Cet article concerne :
- Propriétaires et éditeurs de documents
Utilisez les marques de révision pour noter les demandes et les approbations directement sur un document Workiva pendant la révision et pour compléter le processus de fichier associé sur votre rapport. Vous pouvez ajouter des marques de révision lorsque les documents sont déverrouillés.
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Afficher les marques de révision
Lorsque vous activez les marques de révision, elles ne sont affichées que pour vous et n’affectent pas l’affichage actuel des autres collaborateurs.
Pour afficher toutes les marques de révision ajoutées à un document et activer les outils de marques de révision :
- Lorsque le document est ouvert, allez dans la barre d’outils Marques de révision.
- Activez Afficher les marques de révision.
Lorsque vous activez Show Markup, vous passez automatiquement en mode Markup only. Cela signifie que vous ne pouvez modifier que les balises. Vous pouvez passer au mode Editing with markup via la bannière ou dans le menu déroulant Mode. Pour en savoir plus, lisez Changez de mode.
Utiliser la barre d’outils Marques de révision
Utilisez la barre d’outils Marques de révision pour :
- Ajouter des lignes, des formes, des symboles, des tampons et du texte à votre document
- Modifier les couleurs de remplissage, de plan et de police de des marques de révision
- Déplacer les ancres de l’objet Marques de révision
- Sélectionner plus d’un objet Marques de révision à la fois
- Supprimer les marques de révision du document
Seuls les propriétaires et les éditeurs de documents peuvent ajouter et modifier les marques de révision d’un document.
Modes de commutation
Dans la barre d'outils Markup, vous pouvez sélectionner un mode. Le mode Markup only est proposé par défaut.
Édition avec marquage: Cela vous permet d'ajouter des balises et d'effectuer des modifications dans le fichier.
Marquage uniquement: Seul le balisage peut être ajouté et modifié. Aucune modification ne sera apportée au contenu du fichier. Nous vous recommandons d'utiliser ce mode si vous voulez vous assurer que vous n'apportez aucune autre modification au contenu et que vous souhaitez uniquement travailler avec les balises.
Pour sortir du mode Markup only, cliquez sur Exit mode dans la bannière. Cela renverra à Modifiering with markup. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant Mode et sélectionner Editing with markup.
Ajouter des marques de révision
Pour ajouter des formes, des lignes ou des flèches à un document :
- Dans la barre d’outils Marques de révision, activez Afficher les marques de révision.
- Sélectionnez une icône dans la barre d’outils et cliquez ou dessinez sur le document à l’endroit où vous souhaitez ajouter la forme, la ligne ou la flèche.
- Sélectionnez à nouveau l’icône dans la barre d’outils pour désactiver le mode d’insertion multiple.
- Cliquez sur les ajusteurs et faites-les glisser sur la zone de délimitation pour le redimensionner.
- Pour modifier la couleur de remplissage ou de plan, sélectionnez l’objet et utilisez les icônes de la barre d’outils pour sélectionner une couleur.
Pour ajouter des marques de révision de texte à un document :
- Dans la barre d’outils Marques de révision, activez Afficher les marques de révision.
- Sélectionnez l’outil Texte dans la barre d’outils et cliquez sur le document ou dessinez à l’endroit où vous souhaitez ajouter la zone de texte.
- Cliquez dans la zone de texte pour ajouter votre texte.
- Modifiez la taille et la couleur du texte à l’aide des icônes de la barre d’outils.
- Pour modifier la couleur de remplissage et de bordure de la zone de texte, utilisez les icônes de la barre d’outils.
Vous pouvez utiliser différents symboles, tels que les symboles de fichier associé et les graduations, pour ajouter des marques de révision dans votre document.
Pour insérer un symbole une fois :
- Dans la barre d’outils Marques de révision, activez Afficher les marques de révision.
- Sélectionnez un symbole dans la barre d’outils et cliquez sur le document ou dessinez à l’endroit où vous souhaitez le placer.
- Sélectionnez à nouveau ce symbole dans la barre d’outils ou appuyez sur ÉCHAP sur votre clavier.
- Cliquez sur les ajusteurs et faites-les glisser sur la zone de délimitation pour redimensionner le symbole.
- Pour modifier la couleur de remplissage ou de plan, sélectionnez le symbole et utilisez les options de la barre d’outils pour sélectionner une couleur.
Pour insérer un symbole plusieurs fois dans le document, utilisez l’insertion multiple :
- Cliquez sur un symbole dans la barre d’outils Marques de révision.
- Cliquez sur le document ou dessinez à chaque endroit où vous souhaitez placer le symbole.
- Si vous ne souhaitez plus insérer le symbole, cliquez sur le symbole dans la barre d’outils ou appuyez sur ÉCHAP sur votre clavier pour quitter le mode d’insertion multiple.
Utilisez des tampons pour indiquer que vous avez préparé, révisé ou approuvé le document. Votre nom d’utilisateur et la date sont automatiquement ajoutés au tampon.
Pour ajouter un tampon :
- Dans la barre d’outils Marques de révision, activez Afficher les marques de révision.
- Cliquez sur Tampons dans la barre d’outils et sélectionnez le tampon que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur le document ou dessinez à l’endroit où vous souhaitez ajouter le tampon.
- Cliquez sur les ajusteurs et faites-les glisser sur la zone de délimitation pour redimensionner le tampon.
- Pour modifier l’emplacement, cliquez sur le tampon et faites-le glisser vers un nouvel emplacement du document.
- Pour ajuster la couleur de remplissage, du plan ou de la police, sélectionnez le tampon et utilisez les icônes de la barre d’outils.
Pour dupliquer facilement le contenu des marques de révision, cliquez sur un objet Marques de révision que vous avez ajouté au document, appuyez sur la touche CTRL (Windows) ou Commande ⌘ (Mac) de votre clavier, et faites glisser l’objet à dupliquer.
Marques de révision d’ancrage
Les ancres associent votre marque de révision à un contenu spécifique dans votre document. Lorsque des modifications sont apportées au document, les marques de révision se déplacent avec le contenu auquel elles sont ancrées. Les marques de révision sont ancrées au caractère le plus proche dans votre texte et à la cellule la plus proche dans les tableaux.
- Pour afficher un ancrage, cliquez sur un objet pour voir l’emplacement de son ancrage.
- Pour ajuster l’emplacement de l’ancre, cliquez sur l’objet Marques de révision et faites glisser son ancre bleue jusqu’au caractère ou à la cellule souhaité(e) dans le document.
L’objet Marques de révision se déplacera désormais avec le nouveau caractère textuel ou la nouvelle cellule de tableau auquel il est ancré.
Sélectionner des marques de révision
Vous pouvez utiliser l’outil Sélectionner pour :
- Ne travailler qu’avec les marques de révision du document
- Sélectionner plusieurs objets Marques de révision à la fois pour les déplacer, les modifier ou les supprimer
Lorsque vous utilisez cet outil, vous ne pouvez pas modifier le texte ni le contenu du document.
Pour utiliser l’outil Sélectionner :
- Lorsque le document est ouvert, allez dans la barre d’outils Marques de révision.
- Cliquez sur Sélectionner dans la barre d’outils.
- Pour sélectionner plusieurs objets Marques de révision, cliquez et survolez la zone d’objets que vous souhaitez sélectionner.
Vous pouvez également maintenir MAJ enfoncée sur votre clavier et cliquer sur tous les objets Marques de révision que vous souhaitez sélectionner.
Vous pouvez désormais déplacer, redimensionner, supprimer et modifier les couleurs de tous les objets Marques de révision sélectionnés en même temps.
Pour quitter l’outil Sélectionner et revenir à l’édition de texte et d’autres contenus, cliquez à nouveau sur Sélectionner dans la barre d’outils ou appuyez sur ÉCHAP sur votre clavier.
Supprimer des marques de révision
Pour supprimer des marques de révision de votre document,
- Sélectionnez l’objet Marques de révision.
- Cliquez sur Supprimer dans la barre d’outils Marques de révision ou appuyez sur SUPPRIMER sur votre clavier.
Masquer les marques de révision
Lorsque vous avez fini d’ajouter ou d’afficher des objets, vous pouvez masquer les marques de révision. Le fait de masquer les marques de révision ne les supprime pas. Les marques de révision ne sont affichées ou masquées que pour vous et n’affectent pas l’affichage des autres collaborateurs.
Pour masquer les marques de révision :
- Lorsque le document est ouvert, allez dans la barre d’outils Marques de révision.
- Désactivez Afficher les marques de révision.
Toutes les marques de révision du document sont masquées.
Exporter un document avec des marques de révision
Lors de l’exportation d’un document au format PDF, vous avez la possibilité d’inclure des marques de révision.
Pour inclure des marques de révision dans le PDF exporté :
- Dans la barre d’outils Fichier, cliquez sur Enregistrer sous .
- Sous Exporter, sélectionnez PDF (.pdf).
- Développez le menu d’options Avancées et sélectionnez Inclure les marques de révision.
- Cliquez sur Exporter.
Votre document est exporté sous la forme d’un fichier PDF qui contient toutes les marques de révision du document.
Imprimer un document avec des marques de révision
Lors de l’impression d’un document, vous avez la possibilité d’inclure des marques de révision.
Pour inclure des marques de révision dans votre document imprimé :
- Dans la barre d’outils Fichier, cliquez sur Imprimer .
- Développez le menu d’options Avancées et sélectionnez Inclure les marques de révision.
- Cliquez sur Imprimer.
Votre document s’imprime avec toutes les marques de révision.
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