À partir du Sustainability Program, vous pouvez importer des métriques et leurs détails — incluant les balises du programme, les dimensions personnalisées et le contenu associé du Sustainability Explorer — en bloc. Pour ajouter également des valeurs métriques historiques ou des tâches de collecte de données en masse, vous pouvez travailler avec votre CSM Workiva ou votre partenaire de mise en œuvre pour les créer à partir de votre feuille de calcul SMF (structured metric file).
Étape 1. Importer les métriques et les dimensions
Avant de demander le SMF, vous devez d'abord importer les indicateurs et leurs dimensions dans Sustainability Program.
Lorsque votre programme inclut toutes les métriques à mettre à jour avec de nouvelles valeurs ou tâches, contactez votre CSM Workiva ou partenaire pour demander la mise à jour de votre SMF afin d’inclure les métriques.
Étape 2. Définir les fréquences des mesures
Dans votre SMF, la feuille Metric frequency configuration contient des détails sur les métriques de votre programme. À partir de cette feuille, affichez les détails de chaque mesure - y compris son sujet, son identifiant, son nom, ses dimensions et sa fréquence de collecte - dans sa ligne respective.
À partir de cette feuille, définissez les détails de la fréquence de collecte de chaque mesure, si nécessaire :
- Si la fréquence de collecte d’une métrique n’est pas encore définie, sélectionnez la fréquence de collecte des valeurs tout au long d’une année de rapport — Annuelle, Semestrielle, Trimestrielle ou Mensuelle — dans la colonne Fréquence.
- Après avoir complété la feuille Configuration de la fréquence des métriques, contactez votre CSM Workiva ou partenaire pour définir les fréquences de vos métriques selon la colonne Fréquence et mettre à jour la section Mise à jour en bloc de votre SMF.
Note : Il peut s'écouler 5 à 10 jours ouvrables avant que les fréquences des mesures n'apparaissent dans votre programme. Merci de votre patience !
Étape 3. Ajoutez des valeurs collectées ou des détails de tâches
À partir de votre SMF, mettez à jour les indicateurs avec toutes les valeurs collectées - telles que celles des années de rapport historiques - ou les tâches à déléguer pour la collecte des données.
La section Mise à jour en bloc inclut les feuilles Chargement de données historiques, qui organisent les valeurs de métriques selon leur fréquence de collecte — Modèle de valeurs de métriques annuelles, Modèle de valeurs de métriques trimestrielles, etc. À partir de ces feuilles, saisissez les valeurs collectées des métriques si nécessaire :
- A partir de la feuille de la fréquence de collecte de la valeur, trouvez sa ligne, basée sur :
- La métrique — identifiée par son ID, sujet et nom dans Code métrique, Sujet, et Métrique, respectivement
- Toutes les valeurs dimensionnelles personnalisées applicables
- Dans la colonne Année de déclaration, indiquez l'année de programme de la valeur.
- Dans la colonne Metric value, saisissez la valeur historique pour la période de collecte concernée. Par exemple :
- Dans la feuille modèle de valeurs de métriques annuelles, entrez les données dans valeur de métrique pour l’année de rapport.
- Dans la feuille Modèle de valeurs métriques mensuelles, saisissez les données pour la valeur du premier mois dans Valeur métrique - M1; dans la feuille Valeurs métriques trimestrielles, Valeur métrique - Q1 pour la valeur du premier trimestre ; et ainsi de suite.
- Dans la colonne Notes, inscrivez tout commentaire supplémentaire concernant chaque valeur collectée.
La section Bulk update comprend les feuilles Task details template, qui rassemblent les détails de l'affectation des valeurs en fonction de la fréquence de collecte - Yearly task details template, Quarterly task details template, et ainsi de suite - avec une ligne distincte pour chaque valeur métrique.
À partir de ces feuilles, définissez les détails de l'affectation de chaque valeur si nécessaire :
- À partir de la feuille de fréquence de collecte de la valeur, recherchez sa ligne en fonction de la métrique et de toute valeur dimensionnelle personnalisée applicable.
- Dans la colonne Année de déclaration, indiquez l'année de programme de la valeur.
- Saisissez les détails d’affectation de la tâche dans les colonnes de la période de collecte respective ; par exemple, dans modèle d’approbateur/fournisseur trimestriel, les colonnes du premier trimestre se terminent par - T1.
Colonne Description Nom de la tâche Saisissez un nom unique permettant d'identifier la tâche de collecte de données de la valeur.
Conseil : S'il est laissé vide, le programme génère automatiquement un nom unique basé sur la métrique, la période de collecte et la valeur dimensionnelle de la valeur.
Fournisseur Sélectionnez le membre de l’espace de travail — ou la personne assignée — pour préparer la valeur. Conseil : Pour assigner plus d’un fournisseur , vous pouvez modifier la tâche par le biais de la métrique ou Find & ; replace pour ajouter des assignés supplémentaires.
Date du prestataire Saisissez la date d'échéance pour le fournisseur de données, au format AAAA-MM-JJ.Approbateur Entrez les membres - par nom complet ou par adresse électronique - pour approuver la valeur préparée.
- Pour qu'un seul membre approuve la valeur, saisissez son nom complet ou son adresse électronique.
-
Pour assigner plusieurs membres à approuver selon une date d’échéance commune, entrez leurs noms ou adresses e-mail sous forme de liste séparée par des virgules ; par exemple,
homer@org.com,marge@org.com,lisa@org.com
-
Pour affecter plusieurs membres à approuver via un flux de travail avec plusieurs étapes et échéances, séparez les approbateurs de chaque étape par une barre verticale (
|) ; par exemple :homer@org.com,marge@org.com|lisa@org.com
Date d'approbation Saisissez la date d'échéance pour les approbateurs de données, au format
AAAA-MM-JJ.Note : Si Approbateur de données répertorie plusieurs étapes d’approbation, entrez une barre verticale (
|) entre la date d’échéance de chaque étape.Instructions Saisissez des détails ou des conseils pour que le fournisseur et les approbateurs puissent accomplir leurs tâches.
Après avoir saisi toutes les valeurs et les tâches dans la section Bulk update, contactez votre CSM ou partenaire Workiva pour les ajouter aux mesures de votre programme.
Conseil : Le SMF crée une tâche distincte pour chaque valeur métrique en fonction des détails de son affectation. Si vous collectez les valeurs d'une mesure via le portail Workiva Tasks, vous pouvez combiner ses tâches qui ont les mêmes détails d'affectation en une seule tâche à partir de Sustainability Program.
Note : Il peut falloir 5 à 10 jours ouvrables pour que les valeurs et tâches apparaissent dans votre Programme. Merci de votre patience !
Étape 4. Gérer les tâches dans le programme
Une fois que votre CSM ou partenaire Workiva a mis à jour vos indicateurs avec leurs tâches de collecte de données, vous pouvez les gérer à partir de Sustainability Program si nécessaire.
Par exemple :
- Si vous collectez les valeurs d'une mesure via le portail Workiva Tasks, combinez leurs tâches pour une période de collecte en une seule tâche afin de rationaliser la collecte des données.
- Pour ajouter des assignés supplémentaires, éditez la tâche à travers la métrique ou Trouvez et remplacez.
- Envoyez des tâches aux assignés de la métrique ou du thème pour commencer la collecte de données sur leurs valeurs.
Pour en savoir plus, consultez le site Gérer les tâches métriques dans le programme de développement durable.