Portail de support Workiva

Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta. Cette fonctionnalité bêta vous est proposée uniquement à des fins de tests et d'évaluation techniques jusqu'au 28 octobre 2026. Workiva se réserve le droit de modifier la période de test à sa discrétion. Pour ajouter cette fonctionnalité à votre espace de travail, contactez votre Customer Success Manager.

Les rôles personnalisés permettent à votre espace de travail de créer des configurations de rôles adaptées aux besoins de votre organisation. Au lieu d'attribuer uniquement des rôles système prédéfinis, vous pouvez créer des rôles personnalisés avec des actions et des niveaux d'accès spécifiques, puis attribuer ces rôles aux utilisateurs de l'espace de travail.

Utilisez des rôles personnalisés pour standardiser les autorisations entre les équipes, simplifier la gestion des utilisateurs et garantir que les utilisateurs n'ont accès qu'aux actions dont ils ont besoin. Pour en savoir plus sur les rôles, lisez Comprendre les rôles.

Exigences

Avant de créer ou de gérer des rôles personnalisés :

• Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour gérer les rôles de l'espace de travail.
• Vous devez être membre de l'espace de travail.

Gérer les rôles personnalisés

Pour consulter les postes disponibles :

1. Ouvrez Paramètres de l'espace de travail en cliquant sur le nom de l'espace de travail et en sélectionnant Paramètres.
   
2. Sélectionnez l'onglet Rôles.

La liste Rôles affiche :

• Rôle: Le nom du rôle.
• Source: Indique si le rôle est fourni par le système ou créé dans l'espace de travail.
• Nombre d'utilisateurs: Le nombre d'utilisateurs actuellement affectés au rôle.

Utilisez Filtres pour restreindre la liste des rôles ou utilisez Recherche pour trouver un rôle par son nom.

Créer un rôle personnalisé

Dupliquer un rôle

Workiva propose un ensemble de rôles définis par le système qui couvrent la majorité des besoins des clients. Ces rôles ont l'étiquette Système dans la colonne Source. Vous pouvez dupliquer ces rôles et les modifier. Vous pouvez également dupliquer n'importe quel rôle avec une source d'espace de travail .

Pour dupliquer un rôle :

1. Ouvrez Paramètres de l'espace de travail et sélectionnez l'onglet Rôles.
2. Cliquez sur Créer et sélectionnez Dupliquer le rôle.
   
3. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez copier.
4. Cliquez sur Dupliquer.
   
5. Saisissez un nom et une description pour ce rôle. Cliquez sur Enregistrer.
6. Sélectionnez les actions et les niveaux d'accès attribués à ce rôle.
7. Cliquez sur Révision.
8. Une fois votre révision terminée, cliquez sur Confirmer et enregistrer.

Créer un nouveau rôle

Au lieu de dupliquer un rôle, vous pouvez en créer un tout nouveau.

Pour créer un nouveau rôle :

1. Ouvrez Paramètres de l'espace de travail et sélectionnez l'onglet Rôles.
2. Cliquez sur Créer et sélectionnez Nouveau rôle.
   
3. Saisissez un nom et une description pour ce rôle. Cliquez sur Enregistrer.
   
4. Sélectionnez les actions et les niveaux d'accès attribués à ce rôle.
5. Cliquez sur Révision.
6. Une fois votre révision terminée, cliquez sur Confirmer et enregistrer.

Comprendre les actions

Les actions déterminent ce que les utilisateurs affectés à un rôle peuvent faire dans Workiva. Lorsque vous désactivez une action dans un rôle, Workiva empêche les utilisateurs affectés à ce rôle d'utiliser cette action. Lorsque vous activez une action, vous pouvez sélectionner un niveau d'accès qui détermine si les autorisations de ressources peuvent déterminer l'accès des utilisateurs.

Pour faciliter la recherche et la gestion des actions, celles-ci sont regroupées en catégories en fonction du domaine de produit ou de l'expérience qu'elles affectent. Par exemple, les actions liées aux commentaires sont regroupées sous Commentaires, tandis que les actions liées aux fichiers sont regroupées sous Fichiers.

Sélectionnez une catégorie dans le panneau de gauche pour afficher les actions disponibles. Utilisez Rechercher des actions pour trouver une action spécifique dans toutes les catégories. Chaque catégorie contient une ou plusieurs actions qui peuvent être activées ou désactivées pour ce rôle. 

Comprendre les types de niveaux d'accès

Lorsque vous activez ou désactivez des actions pour un rôle, vous pouvez personnaliser le niveau d'accès de ce rôle.

• Toujours: Les utilisateurs peuvent effectuer l'action sur toutes les ressources applicables dans l'espace de travail, y compris les ressources créées ultérieurement.
• Ressources partagées uniquement: Les utilisateurs peuvent effectuer cette action uniquement sur les ressources auxquelles ils ont l'autorisation d'accéder.

Modifier un rôle personnalisé

Vous pouvez modifier votre rôle personnalisé.

Remarque: Vous ne pouvez modifier les rôles qu'avec une source Workspace. Les rôles système ne peuvent pas être modifiés.

Pour modifier un rôle personnalisé :

1. Ouvrez l'onglet Rôles.
2. Cliquez sur le rôle que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur Editer.
   
4. Pour modifier le nom et la description du rôle, cliquez sur l'icône en forme de crayon située à côté du nom du rôle.
5. Modifiez les actions ou les niveaux d'accès dans la zone d'actions.
6. Cliquez sur Révision.
7. Une fois votre révision terminée, cliquez sur Confirmer et enregistrer.

Remarque: Les modifications s'appliquent aux utilisateurs actuellement affectés à ce rôle.

Définir les rôles par défaut

Vous pouvez définir des rôles par défaut qui seront automatiquement attribués à un nouvel utilisateur de l'espace de travail. Dans Rôles, cliquez sur Définir les valeurs par défaut et enregistrez les modifications apportées.

Désactiver les rôles

Vous pouvez désactiver un rôle personnalisé lorsqu'il n'est plus nécessaire, mais il peut être facilement réactivé ultérieurement.

Pour désactiver un rôle :

1. Ouvrez l'onglet Rôles.
2. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez désactiver.
3. Cliquez sur Désactiver.
4. Confirmez l'action.

Remarque: Les rôles désactivés ne peuvent plus être attribués aux utilisateurs.

Archiver un rôle personnalisé

Archivez un rôle personnalisé lorsqu'il n'est plus nécessaire mais que vous souhaitez le conserver comme référence.

Pour archiver un rôle :

1. Ouvrez l'onglet Rôles.
2. Cliquez sur le menu à trois points situé à côté du rôle que vous souhaitez archiver.
3. Sélectionner Archive.
   
4. Confirmez l'action.

Remarque: Les rôles archivés ne pourront plus être attribués à d'autres utilisateurs. L'archivage d'un rôle peut affecter les utilisateurs actuellement affectés à ce rôle.