La fonctionnalité Rapport de permission est actuellement en phase de test bêta et sera disponible dans son intégralité à l’avenir. Contactez votre Customer Success Manager pour plus d’informations.
Les rapports de permission permettent aux Responsables de l’espace de travail et aux Gestionnaires de contenu de voir quel niveau d’accès les utilisateurs individuels et les utilisateurs des groupes sélectionnés ont aux fichiers et dossiers sélectionnés dans votre espace de travail. Vous pouvez personnaliser les utilisateurs et les groupes ainsi que les fichiers et les dossiers inclus dans le rapport.
Créer un rapport de permission
Remarque : Les rapports de permission enregistrent l’état des permissions au moment où vous créez le rapport. Nous vous recommandons donc de créer un rapport lorsque d’autres utilisateurs ne sont pas en train de modifier activement les permissions.
Pour créer un rapport de permission :
- En haut à droite, cliquez sur le nom de votre espace de travail et sélectionnez Paramètres pour ouvrir les paramètres de l’espace de travail.
- Allez dans l’onglet Permissions .
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Assurez-vous que la page Créer un rapport est sélectionnée.
- Nommez votre rapport de permissions.
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Dans la section Utilisateurs ou groupes, choisissez l’une des options suivantes :
- Tous les utilisateurs et groupes pour inclure tous les utilisateurs et groupes de l’espace de travail
- Utilisateurs ou groupes sélectionnés pour filtrer le rapport selon des utilisateurs, des groupes, ou les deux
Note : si vous sélectionnez un utilisateur ou un groupe spécifique, le rapport n’inclut que leurs permissions pour les fichiers ou dossiers sélectionnés. Pour voir tous les utilisateurs ou groupes ayant accès à un fichier, sélectionnez Tous les utilisateurs et groupes.
- Sélectionnez pour inclure Tous les fichiers et dossiers ou Fichiers et dossiers sélectionnés dans votre rapport.
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Cliquez sur Créer Report pour terminer. Vous recevrez un e-mail une fois le rapport créé, ainsi qu’une notification dans Workiva.
Astuce : vous pouvez consulter la page Rapports précédents pour suivre la progression du rapport.
Utiliser le rapport de permissions
Une fois le rapport généré, ouvrez-le pour examiner les permissions parmi les utilisateurs, groupes, fichiers et dossiers.
Vous pouvez accéder au rapport et le télécharger depuis la page Permissions dans Paramètres de l’espace de travail. Les rapports sont générés au format CSV, que vous pouvez ouvrir dans une application de feuille de calcul pour examiner et filtrer les données. Vous recevrez également une notification par e-mail lorsque le rapport sera prêt.
Si vous utilisez les feuilles de calcul Workiva, vous pouvez importer le fichier CSV pour analyser le rapport directement dans Workiva.
Les rapports restent disponibles sur la page Permissions pendant 6 mois maximum. Pour en savoir plus, lisez Afficher et gérer les rapports de permissions précédents.
Comprendre le rapport
Le rapport est organisé sous forme de tableau avec les colonnes suivantes :
- Type de fichier : le type d’élément (dossier, document ou section, par exemple).
- Chemin du fichier : l’emplacement de l’élément dans l’espace de travail.
- Nom du fichier ou de la section : le nom du fichier, du dossier ou de la section.
- Utilisateur (pour les permissions utilisateur) ou Groupe (pour les permissions de groupe) : l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs auquel les permissions sont attribuées.
- Permission : le niveau d’accès (Responsable, Éditeur, Lecteur ou Refusé).
Note : les permissions pour les groupes sont affichées au niveau du groupe et n’incluent pas les utilisateurs individuels. Si vous générez un rapport à la fois pour les utilisateurs et les groupes, Workiva crée deux rapports distincts. L’un concerne les utilisateurs et l’autre les groupes, chacun ayant la même structure.
Vous pouvez utiliser le rapport pour :
- Examiner l’accès par utilisateur ou groupe
- Filtrer par un utilisateur ou un groupe spécifique pour voir tous les fichiers auxquels il a accès.
- Examiner l’accès par fichier ou dossier
- Identifier tous les utilisateurs et groupes ayant accès à un fichier ou dossier sélectionné.
- Analyser les niveaux de permission
- Filtrer par niveau d’accès (Responsable, Éditeur, Lecteur, Refusé) pour valider les permissions.
- Soutenir les audits et la conformité
- Confirmer que seuls les bons utilisateurs ou groupes ont accès au contenu sensible.
Afficher et gérer les rapports de permissions précédents
Si vous souhaitez télécharger des rapports de permissions créés précédemment, vous pouvez consulter tous les rapports de permissions créés au cours des 6 derniers mois sous Rapports précédents.
Si vous souhaitez télécharger plusieurs rapports de permissions précédents, sélectionnez les rapports souhaités et cliquez sur Télécharger la sélection. Sur cette page, vous pouvez également supprimer des rapports précédents que vous avez créés en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer la sélection.
Quelle est la prochaine étape ?
- Visualiser les actions sur les fichiers et le contenu de l'espace de travail
- Gérer les paramètres de notification de l'espace de travail
- Autoriser l’authentification des liens par e-mail
- Créer et gérer les autorisations de l’API dans les paramètres de l'espace de travail
- Définir les valeurs par défaut pour le dépôt et gérer les fonds communs de placement