Note: Les calendriers Workiva, les fonctionnalités liées au calendrier (telles que l'utilisation des jours ouvrables dans les processus), les modèles de processus, les graphiques et les aperçus de suivi des processus, ainsi que la carte récapitulative des copies de processus ne sont actuellement disponibles que dans certaines de nos solutions Financial Reporting et Financial Services.
Dans les paramètres du processus , sous l’onglet Calendar, vous pouvez configurer les jours ouvrables pour le processus. Cette configuration est utile si vous définissez généralement les dates d’échéance des tâches de votre processus par rapport à un calendrier d’activité spécifique, de sorte qu’il est plus facile de mettre à jour ces dates d’échéance si votre calendrier d’activité change ou si vous devez réutiliser le processus pour des dates ultérieures.
Configurer les jours ouvrables
Par exemple, si vous avez une tâche de processus dont l’échéance est le 5e jour ouvrable d’un cycle de deux semaines allant du jeudi 1er janvier au mercredi 14 janvier, vous pouvez configurer les jours ouvrables comme suit :
- Dans votre processus, cliquez sur Settings dans la barre d’outils et allez à l’onglet Calendars. Cliquez sur Jours ouvrables.
- Fixez le Premier jour ouvrable au premier jour du cycle de deux semaines, soit le jeudi 1er janvier. Fixez le Dernier jour ouvrable au dernier jour du cycle de deux semaines, soit le mercredi 14 janvier.
- Définissez les jours ouvrables typiques sur Lun, Mar, Mer, Jeu et Ven.
- Pour notre entreprise, le jeudi 1er janvier est le jour de l’An et un jour férié. Ajoutez donc cette date comme exception en utilisant le bouton Add exception ou en cliquant sur cette date dans le calendrier à droite.
- Examinez le calendrier de droite pour vous assurer que vos configurations sont correctes. Les dates non ombrées indiquent les jours ouvrables, tandis que les dates ombrées indiquent les jours de congé. Les chiffres encerclés indiquent le n-ième jour ouvrable de votre emploi du temps.
- Dans notre exemple, les dates non ombrées devraient être : 2 janvier, 5 janvier au 9 janvier, et 12 janvier au 14 janvier.
- Dans notre exemple, les dates ombrées devraient être les suivantes : 1er janvier, 3 janvier, 4 janvier, 10 janvier et 11 janvier : 1er janvier, 3 janvier, 4 janvier, 10 janvier et 11 janvier, ainsi que les dates en dehors du cycle économique.
Définir les dates d’échéance des tâches de traitement en jours ouvrables
Après avoir configuré vos jours ouvrables, lorsque vous créez votre tâche de traitement, vous pouvez fixer la date d’échéance de la tâche au jour ouvrable 5. La date d’échéance sera ainsi automatiquement fixée au jeudi 8 janvier, car il s’agit du cinquième jour ouvrable du cycle de deux semaines que vous avez configuré.
Si les dates de votre cycle de deux semaines passent du lundi 5 janvier au dimanche 18 janvier, vous pouvez mettre à jour Premier jour ouvrable et Dernier jour ouvrable en tant que tels, et supprimer l’exception le jeudi 1er janvier. Une fois cette nouvelle configuration sauvegardée, la date d’échéance de votre tâche sera automatiquement mise à jour au vendredi 9 janvier, car il s’agit du 5ème jour ouvrable de votre nouveau cycle de deux semaines.
Dans des cas comme celui-ci, les jours ouvrables vous permettent de mettre à jour plus facilement les dates d’échéance des tâches en cas de modification du calendrier de votre entreprise.
Réutiliser le processus pour un futur calendrier d’activités
Vous pouvez copier les processus afin de les réutiliser pour des événements récurrents, tels que les flux de travail pour les rapports trimestriels. Dans notre exemple, si vous souhaitez réutiliser le processus et la tâche pour un cycle de deux semaines allant du dimanche 1er février au samedi 14 février :
- Copiez le processus que vous avez utilisé pour le cycle de deux semaines en janvier.
- Dans le nouveau processus copié, cliquez sur Settings dans la barre d’outils et allez à l’onglet Calendars.
- Fixez le Premier jour ouvrable au premier jour du nouveau cycle de deux semaines, soit le dimanche 1er février. Fixez le Dernier jour ouvrable au dernier jour du cycle de deux semaines, soit le samedi 14 février.
- Conservez les jours de travail habituels : lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi.
- Pour notre entreprise, il n’y a pas de jours de congé supplémentaires entre le dimanche 1er février et le samedi 14 février, n’ajoutez donc pas d’exceptions.
- Examinez le calendrier à droite pour vous assurer que vos configurations sont correctes. Les dates non ombrées indiquent les jours ouvrables, tandis que les dates ombrées indiquent les jours de congé. Les chiffres encerclés indiquent le n-ième jour ouvrable de votre emploi du temps.
- Dans notre exemple, les dates non ombrées devraient être : du 2 au 6 février et du 9 au 13 février : 2 février au 6 février, et 9 février au 13 février.
- Dans notre exemple, les dates ombrées devraient être les suivantes : 1er février, 7 février, 8 février et 14 février : 1er février, 7 février, 8 février et 14 février, ainsi que les dates en dehors du cycle économique.
- Enregistrez votre nouvelle configuration.
Comme vous avez configuré des jours ouvrables dans le processus original de janvier et défini la date d’échéance de la tâche au jour ouvrable 5, la date d’échéance de la tâche dans le processus copié de février sera automatiquement mise à jour au vendredi 6 février, car il s’agit du 5e jour ouvrable de votre nouveau cycle de deux semaines.
Dans de tels cas, les jours ouvrables facilitent la mise à jour des dates d’échéance des tâches lors de la réutilisation des processus à l’avenir.