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L’utilisation de pièces jointes vous permet de lier des fichiers extérieurs à la plateforme Workiva directement dans vos documents.

Joindre un fichier à un texte

Pour joindre un fichier à un document :

1. Sélectionnez le texte auquel vous souhaitez joindre un fichier.
2. Dans le panneau Pièces jointes , cliquez sur l’icône Charger le fichier .
3. Choisissez un fichier.
4. Cliquez sur Ouvrir.

Après avoir chargé une pièce jointe, vous pouvez créer des références supplémentaires à celle-ci dans votre document :

1. Sélectionnez du texte dans votre document.
2. Recherchez le fichier dans le panneau Pièces jointes et cliquez sur la flèche.
3. Choisissez Ajouter une référence.

Le nombre à côté du nom du fichier indique le nombre de fois que la pièce jointe est référencée dans votre document. 

Les surlignements orange clair dans le texte indiquent une pièce jointe. S’il y a plusieurs références, la sélection d’une référence dans le panneau Pièces jointes met en évidence le texte associé.

Chaque pièce jointe comporte également une étiquette. Cliquez sur l’étiquette et faites-la glisser pour la déplacer sur la page.

Pour modifier le texte de l’étiquette, renommez votre pièce jointe dans le panneau Pièces jointes. Vous pouvez renommer la pièce jointe pour modifier toutes les étiquettes ou seulement une référence spécifique.

Utiliser des espaces réservés

Vous pouvez enregistrer un emplacement pour les futures pièces jointes dans votre document à l’aide d’espaces réservés. Les espaces réservés et leurs références apparaissent dans le panneau Pièces jointes, où vous pouvez charger un fichier à tout moment.

Pour ajouter un espace réservé à votre document :

1. Sélectionnez le texte auquel vous souhaitez attacher un espace réservé.
2. Dans le panneau Pièces jointes, cliquez sur la flèche située à côté de l’icône Charger .
3. Sélectionnez Créer un espace réservé.

Les espaces réservés fonctionnent comme des pièces jointes normales. Vous pouvez renommer ou ajouter des références supplémentaires en cliquant sur la flèche à côté du nom de l’espace réservé. Lorsque vous êtes prêt à charger la pièce jointe, sélectionnez Charger le fichier dans le menu.

Modifier des pièces jointes

Utilisez le menu du panneau Pièces jointes pour modifier votre fichier, notamment en renommant, supprimant et remplaçant les pièces jointes existantes. Utilisez l’option Ouvrir dans la visionneuse de marques de révision pour ajouter des marques de révision à n’importe quelle pièce jointe. En savoir plus sur l’ajout de marques de révision à une pièce jointe. 

Note : Les éditeurs et les responsables ont accès à toutes les options de pièce jointe. Les lecteurs ne bénéficient d’un accès que pour Ouvrir et Télécharger les pièces jointes.

Vous pouvez utiliser les icônes Développer et Réduire pour afficher ou masquer les informations de référence de chaque pièce jointe. 

Utilisez les options Filtrer pour afficher les pièces jointes de l’ensemble de votre document ou uniquement de la section sélectionnée. Les chiffres en regard de chaque option indiquent le nombre de pièces jointes qui seront filtrées.

Verrouiller une pièce jointe

Pour empêcher toute mise à jour d’une pièce jointe existante, vous pouvez verrouiller l’édition pour une pièce jointe sélectionnée. 

Pour verrouiller une pièce jointe :

1. Cliquez sur la flèche en regard de votre pièce jointe.
2. Sélectionnez Verrouiller l’édition dans le menu. 

Le verrouillage d’une pièce jointe empêche qu’elle soit renommée, remplacée, supprimée ou ramenée à un espace réservé. Bien que vous puissiez toujours l’ouvrir dans la Visionneuse de marques de révision, vous ne pourrez pas ajouter ni modifier de marques de révision.

Pour déverrouiller une pièce jointe, sélectionnez Déverrouiller l’édition dans le menu ou sélectionnez Déverrouiller dans la barre d’outils Visionneuse de marques de révision.

Télécharger les pièces jointes

Vous pouvez télécharger vos pièces jointes individuellement ou sous la forme d’un fichier .zip.

Pour télécharger un fichier individuel, sélectionnez le fichier dans le panneau Pièces jointes et sélectionnez Télécharger dans le menu. Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez télécharger.

Pour exporter plusieurs pièces jointes :

1. Dans le panneau Pièces jointes, cliquez sur Exporter les pièces jointes .
2. Indiquez si vous souhaitez inclure toutes les pièces jointes ou uniquement la section actuelle.
3. Pour exporter des marques de révision avec vos pièces jointes, cochez la case Inclure les marques de révision. 
4. Indiquez si vous souhaitez inclure des copies de vos fichiers originaux :
   • Si vous souhaitez inclure une copie originale de tous vos fichiers, sélectionnez Pour toutes les pièces jointes.
   • Si vous souhaitez inclure une seule copie de chaque fichier, sélectionnez Uniquement pour les pièces jointes sans marque de révision. Votre dossier contiendra une version de chaque pièce jointe : un PDF avec des marques de révision pour toutes les pièces jointes avec des marques de révision ou le fichier original si votre pièce jointe ne contient pas de marque de révision.