Au cours du processus de révision, vous pouvez marquer les pièces jointes pour noter les demandes et les approbations.
Actuellement, vous pouvez marquer les types de fichiers suivants :
- .docx
- .xlsx
Ouvrir une pièce jointe
Pour marquer une pièce jointe, vous devez ouvrir une pièce jointe existante dans Workiva. En savoir plus sur télécharger des pièces jointes.
Pour ouvrir le visualiseur de balises :
- Dans le panneau Pièces jointes, cliquez sur la flèche à côté d'une pièce jointe.
- Sélectionnez Ouvrir dans Markup Viewer .
Votre pièce jointe s'ouvre dans un nouvel onglet.
Utiliser la barre d’outils Marques de révision
La barre d'outils Marquage vous permet d'ajouter des dessins, des symboles, des tampons et du texte à votre pièce jointe.
Vous pouvez ajouter des lignes et des formes en utilisant les icônes de la barre d'outils.
Pour modifier la couleur de remplissage ou de contour de la forme, utilisez les menus déroulants.
Pour ajouter du texte, sélectionnez l'outil Text et cliquez dans votre document pour ajouter une zone de texte. Vous pouvez modifier la taille ou la couleur de la police à partir des menus déroulants.
Vous pouvez ajouter différentes icônes, comme des symboles d'attache et des signets, à partir des options de la barre d'outils.
Vous pouvez utiliser la touche tilde pour continuer à ajouter la même balise dans votre pièce jointe. Sélectionnez une option de marquage dans la barre d'outils, maintenez la touche tilde (~) de votre clavier et cliquez sur le fichier joint pour insérer plusieurs marquages.
Pour marquer votre pièce jointe comme approuvée ou révisée, vous pouvez ajouter un tampon . Sélectionnez une option dans le menu pour ajouter automatiquement votre cachet à la première page de votre pièce jointe.
Votre nom d'utilisateur et la date sont automatiquement ajoutés à ce timbre. Ajustez la taille de votre timbre pour voir toutes les informations incluses.
Pour supprimer un élément, sélectionnez-le et cliquez sur Remove ou appuyez sur BACKSPACE sur votre clavier.
Utilisez le panneau des pièces jointes sur le côté gauche du visualiseur de balisage pour basculer entre les fichiers joints à votre document sans revenir au document principal.
Exporter des pièces jointes avec marquage
Après avoir annoté votre document, vous pouvez exporter votre pièce jointe avec l'annotation incluse.
Pour exporter une pièce jointe individuelle :
- Dans le panneau Pièces jointes de votre document principal, cliquez sur la flèche à côté de la pièce jointe.
- Sélectionner Télécharger.
- Choisissez une option :
- L'original télécharge le fichier sans balises.
- En tant que PDF avec balises inclut le contenu de vos balises.
- Zip (original, PDF) télécharge une copie de votre fichier original et du PDF annoté dans un seul dossier.
Pour exporter plusieurs pièces jointes :
- Dans le panneau Pièces jointes de votre document principal ou dans le visualiseur de balisage, cliquez sur Exporter les pièces jointes .
- Indiquez si vous souhaitez inclure toutes les pièces jointes ou uniquement la section actuelle.
- Pour exporter des marques de révision avec vos pièces jointes, cochez la case Inclure les marques de révision.
- Indiquez si vous souhaitez inclure des copies de vos fichiers originaux :
- Si vous souhaitez inclure une copie originale de tous vos fichiers, sélectionnez Pour toutes les pièces jointes.
- Si vous souhaitez inclure une seule copie de chaque fichier, sélectionnez Uniquement pour les pièces jointes sans marque de révision. Votre dossier contiendra une version de chaque pièce jointe : un PDF avec des marques de révision pour toutes les pièces jointes avec des marques de révision ou le fichier original si votre pièce jointe ne contient pas de marque de révision.