarque : un fichier ne peut être désigné comme fichier principal que pour un seul rapport, tous projets confondus, au sein de l'espace de travail. Vous ne pourrez donc pas sélectionner des fichiers déjà utilisés comme fichier principal ailleurs. De même, un fichier ne peut pas être à la fois le fichier principal et un fichier supplémentaire pour le même rapport.

2. Cliquez sur « Suivant ».

Ajouter des fichiers supplémentaires

Ajoutez des fichiers justificatifs, tels qu'une feuille de calcul ou une description de processus, à chaque rapport d'entité. Cette étape est facultative et peut être mise à jour ultérieurement.

La sélection d'un dossier dans la fenêtre de sélection de fichiers associe les fichiers qu'il contient à ce moment-là. Le dossier lui-même n'étant pas joint au rapport, les fichiers ajoutés ou supprimés ultérieurement dans ce dossier n'apparaîtront pas automatiquement dans celui-ci.

1. À côté d'une entité, cliquez sur « Ajouter » pour ouvrir la fenêtre de sélection de fichiers. Vous pouvez ajouter des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des processus en tant que fichiers supplémentaires.
2. Pour consulter ou supprimer les fichiers que vous avez ajoutés, cliquez sur le menu déroulant indiquant le nombre de fichiers à côté de l'entité (par exemple, « 3 fichiers ») afin d'afficher la liste des fichiers supplémentaires. Cliquez sur le « X » à côté d'un fichier pour le supprimer.
3. Cliquez sur « Suivant ».

Remarque : si vous sélectionnez un dossier dans la fenêtre de sélection de fichiers, seuls les fichiers qui s'y trouvent actuellement seront associés au rapport d'entité ; le dossier lui-même n'est pas associé au rapport. Cela signifie que les fichiers ajoutés ou supprimés ultérieurement dans ce dossier n'auront aucune incidence sur les éléments associés au rapport.

Définir le calendrier de reporting

Définissez la période d'activité et la date limite de dépôt des rapports de l'entité dans votre projet. Nous vous proposons des dates par défaut en fonction des informations contenues dans « Business Data », mais vous pouvez les vérifier et les modifier si nécessaire.

Appliquer une seule chronologie à tous les rapports

Si l'option « Tous les rapports » est sélectionnée dans le bouton bascule situé en haut de l'étape, vous pouvez alors appliquer une même plage de dates à tous les rapports du projet. Utilisez cette option lorsque vos entités partagent le même calendrier de travail et les mêmes échéances.

1. Sélectionnez « Tous les rapports » dans le menu déroulant situé en haut de cette étape.
2. Définissez la date de début et la date de fin de la période de travail.
3. Définir la date limite de dépôt – la date limite réglementaire pour la remise des rapports.
4. Cliquez sur « Suivant ».

Définir des délais pour chaque rapport

Si l'option « Par rapport » est sélectionnée dans le bouton bascule situé en haut de cette étape, vous pouvez alors appliquer des plages de dates différentes à chaque rapport du projet. Utilisez cette option lorsque vos entités ont des horaires de travail et des délais différents.

1. Sélectionnez « Par rapport » dans le bouton bascule situé en haut de l'étape.
2. Pour chaque rapport, définissez individuellement la date limite de dépôt , la date de début et la date de fin .
3. Cliquez sur « Suivant ».

Ajouter des utilisateurs

Désignez un responsable de rapport et des utilisateurs pour chaque rapport d'entité. Il est obligatoire d'attribuer un responsable à chaque rapport, mais vous pourrez désigner d'autres utilisateurs ultérieurement.

Remarque : consultez la section « Comprendre les autorisations relatives aux projets et aux rapports » pour en savoir plus sur les différentes autorisations au niveau des rapports.

• Pour chaque rapport, attribuez le rôle de « responsable du rapport » à l'utilisateur qui en sera chargé. Le responsable du rapport est le principal interlocuteur pour ce rapport et dispose d'un accès complet au rapport et à ses fichiers.
• Sélectionnez « Ajouter des utilisateurs » à côté d'un rapport pour attribuer d'autres utilisateurs et leurs droits d'accès.
• Pour attribuer le même responsable de rapport ou les mêmes utilisateurs à plusieurs rapports à la fois, cochez les cases situées à côté de ces rapports. Une barre d'actions groupées s'affichera, proposant des options permettant de modifier le gestionnaire de rapports ou d'ajouter des utilisateurs à tous les rapports sélectionnés en une seule fois.
• Cliquez sur « Créer un projet ».

Une fois le projet créé, vous serez redirigé vers le tableau de bord du projet , où vous pourrez consulter un aperçu de tous les rapports et de leur statut.

Bon à savoir

Enregistrez votre projet en tant que brouillon

Nous enregistrons automatiquement votre progression au fur et à mesure que vous avancez dans la configuration du projet. Si vous devez vous arrêter, fermez l'onglet du projet, puis sélectionnez « Enregistrer comme brouillon » ou « Ignorer le brouillon » dans la fenêtre contextuelle.

Pour reprendre ou supprimer un brouillon enregistré, sélectionnez « Brouillons de projet » sur l'écran principal « Projets ». Sélectionnez un brouillon, puis cliquez sur « Suivant » pour reprendre là où vous vous étiez arrêté, ou cliquez sur « Supprimer » pour le supprimer définitivement.

Ce que vous pouvez modifier après avoir créé un projet

Une fois le projet créé, certains champs peuvent être modifiés, tandis que d'autres ne le peuvent pas.

Au niveau du projet :

• Seuls les utilisateurs disposant des autorisations « Chef de projet » ou « Propre projet et rapports » pour un projet peuvent modifier le nom de ce projet et les autorisations des utilisateurs.
• Les entités associées, l'obligation de déclaration et les détails relatifs à cette obligation issus de Business Data ne peuvent pas être modifiés. (Les détails relatifs aux obligations de déclaration issus de Business Data ne peuvent être modifiés que dans Business Data, au niveau de l'organisation.) Ces dernières valeurs seront ensuite récupérées lorsque vous créerez un nouveau projet.)

Niveau du rapport :

• Seuls les utilisateurs disposant des autorisations « Gestionnaire de rapports » ou « Rapport et fichiers personnels » pour un rapport donné peuvent modifier le nom de ce rapport, ses dates (date de début, date de fin et date limite de dépôt), son fichier principal, ses fichiers supplémentaires, ainsi que les utilisateurs auxquels il est attribué et leurs autorisations.
• L'entité associée, l'obligation de déclaration et les informations relatives à l'entité issues de Business Data ne peuvent pas être modifiées. (Les informations relatives aux entités provenant de Business Data ne peuvent être modifiées que dans Business Data, au niveau de l'organisation.) Ces dernières valeurs seront ensuite récupérées lorsque vous créerez un nouveau projet.)