Surveiller un processus

Après avoir lancé votre processus, vous pourrez suivre l'état d'avancement de chaque action, apporter des modifications, annuler des actions individuelles, ou encore clôturer ou rouvrir l'ensemble du processus si nécessaire.

Note : Vous devez avoir le rôle d’espace de travail de l’éditeur pour pouvoir modifier un processus.

Si votre processus comporte des demandes de contenu, en savoir plus sur la surveillance des demandes de contenu dans un processus.

Si votre processus comporte des actions de certification, en savoir plus sur le contrôle des actions de certification dans un processus.

Note: Les calendriers Workiva, les fonctionnalités liées au calendrier (telles que l'utilisation des jours ouvrables dans les processus), les modèles de processus, les graphiques et les aperçus de suivi des processus, ainsi que la carte récapitulative des copies de processus ne sont actuellement disponibles que dans certaines de nos solutions Financial Reporting et Financial Services.

Dans l'onglet Process , vous pouvez voir :

Un panneau Overview montrant les détails du processus et d'autres informations
Graphiques montrant l'état d'avancement du processus en un coup d'œil
Une liste des actions du processus avec divers détails, tels que le statut de chaque action et Date d'échéance

Vous pouvez personnaliser votre vue de la liste des actions en ajoutant des filtres ou en utilisant les colonnes configurables. Cliquez sur le menu à trois points situé à côté d'un en-tête de colonne pour afficher les options de configuration de la colonne.

À partir de l'onglet Calendrier, vous pouvez facilement voir quand les actions du processus sont dues et suivre ces dates d'échéance par rapport à tout autre événement du calendrier qui a été ajouté via les paramètres du processus.

Note : Si le gestionnaire de processus (le propriétaire du processus qui démarre le processus) est supprimé de l'espace de travail avant la fin du processus, l'administrateur de l'espace de travail devra sélectionner un nouveau gestionnaire de processus et lui accorder les droits de propriétaire pour tous les fichiers du processus afin que celui-ci puisse se poursuivre.
Un administrateur d'espace de travail peut à tout moment modifier le gestionnaire de processus d'un processus en cours d'exécution dans les paramètres du processus .

Ajouter des actions ou des groupes supplémentaires

Vous pouvez toujours ajouter des actions ou des groupes supplémentaires, même après le lancement de votre processus.

Pour ajouter une action ou un groupe à partir de cette vue :

Cliquez sur Add dans la barre d'outils.
Sélectionnez un type d'action ou de groupe.
Saisissez les informations relatives à votre action ou à votre groupe.
Cliquez sur Add action ou Add group, et la nouvelle action ou le nouveau groupe démarrera selon l'ordre de démarrage Start order du processus (qui se trouve dans les paramètres du processus).

Modifier une action ou un groupe

Si votre processus comporte des demandes de contenu, en savoir plus sur la modification des demandes de contenu qui ont déjà commencé.

Si votre processus comporte des actions de certification, en savoir plus sur la modification des actions de certification qui ont déjà commencé.

Même si un processus est en cours, vous pouvez apporter des modifications aux actions ou aux groupes en utilisant le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe.

Pour modifier une action ou un groupe :

Cliquez sur le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe.
Sélectionnez Editer l'action ou Editer le groupe dans le menu.

Si vous modifiez une action, l'assigné et l'approbateur (le cas échéant) recevront des notifications par courrier électronique une fois que vous aurez enregistré vos modifications.

Pour modifier les balises, voir Catégoriser les actions à l'aide de balises.

Remarque : La modification de l'attributaire ou du lieu entraîne automatiquement la sélection de la case à cocher Redémarrer l'action lors de l'enregistrement. Ce redémarrage est obligatoire lors de la modification de l'attributaire ou de la localisation, mais il est facultatif pour toutes les autres modifications.

Redémarrer une action

Dans un processus déjà lancé, vous pouvez redémarrer les actions en cliquant sur le menu à trois points situé à côté de l'action et en sélectionnant Restart. Les assignés de l'action sont ainsi informés que leurs tâches ont été relancées.

Note : Vous ne pourrez pas relancer des actions dans un processus fermé.

Annuler une action

Si vous n'avez plus besoin d'une action dans votre processus actuel et qu'elle n'est pas encore terminée, vous pouvez l'annuler en cliquant sur le menu à trois points situé à côté de l'action et en sélectionnant Cancel. Cette opération annule l'action et en informe les éventuels cessionnaires. L'action annulée restera visible dans les rapports d'état du processus.

Supprimer une action

Si vous souhaitez supprimer complètement une action ou un groupe d'actions du processus et des rapports d'état, même si l'action a déjà été réalisée, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe et en sélectionnant Supprimer l'action ou Supprimer le groupe. Si les actions sont déjà en cours, cela les annulera et en informera les éventuels ayants droit. Quel que soit leur statut, les actions seront supprimées des rapports sur l'état d'avancement du processus. Les activités associées aux actions supprimées resteront dans le rapport d'activité du processus.

Fermer un processus

Vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez clôturer le processus en cliquant sur Settings dans la barre d'outils pour ouvrir les process settings. Dans le champ Close process:

Sélectionnez Automatically si vous souhaitez fermer automatiquement le processus une fois que toutes les actions sont terminées ou annulées (valeur par défaut).
Sélectionnez Manually si vous souhaitez que le propriétaire du processus ferme manuellement le processus lorsqu'il est prêt.

Ce paramètre peut être modifié à tout moment, même si le processus a déjà commencé.

Quelle que soit l'option choisie, le responsable du processus peut clôturer manuellement le processus même si des actions sont encore incomplètes. Cela annulera ces actions incomplètes et empêchera l'envoi de nouvelles tâches.

Après la fermeture automatique ou manuelle d'un processus, il peut être rouvert si nécessaire.

Note: Si vous souhaitez supprimer un fichier de processus qui a déjà été lancé à partir de Home ou Files, vous devez d'abord fermer le processus.

Remarque : La fermeture d'un processus ne réinitialise pas les autorisations de fichiers pour les tâches qui ont déjà été envoyées. Toutefois, si un collaborateur s'est vu accorder le droit d'édition pour une demande de contenu qui a déjà été envoyée, son niveau d'autorisation est réaffecté à Aucun.

Rouvrir un processus

Si vous souhaitez rouvrir un processus fermé afin de pouvoir continuer à ajouter ou à modifier des actions ou des groupes, cliquez sur Réouvrir le processus dans la barre d'outils. Les actions qui ont déjà été annulées ou achevées ne seront pas automatiquement relancées.

Contrôler tous les processus depuis le domicile

La liste Processes dans Home est un moyen utile de surveiller l'état de plusieurs processus à la fois. Cette liste vous indique tous les processus pour lesquels vous disposez au moins des droits de visualisation. Seuls les processus démarrés sont affichés.

monitor process page.png

Les informations suivantes s'affichent pour chaque processus :

Nom du processus : Titre du processus
Créé par : L'utilisateur qui a lancé le processus
Démarré : Date de démarrage du processus
Échéance : Date d'échéance du processus
Fermé : Date de clôture du processus
Statut : Quel pourcentage des actions du processus se trouve dans chaque catégorie de statut ?

Dans cette liste, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant situé à côté d'un processus :

Accéder au processus
Envoyer des rappels
Visualiser l'activité du processus
Mise à jour des paramètres du processus
Afficher les permissions

go to process.png

Trier et filtrer la liste des processus

Vous pouvez trier et filtrer la liste des processus pour trouver plus facilement ce que vous cherchez :

Trier

Par défaut, la liste est triée en commençant par le dernier processus lancé. Vous pouvez changer cela en cliquant sur un titre de colonne pour trier par ordre croissant. Cliquez à nouveau sur l'intitulé pour trier par ordre décroissant. Vous pouvez trier la liste à l'aide des en-têtes de colonne Nom du processus, Démarré, et Dû.
Filtrer

Vous pouvez filtrer la liste par statut de processus en cliquant sur l'icône Filter et en sélectionnant un statut.
Rechercher

Vous pouvez trouver plus facilement un processus en tapant tout ou partie de son nom dans le champ de recherche.