Créer un processus

Les fichiers de processus vous permettent d’automatiser un flux de travail en assignant des tâches et en demandant des approbations, le tout en un seul endroit. Dans cet article, vous apprendrez à créer un processus et à y ajouter des actions.

Remarque : vous devez disposer du rôle « Espace de travail Éditeur » pour pouvoir créer un processus.

Remarque : les calendriers Workiva, les fonctionnalités liées aux calendriers (telles que l'utilisation des jours ouvrés dans les processus), les modèles de processus, les graphiques et analyses de suivi des processus, ainsi que la fiche récapitulative de copie de processus ne sont actuellement disponibles que dans certaines de nos solutions de reporting financier et de services financiers.

Avant d'attribuer vos tâches, vous devez créer un fichier de processus.

Remarque : bien que plusieurs collaborateurs puissent modifier un processus, un seul utilisateur à la fois peut effectuer des modifications. Si plusieurs utilisateurs modifient un processus en même temps, il se peut que certaines mises à jour ne soient pas enregistrées.

Pour créer un processus :

Dans la plateforme Workiva, cliquez sur « Créer ». Dans le menu, cliquez sur « Traiter » puis sélectionnez « Traiter ».
Dans les paramètres du processus, sous l'onglet « Général » :
- Saisissez le nom du processus .
- Sélectionnez l'ordre de démarrage :
  - L'option « Tout en même temps » lance toutes les actions dès que vous démarrez votre processus
  - Le mode « un par un » attend que la première action du processus soit terminée avant de lancer la suivante
  - Le mode manuel vous permet de lancer manuellement chaque action une fois que vous avez démarré votre processus.
- Choisissez la manière dont vous souhaitez fermer votre processus (les processus fermés peuvent être rouverts si nécessaire). Ce paramètre peut être modifié à tout moment lorsqu'un processus est en cours.
  - Sélectionnez « Automatiquement » pour fermer automatiquement le processus une fois que toutes les actions ont été effectuées ou annulées.
  - Sélectionnez « Manuellement » pour que le processus reste ouvert et modifiable jusqu'à ce que son responsable le clôture manuellement.
- Modifiez les droits d'accès du fichier de processus pour contrôler qui en est le propriétaire, qui peut le modifier ou qui peut le consulter.
Dans les paramètres du processus, sous l'onglet « Calendrier » :
- Ajoutez des calendriers existants (par exemple, un calendrier des jours fériés) pour afficher leurs événements dans le calendrier du processus. Il est ainsi plus facile de suivre les dates d’échéance des tâches par rapport aux événements pertinents du calendrier.
- Si vous définissez généralement les dates d'échéance de vos tâches en fonction d'un calendrier spécifique (par exemple : vous avez une tâche qui doit être terminée au plus tard le 5e jour ouvré d'un cycle de deux semaines), configurez les jours ouvrés afin de faciliter la mise à jour de ces dates d'échéance en cas de modification du calendrier ou si vous devez réutiliser ce processus à l'avenir.
- Définissez le premier jour ouvrable et le dernier jour ouvrable .
- Définissez les jours ouvrables habituels.
- Ajoutez des exceptions à l'aide du bouton « Ajouter une exception » ou en sélectionnant les dates sur le calendrier situé à droite. Par exemple, si vos jours de travail habituels vont du lundi au vendredi, mais que votre entreprise a un jour de congé le vendredi, ajoutez cette date en tant qu’exception.
- Examinez le calendrier ci-contre pour vous assurer que vos configurations sont correctes. Les dates non ombrées indiquent les jours ouvrables, tandis que les dates ombrées indiquent les jours de congé. Les chiffres encerclés indiquent le n-ième jour ouvrable de votre emploi du temps.
Si vous prévoyez d'ajouter des actions de certification à votre processus, veillez à vérifier les paramètres de certification dans l'onglet « Certifications ».
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez désormais commencer à mettre en place votre processus.

Astuce : vous pouvez peut-être utiliser des modèles de processus pour accélérer la création ! Cliquez sur « Explorer les modèles », sélectionnez le modèle adapté à vos besoins, puis cliquez sur « Appliquer le modèle » pour ajouter rapidement des actions prédéfinies. Vous pouvez ensuite modifier les actions à partir de là.

Ajouter une action ou un groupe

Une fois votre processus créé, vous pouvez ajouter votre première action en cliquant sur le bouton « Ajouter une action » dans la barre d'outils. Il existe quatre types d’actions :

Les tâches informent les utilisateurs d'une mission à accomplir
Les demandes de contenu sont des tâches associées à une section spécifique d'un fichier, qui accordent automatiquement à l'utilisateur sélectionné l'autorisation d'y ajouter son contenu. En savoir plus sur l'ajout de demandes de contenu aux processus.
Les certifications sont des tâches destinées spécifiquement à l'envoi de lettres à faire signer. En savoir plus sur l'ajout d'actions de certification aux processus.
Les envois groupés permettent d'envoyer simultanément des copies d'une même lettre à plusieurs destinataires. Une action de certificat distincte pour chaque personne assignée sera ajoutée au processus.

Après avoir ajouté une action, remplissez les champs du panneau de droite « Détails de l'action ». Chaque action doit inclure les informations suivantes :

Titre : Le nom de l'action
Attribué à : la personne à qui la tâche doit être confiée

Vous pouvez également ajouter :

Date d'échéance (facultative) : il s'agit de la date à laquelle le responsable doit avoir terminé la tâche. Si les jours ouvrés ont été configurés dans les paramètres du processus , vous pouvez également définir la date d'échéance en saisissant le numéro du jour ouvré (par exemple : vous pouvez fixer la date d'échéance au 10e jour ouvré du calendrier de l'entreprise).
Rappels aux bénéficiaires : vous pouvez utiliser les paramètres par défaut du système, choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus d'informations, consultez la section « Envoyer des rappels » dans « Processus ».
Approbation par (facultatif) : la personne chargée d'approuver le contenu du destinataire ou de le renvoyer pour modification
Date limite d'approbation ( facultatif) : date avant laquelle le responsable doit approuver la tâche. Si les jours ouvrés ont été configurés dans les paramètres du processus , vous pouvez également définir la date limite d'approbation en saisissant le numéro du jour ouvré (par exemple : vous pouvez fixer la date limite d'approbation au 5e jour ouvré du calendrier de l'entreprise).
Rappels destinés aux validateurs : si vous ajoutez un validateur, vous pouvez personnaliser les rappels qui lui sont destinés. Vous pouvez utiliser les paramètres par défaut du système, choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus d'informations, consultez la section « Envoyer des rappels » dans « Processus ».
Fichier (facultatif pour une tâche ) : le fichier dans lequel le contenu doit être inséré
Section (facultative pour une tâche ) : la section spécifique du fichier dans laquelle le contenu doit figurer
Instructions (facultatives) : toute information supplémentaire nécessaire à la réalisation de la tâche
Balises (facultatif) : informations permettant d'identifier l'action à l'aide d'une catégorie et d'une valeur (ex. : Priorité : Faible)

Vous pouvez également ajouter des groupes à l'aide du bouton « Ajouter » afin de contrôler l'ordre d'exécution des actions au sein du groupe :

Saisissez le titre du groupe.
Sélectionnez l'ordre de démarrage :
- L' option « Tout en même temps » lance toutes les actions du groupe dès que celui-ci démarre
- « Un par un » lance les actions au sein du groupe une par une dès que celui-ci démarre.
- Le mode « Manuel » vous permet de lancer manuellement chaque action du groupe une fois que celui-ci a démarré.

Par exemple, si vous disposez d'un processus dont les actions démarrent toutes en même temps par défaut, mais que vous souhaitez lancer manuellement certaines d'entre elles, vous pouvez ajouter ces actions à un groupe et définir l'ordre de démarrage de ce groupe sur « Manuel ».

Créer un processus à partir d'un fichier

Vous pouvez également créer un processus en téléchargeant un fichier (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) contenant les détails des actions :

Dans la plateforme Workiva, cliquez sur « Créer ». Dans le menu, cliquez sur « Traiter » puis sélectionnez « Traiter à partir d'un fichier ».
Importez un fichier (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) contenant les détails des actions de votre processus. Vous pouvez cliquer sur « Télécharger le modèle », remplir les colonnes suivantes avec les valeurs appropriées pour chaque action du processus, puis importer ce fichier.
- Type ( obligatoire) : cette colonne n'accepte que les valeurs « Tâche », « Demande de contenu » ou « Certification ».
- Titre ( obligatoire) : Titre de l'action de processus
- Destinataire ( obligatoire) : nom ou adresse e-mail du destinataire
- Date d'échéance : date d'échéance de l'action pour le destinataire, au format AAAAMMJJ (ex. : pour le 21 mars 2026, saisir « 20260321 »)
- Approuvé par : Nom ou adresse e-mail de la personne chargée de l'approbation
- Date limite d'approbation : date limite d'approbation de l'action pour le responsable de l'approbation, au format AAAAMMJJ (ex. : pour le 21 mars 2026, saisir « 20260321 »)
- Fichier ( obligatoire pour les demandes de contenu) : nom du fichier Workiva dans lequel l'action doit être effectuée
- Section ( obligatoire pour les demandes de contenu) : nom de la section du fichier Workiva dans laquelle l'action doit être effectuée
- Instructions : Toute information supplémentaire nécessaire pour mener à bien cette action
Voici à quoi ressemble un fichier conforme à ce modèle :
Si vous utilisez votre propre fichier, il se peut que les noms de colonnes de celui-ci diffèrent de ceux figurant dans le modèle. Par exemple, votre fichier peut utiliser « Nom » pour désigner les noms d'actions, alors que le modèle utilise « Titre ». Sélectionnez la ligne de votre fichier qui contient les noms des colonnes, puis cliquez sur « Confirmer la sélection et continuer ». Si votre fichier ne comporte pas de noms de colonnes, cliquez sur « Le fichier ne comporte pas de noms de colonnes ».
Vérifiez la correspondance des colonnes. Par exemple, si votre fichier utilise « Nom » pour désigner les noms d'actions, cette colonne « Nom » sera mise en correspondance avec notre colonne « Titre ». Cela signifie que les valeurs figurant sous « Nom » seront importées en tant que valeurs sous « Titre » dans le fichier de processus Workiva, afin de respecter les exigences de notre système et de réduire les erreurs. Après avoir vérifié la correspondance des colonnes, cliquez sur « Confirmer la correspondance et continuer ».
Passez en revue les modifications suggérées par l'IA pour nettoyer les données de votre fichier, puis cliquez sur « Continuer ».
Vérifiez le fichier mis à jour et les éventuelles erreurs détectées.
Cliquez sur « Terminer ». Cliquez ensuite sur « Créer un processus » pour lancer la création d'un processus à partir des informations contenues dans le fichier.

Une fois votre processus créé, assurez-vous que vos actions sont correctement configurées et que les paramètres du processus sont corrects avant de lancer celui-ci.

Déplacer une action ou un groupe

Pour modifier l'ordre de vos actions ou de vos groupes, cliquez sur le menu à trois points situé à côté d'une action ou d'un groupe, puis utilisez les commandes « Monter » ou « Descendre ». Vous pouvez également déplacer une action vers un groupe à l'aide de l'action « Déplacer vers un groupe ».

Pour déplacer plusieurs actions et/ou groupes en même temps, sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes, puis utilisez le menu déroulant « Déplacer ».

Dupliquer une action ou un groupe

Pour dupliquer des actions ou des groupes, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe, puis sélectionnez respectivement « Dupliquer l'action » ou « Dupliquer le groupe ». L'action ou le groupe dupliqué sera placé directement sous l'action ou le groupe d'origine.

Actions de modification en bloc

Vous pouvez modifier différents champs pour plusieurs actions à la fois. Sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes d'actions à modifier, cliquez sur le menu déroulant « Modifier les actions », puis sélectionnez le champ que vous souhaitez modifier.

En savoir plus sur les actions de modification groupée dans un processus .

Si votre processus comporte des actions de certification, découvrez comment modifier en bloc ces actions dans un processus .

Supprimer une action ou un groupe

Pour supprimer une action ou un groupe du processus, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de l'action ou du groupe, puis sélectionnez respectivement « Supprimer l'action » ou « Supprimer le groupe ».

Pour supprimer plusieurs actions et/ou groupes en même temps, sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes, puis cliquez sur « Supprimer ».

Vérifiez votre procédure avant de la mettre en œuvre

Pour garantir le bon déroulement de votre procédure, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes avant de la lancer :

Vérifiez les paramètres de votre processus . Une fois le processus lancé, vous ne pourrez plus modifier les paramètres suivants : l'ordre de démarrage , votre configuration des jours ouvrables (vous ne pouvez modifier que le « Dernier jour ouvré »), et Paramètre d'approbation automatique des certifications.
Vérifiez l'état de votre processus en cliquant sur « Vérifier les problèmes » dans le panneau de gauche. Cela mettra en évidence certains problèmes, tels que les tâches pour lesquelles des informations obligatoires manquent ou dont la date d'échéance est déjà dépassée, afin de vous aider à les résoudre plus rapidement.
Vérifiez que toutes les actions et leurs détails sont corrects en exportant toutes les actions du processus sous forme de fichier CSV .

Démarrer votre processus

Une fois votre processus créé, cliquez sur « Démarrer le processus » dans la barre d'outils. Le lancement d'un processus déclenchera vos actions conformément à l'ordre de démarrage défini pour ce processus, et chaque destinataire recevra un e-mail contenant un lien lui permettant de consulter sa tâche.