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Les fichiers de processus vous permettent d’automatiser un flux de travail en assignant des tâches et en demandant des approbations, le tout en un seul endroit. Dans cet article, vous apprendrez à créer un processus et à y ajouter des actions. 

Note : Vous devez avoir le rôle d’espace de travail de l’éditeur pour créer un processus.

Note: Les calendriers Workiva, les fonctionnalités liées au calendrier (telles que l'utilisation des jours ouvrables dans les processus), les modèles de processus, les graphiques et les aperçus de suivi des processus, ainsi que la carte récapitulative des copies de processus ne sont actuellement disponibles que dans certaines de nos solutions Financial Reporting et Financial Services.

 

Créer un processus

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Avant d'attribuer vos tâches, vous devez créer un fichier de processus.

Note : si plusieurs collaborateurs peuvent modifier un processus, un seul utilisateur à la fois peut effectuer des modifications. Si plusieurs utilisateurs modifient un processus en même temps, il se peut que certaines mises à jour ne soient pas enregistrées.

Pour créer un processus :

1. Dans la plateforme Workiva, cliquez sur Create. Dans le menu, cliquez sur Process et sélectionnez Process.

2. Dans les paramètres du processus, sous l'onglet General:

   • Saisissez le nom du processus .
   • Sélectionnez l'ordre de démarrage :
     • Tout à la fois démarre toutes les actions dès que vous démarrez votre processus
     • Une à la fois attend que la première action du processus soit terminée avant de commencer la suivante.
     • Manual vous permet de lancer manuellement chaque action une fois que vous avez démarré votre processus
   • Choisissez la manière dont vous souhaitez fermer votre processus (les processus fermés peuvent être rouverts si nécessaire). Ce paramètre peut être modifié à tout moment lorsqu'un processus est en cours.
     • Sélectionnez Automatiquement pour fermer automatiquement le processus une fois que toutes les actions sont terminées ou annulées.
     • Sélectionnez Manuellement pour que le processus reste ouvert et modifiable jusqu’à ce que le propriétaire du processus le ferme manuellement.
   • Modifier le fichier de processus Permissions pour contrôler qui est propriétaire du processus ou qui peut le modifier ou le visualiser.

   

3. Dans les paramètres du processus, sous l'onglet Calendar:

   • Ajouter des calendriers existants (ex : un calendrier des congés professionnels) pour voir leurs événements dans le calendrier du processus. Il est ainsi plus facile de suivre les dates d’échéance des tâches par rapport aux événements pertinents du calendrier.
   • Si vous fixez généralement les dates d'échéance de vos tâches en fonction d'un calendrier spécifique (ex : vous avez une tâche qui doit être terminée le 5e jour ouvrable d'un cycle de deux semaines), configure les jours ouvrables pour faciliter la mise à jour de ces dates d'échéance en cas de modification du calendrier ou si vous devez réutiliser ce processus à l'avenir.
   • Définissez Premier jour ouvrable et Dernier jour ouvrable.
   • Définissez les jours ouvrables habituels.
   • Ajoutez d’autres exceptions en cliquant sur le bouton Add exception ou en faisant défiler les dates du calendrier vers la droite. Par exemple, si vos jours de travail habituels vont du lundi au vendredi, mais que votre entreprise a un jour de congé le vendredi, ajoutez cette date en tant qu’exception.
   • Examinez le calendrier ci-contre pour vous assurer que vos configurations sont correctes. Les dates non ombrées indiquent les jours ouvrables, tandis que les dates ombrées indiquent les jours de congé. Les chiffres encerclés indiquent le n-ième jour ouvrable de votre emploi du temps.

   

4. Si vous avez l'intention d'ajouter des actions de certification à votre processus, veillez à revoir les paramètres de certification sous l'onglet Certifications.
5. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez maintenant commencer à construire votre processus.

Conseil : Vous pouvez utiliser des modèles de processus pour accélérer la construction ! Cliquez sur Explorer les modèles, sélectionnez le modèle approprié à vos besoins et cliquez sur Appliquer le modèle pour ajouter rapidement des actions prédéfinies. Vous pouvez ensuite modifier les actions à partir de là.

 

Ajouter une action ou un groupe

Après avoir créé votre processus, vous pouvez ajouter votre première action à partir du bouton Add action dans la barre d'outils. Il existe quatre types d’actions :

• Tâches informe les utilisateurs d'une tâche à accomplir
• Demandes de contenu sont des tâches attachées à une section spécifique d'un fichier, accordant automatiquement à l'utilisateur sélectionné l'autorisation d'ajouter son contenu. En savoir plus sur l'ajout de demandes de contenu aux processus.
• Certifications sont des tâches spécifiques à l'envoi de lettres à signer. En savoir plus sur l'ajout d'actions de certification aux processus.
• Les Certifications en bloc permettent d’envoyer des copies d’une même lettre à plusieurs personnes à la fois. Une action de certificat distincte pour chaque personne assignée sera ajoutée au processus.

Après avoir ajouté une action, remplissez les champs dans le panneau de droite Action details. Chaque action doit inclure les informations suivantes :

• Titre : Le nom de l'action
• Affecté à : L'assigné qui doit accomplir la tâche

Vous pouvez également ajouter :

• Date d'échéance (facultatif) : Il s'agit de la date à laquelle l'assigné doit avoir terminé la tâche. Si des jours ouvrables ont été configurés dans les paramètres du processus, vous pouvez également définir la date d'échéance en saisissant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez fixer la date d'échéance au 10e jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
• Rappels à l'attributaire: Vous pouvez utiliser le système par défaut, choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
• Approbation par (facultatif) : L'approbateur qui approuvera le contenu du cessionnaire ou le renverra pour qu'il soit retravaillé.
• Date limite d'approbation (facultatif) : Il s'agit de la date à laquelle l'approbateur doit approuver la tâche. Si des jours ouvrables ont été configurés dans les paramètres du processus, vous pouvez également définir la date d'échéance de l'approbation en entrant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez définir la date d'échéance de l'approbation au 5ème jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
• Rappels de l'approbateur: Si vous ajoutez un approbateur, vous pouvez personnaliser les rappels de l'approbateur. Vous pouvez utiliser le système par défaut, choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
• Fichier (facultatif pour une tâche ) : Le fichier où le contenu est nécessaire
• Section (facultatif pour une tâche ) : La section spécifique du fichier où le contenu est nécessaire
• Instructions (facultatif) : Toute information supplémentaire nécessaire à l'accomplissement de la tâche
• Tags (optionnel) : Informations d'identification de l'action à l'aide d'une catégorie et d'une valeur (ex : Priorité : Faible)

Vous pouvez également ajouter des groupes à partir du bouton Add pour contrôler l'ordre de démarrage des actions au sein du groupe :

• Saisissez le titre du groupe.
• Sélectionnez l'ordre de démarrage :
  • Tout à la fois démarre toutes les actions du groupe dès que le groupe démarre
  • Un à la fois commence les actions du groupe un à la fois dès que le groupe démarre
  • Manual vous permet de démarrer manuellement chaque action du groupe une fois que le groupe a démarré

Par exemple, si vous avez un processus dont les actions démarrent toutes en même temps par défaut, mais que vous avez un ensemble d'actions que vous voulez démarrer manuellement, vous pouvez ajouter ces actions à un groupe et définir l'ordre de démarrage du groupe sur Manuel.

 

Créer un processus via un fichier

Vous pouvez également créer un processus en téléchargeant un fichier (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) contenant les détails des actions :

1. Dans la plateforme Workiva, cliquez sur Create. Dans le menu, cliquez sur Process et sélectionnez Process from file.

2. Téléchargez un fichier (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) contenant les détails de vos actions de traitement. Vous pouvez cliquer sur Télécharger le modèle, remplir les colonnes suivantes avec les valeurs appropriées pour chaque action de traitement, puis télécharger ce fichier.

   • Type (obligatoire) : Cette colonne n'accepte que les valeurs "Task", "Content Request" ou "Certification".
   • Titre (obligatoire) : Titre de l'action du processus
   • Attribué à (obligatoire) : Nom ou adresse électronique de l'attributaire
   • Date d'échéance: La date d'échéance de l'action pour le cessionnaire dans le format AAAAMMJJ (Ex : Pour le 21 mars 2026, entrez "20260321")
   • Approbation par: Nom ou courriel de l'approbateur
   • Date d'échéance de l'approbation: La date d'échéance de l'approbation de l'action pour l'approbateur dans le format AAAAMMJJ (Ex : Pour le 21 mars 2026, entrez "20260321")
   • Fichier (requis pour les demandes de contenu) : Le nom du fichier Workiva dans lequel l'action doit être effectuée
   • Section (obligatoire pour les demandes de contenu) : Le nom de la section du fichier Workiva dans laquelle l'action doit être accomplie
   • Instructions: Toute information supplémentaire nécessaire pour compléter l'action

   Un fichier suivant le modèle ressemble à ceci :

3. Si vous utilisez votre propre fichier, il se peut que les noms des colonnes soient différents de ceux du modèle. Par exemple, votre fichier peut utiliser "Nom" pour les noms d'action, alors que le modèle utilise "Titre". Sélectionnez la ligne de votre fichier qui contient les noms des colonnes et cliquez sur Confirmez la sélection et continuez. Si votre fichier n'a pas de noms de colonnes, cliquez sur Le fichier n'a pas de noms de colonnes.
4. Passez en revue la correspondance des colonnes. Par exemple, si votre fichier utilise "Nom" pour les noms d'action, cette colonne "Nom" sera mise en correspondance avec notre colonne "Titre". Cela signifie que les valeurs sous "Nom" seront importées en tant que valeurs sous "Titre" dans le fichier de processus Workiva afin de correspondre aux exigences de notre système et de réduire les erreurs. Après avoir vérifié la correspondance des colonnes, cliquez sur Confirmer la correspondance et continuer.
   
5. Examinez les modifications suggérées par AI pour nettoyer les données de votre fichier, puis cliquez sur Continuer.
6. Examinez le fichier mis à jour et les éventuelles erreurs détectées.
7. Cliquez sur Terminer. Cliquez ensuite sur Create process pour commencer à créer un processus à partir des informations contenues dans le fichier.

Une fois votre processus créé, assurez-vous que vos actions sont correctement configurées et que les paramètres du processus sont corrects avant de lancer le processus.

 

Déplacer une action ou un groupe

Pour modifier l'ordre de vos actions ou groupes, cliquez sur le menu à trois points situé à côté d'une action ou d'un groupe, et utilisez les actions Move up ou Move down. Vous pouvez également déplacer une action vers un groupe en utilisant l'action Move to group.

Pour déplacer plusieurs actions et/ou groupes en une seule fois, sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes et utilisez la liste déroulante Move.

 

Dupliquer une action ou un groupe

Pour dupliquer des actions ou des groupes, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe, puis sélectionnez Dupliquer l'action ou Dupliquer le groupe, respectivement. L'action ou le groupe dupliqué sera placé directement sous l'action ou le groupe d'origine.

 

Actions de modification en bloc

Vous pouvez modifier différents champs pour plusieurs actions à la fois. Sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes d'actions à modifier, cliquez sur le menu déroulant Editer les actions et sélectionnez le champ à modifier.

Pour en savoir plus sur l'édition en bloc d'actions dans un processus.

Si votre processus comporte des actions de certification, en savoir plus sur la modification en bloc des actions de certification dans un processus.

 

Supprimer une action ou un groupe

Pour supprimer une action ou un groupe du processus, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe, puis sélectionnez Supprimer l'action ou Supprimer le groupe, respectivement.

Pour supprimer plusieurs actions et/ou groupes en une seule fois, sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes et cliquez sur Delete.

 

Examinez votre processus avant de l'entamer

Pour garantir le bon déroulement de la procédure, nous vous recommandons d'effectuer les opérations suivantes avant d'entamer le processus :

• Passez en revue les paramètres de votre processus. Une fois que vous aurez lancé votre processus, vous ne pourrez plus modifier les paramètres suivants : Start order, your Business days configuration (vous ne pouvez modifier que Last business day), et the certifications Automatic approval setting.
• Vérifiez l'état de votre processus en cliquant sur Check for issues dans le panneau de gauche. Cela permet de signaler des problèmes, tels que des tâches pour lesquelles il manque des informations requises ou des tâches dont la date d'échéance est déjà dépassée, afin de vous aider à les résoudre plus rapidement.
  
• Vérifiez que toutes les actions et leurs détails sont corrects en exportant toutes les actions du processus dans un fichier CSV.

 

Démarrer votre processus

Après avoir créé votre processus, cliquez sur Start process dans la barre d'outils. Le lancement d'un processus déclenche vos actions en fonction de l'ordre de lancement de votre processus, et chaque personne assignée reçoit un courrier électronique contenant un lien qui lui permet de visualiser sa tâche.

Note : Seul un propriétaire de processus peut démarrer le processus (ce propriétaire de processus deviendra le gestionnaire de processus). En outre, si une action du processus contient des fichiers attribués, le propriétaire du processus doit disposer des autorisations de propriétaire pour ces fichiers afin de lancer le processus.

 

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