La fonctionnalité Rapport de permission est actuellement en phase de test bêta et sera disponible dans son intégralité à l’avenir. Contactez votre Customer Success Manager pour plus d’informations.
Les rapports de permission permettent aux Responsables de l’espace de travail et aux Gestionnaires de contenu de voir quel niveau d’accès les utilisateurs individuels et les utilisateurs des groupes sélectionnés ont aux fichiers et dossiers sélectionnés dans votre espace de travail. Vous pouvez personnaliser les utilisateurs et les groupes ainsi que les fichiers et les dossiers inclus dans le rapport.
Créer un rapport de permission
Remarque : Les rapports de permission enregistrent l’état des permissions au moment où vous créez le rapport. Nous vous recommandons donc de créer un rapport lorsque d’autres utilisateurs ne sont pas en train de modifier activement les permissions.
Pour créer un rapport de permission :
- En haut à droite, cliquez sur le nom de votre espace de travail et sélectionnez Paramètres pour ouvrir les paramètres de l’espace de travail.
- Allez dans l'onglet Autorisations .
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Assurez-vous que la page Créer un rapport est sélectionnée.
- Nommez votre rapport d'autorisations.
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Dans la section Utilisateurs ou groupes, choisissez l'une des options suivantes :
- Tous les utilisateurs et groupes pour inclure chaque utilisateur et groupe de l'espace de travail
- Utilisateurs ou groupes sélectionnés pour filtrer le rapport selon les utilisateurs, les groupes ou les deux sélectionnés
Remarque: Si vous sélectionnez un utilisateur ou un groupe spécifique, le rapport inclut uniquement leurs autorisations pour les fichiers ou dossiers sélectionnés. Pour afficher tous les utilisateurs ou groupes ayant accès à un fichier, sélectionnez Tous les utilisateurs et groupes.
- Sélectionnez pour inclure Tous les fichiers et dossiers ou Fichiers et dossiers sélectionnés dans votre rapport.
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Cliquez sur Créer Report pour terminer. Vous recevrez un courriel une fois le rapport créé et une notification dans Workiva.
Conseil: Vous pouvez consulter la page Rapports antérieurs pour suivre l'avancement du rapport.
Utilisez le rapport d'autorisation
Une fois le rapport généré, ouvrez-le pour examiner les autorisations des utilisateurs, des groupes, des fichiers et des dossiers.
Vous pouvez accéder au rapport et le télécharger à partir de la page Autorisations dans Paramètres de l'espace de travail. Les rapports sont générés sous forme de fichiers CSV, que vous pouvez ouvrir dans une application tableur pour consulter et filtrer les données. Vous recevrez également une notification par courriel lorsque le rapport sera prêt.
Si vous utilisez Workiva Spreadsheets, vous pouvez importer le fichier CSV pour analyser le rapport dans Workiva.
Les rapports restent disponibles sur la page Autorisations pendant 6 mois maximum. Pour en savoir plus, consultez Afficher et gérer les rapports d'autorisations antérieurs.
Comprendre le rapport
Le rapport est organisé sous forme de tableau avec les colonnes suivantes :
- Type de fichier: Le type d'élément (tel qu'un dossier, un document ou une section).
- Chemin du fichier: L'emplacement de l'élément dans l'espace de travail.
- Nom du fichier ou de la section: Le nom du fichier, du dossier ou de la section.
- Utilisateur (pour les permissions de l'utilisateur) ou Groupe (pour les permissions du groupe) : Les permissions attribuées à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs.
- Autorisation: Le niveau d'accès (Propriétaire, Éditeur, Visionneur ou Refusé).
Remarque: Les permissions pour les groupes sont affichées au niveau du groupe et n'incluent pas les utilisateurs individuels. Si vous générez un rapport à la fois pour les utilisateurs et les groupes, Workiva crée deux rapports distincts. L'une est destinée aux utilisateurs et l'autre aux groupes, chacune ayant la même structure.
Vous pouvez utiliser ce rapport pour :
- Consulter les accès par utilisateur ou groupe
- Filtrer par utilisateur ou groupe spécifique pour afficher tous les fichiers auxquels ils ont accès.
- Consulter l'accès par fichier ou dossier
- Identifier tous les utilisateurs et groupes ayant accès à un fichier ou un dossier sélectionné.
- Analyser les niveaux d'autorisation
- Filtrer par niveau d'accès (Propriétaire, Éditeur, Visionneur, Accès refusé) pour valider les autorisations.
- Soutenir les audits et la conformité
- Vérifiez que seuls les utilisateurs ou groupes autorisés ont accès au contenu sensible.
Consultez et gérez les rapports d'autorisation antérieurs
Si vous souhaitez télécharger des rapports d'autorisations créés précédemment, vous pouvez consulter tous les rapports d'autorisations que vous avez créés au cours des 6 derniers mois sous Rapports précédents.
Si vous souhaitez télécharger plusieurs rapports d'autorisations antérieurs, sélectionnez les rapports souhaités et cliquez sur Télécharger la sélection. Sur cette page, vous pouvez également supprimer les rapports que vous avez créés précédemment en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer la sélection.
Quelle est la prochaine étape ?
- Visualiser les actions sur les fichiers et le contenu de l’espace de travail
- Gérer les paramètres de notification de l'espace de travail
- Autoriser l'authentification des liens par courriel
- Créer et gérer les autorisations de l’API dans les paramètres de l'espace de travail
- Définir les valeurs par défaut pour le dépôt et gérer les fonds communs de placement