Il existe plusieurs façons de visualiser les tâches :
- Dans un fichier spécifique, vous pouvez voir toutes les tâches qui vous ont été attribuées dans ce fichier dans le panneau Tasks sur la droite.
- Afficher une liste de toutes vos tâches dans les fichiers sous l’onglet Tâches dans Accueil.
Qui peut voir ce que
Les rôles suivants peuvent visualiser toutes les tâches :
- Administrateur de tâches
- Gestionnaire de contenu
- Responsable de l’espace de travail
- Responsable GRC
- Admin GRC
Les cessionnaires, les approbateurs et les propriétaires de tâches ne peuvent voir que les tâches auxquelles ils sont associés.
Remarque : Les propriétaires de documents, de présentations et de feuilles de calcul ne pourront pas voir les tâches s’ils n’ont pas également l’un des rôles ci-dessus.
Afficher les tâches dans un fichier
Pour afficher les tâches dans un fichier :
- Lorsque le fichier est ouvert, cliquez sur l’icône Tâches dans le panneau de droite pour afficher la liste des tâches qui vous ont été assignées dans ce fichier. Les tâches sont automatiquement triées par date d’échéance et n’affichent que les tâches que vous devez terminer.
- Cliquez sur une tâche pour en afficher les détails.
Trier les tâches dans un fichier
Vous pouvez utiliser la fonction Sort pour organiser vos tâches par titre, par date d’échéance ou par ajout le plus récent.
Filtrer les tâches dans un fichier
Lorsque vous ouvrez un fichier, le panneau Tâches est automatiquement filtré pour n’afficher que vos tâches À faire. Il s’agit des tâches qui vous ont été attribuées ou qui sont en attente d’approbation.
Pour visualiser d’autres tâches, vous pouvez aller dans le menu Filter et ajuster les filtres suivants :
- État
- Personne assignée
- Approbateur
- Section du fichier
Note : Vous devez avoir un rôle d’administrateur pour voir les tâches attribuées à d’autres collaborateurs.
Toutes les options de tri et de filtre que vous appliquez dans le panneau Tâches sont automatiquement enregistrées. Lorsque vous revenez au fichier, vos sélections de tri et de filtre les plus récentes sont rétablies, ce qui vous permet de reprendre là où vous vous étiez arrêté.
Accéder à une tâche
Vous pouvez passer à une tâche spécifique du fichier à partir du panneau Tâches :
- Le fichier étant ouvert, cliquez sur l’icône Tâche
- Cliquez sur la tâche souhaitée.
- Cliquez sur le lien hypertexte sous Emplacement pour accéder directement à l'emplacement de la tâche dans le fichier.
Afficher les tâches dans Accueil
Dans l’onglet Tasks dans Home, vous pouvez voir toutes les tâches de la plateforme Workiva que vous avez le droit de visualiser, y compris les tâches des processus, GRC et Sustainability Reporting.
Ici, vous pouvez voir rapidement le nombre de vos tâches :
- Doivent être terminées
- Sont en retard
- Doivent être terminés cette semaine
Vous pouvez également voir la date d’échéance, le statut, l’emplacement du fichier, le créateur, la date de création, la date de dernière modification, le destinataire et l’approbateur de chaque tâche dans un tableau unique et consolidé, sans avoir à ouvrir les tâches individuelles.
Remarque : La colonne Emplacement s’applique uniquement aux tâches créées dans des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Les tâches provenant d’autres solutions n’affichent pas d’emplacement de fichier mais peuvent inclure un lien hypertexte vers leur source ou leur emplacement.
Afficher les détails d’une tâche depuis la page d’accueil
Depuis l’accueil des tâches, vous pouvez afficher les détails de n’importe quelle tâche sans ouvrir le fichier associé ou naviguer jusqu’à l’emplacement de la tâche.
Pour afficher les détails d’une tâche, vous pouvez soit :
- Cliquez n’importe où sur la ligne de la tâche
- Sélectionnez Voir les détails dans le menu à trois points au bout de la ligne.
Le panneau des détails de la tâche affiche des informations clés, telles que les instructions et les étapes de la tâche. A partir de ce panneau, vous pouvez également agir sur la tâche en fonction de votre rôle et de vos autorisations.
Astuce : Le panneau des détails de la tâche dans Tâches Accueil contient les mêmes informations que celles que vous verriez en ouvrant la tâche à partir de son emplacement de fichier. Cela vous permet d’examiner plusieurs tâches et leurs détails plus efficacement à partir d’un endroit central.
Personnalisez l’affichage de vos tâches dans l’accueil
Vous pouvez personnaliser l’affichage des tâches dans l’Accueil des tâches grâce à l’organisation des colonnes et au filtrage des tâches.
Conseil : La mise en page de vos colonnes et vos filtres sont automatiquement enregistrés, ce qui vous permet de revenir à votre vue préférée chaque fois que vous ouvrez la page d’accueil des Tâches.
Ajuster les colonnes
Utilisez le menu de sélection des colonnes pour trier, épingler, filtrer ou afficher/masquer les colonnes. À partir de n’importe quel en-tête de colonne, développez le menu pour afficher toutes les options disponibles :
- Trier par ASC : Triez les tâches par ordre croissant
- Trier par DESC : Trier les tâches par ordre décroissant
- Épingler à gauche / Épingler à droite : Gardez les colonnes clés visibles pendant le défilement
- Filtre : Réduire votre vue pour n’afficher que les tâches avec des critères spécifiques
- Gérer les colonnes : Supprimer de votre vue les colonnes dont vous n’avez pas besoin
Filtrer les tâches
Dans Tâches Accueil, vous pouvez affiner votre vue en appliquant un ou plusieurs filtres à la liste des tâches. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus pertinentes, telles que les tâches qui vous ont été attribuées, les tâches en attente d’approbation ou les tâches d’un certain dossier.
Lorsque vous ouvrez Tasks Home, la liste des tâches est automatiquement filtrée pour afficher vos To do tâches dont vous êtes l’attributaire ou l’approbateur. Vous pouvez modifier ou supprimer ces filtres à tout moment. Les administrateurs de tâches et les administrateurs d’espaces de travail peuvent visualiser toutes les tâches de l’espace de travail lorsque les filtres sont effacés ou ajustés. Cliquez sur View my tasks par les tuiles To do, Overdue, ou Due this week en haut pour revenir à vos propres tâches.
Pour filtrer les tâches, sélectionnez l’option Filtrer dans le menu d’une colonne ou cliquez sur Filtres. Vous pouvez appliquer plusieurs filtres ensemble pour réduire les résultats. Par exemple, vous pouvez filtrer les tâches qui vous ont été attribuées et dont le statut est Retourné.
Cliquez sur Add filter pour ajouter des filtres supplémentaires ou sélectionnez Remove all pour les supprimer.
Notes
- La page d’accueil des tâches est automatiquement filtrée en fonction de l’utilisateur pour afficher toutes les tâches dont vous êtes l’attributaire ou l’approbateur et que vous devez actuellement terminer ou approuver.
- Lorsque vous cliquez sur Voir mes tâches par les tuiles À faire, En retard, ou À faire cette semaine en haut, la liste des tâches reflétera toujours les tâches qui vous ont été attribuées et que vous devez terminer, qui sont en retard ou qui sont à faire cette semaine. Dans ces vues, tout filtre supplémentaire sera appliqué en plus des filtres prédéfinis.
- Toutes les tâches est un lien hypertexte qui permet d’afficher rapidement toutes les tâches de l’espace de travail (en fonction du rôle).
- Le filtre User supporte les opérateurs suivants :
- Est - Affiche toutes les tâches pour lesquelles l’utilisateur sélectionné est un attributaire ou un approbateur (quelle que soit l’étape à laquelle se trouve la tâche).
- Is any of - Affiche toutes les tâches pour lesquelles l’un des utilisateurs sélectionnés est un cessionnaire ou un approbateur (quelle que soit l’étape à laquelle se trouve la tâche).
- Est actuellement - Affiche toutes les tâches pour lesquelles l’utilisateur sélectionné est le cessionnaire ou l’approbateur de l’étape actuelle de la tâche (ceci s’applique aux tâches qui autorisent plusieurs étapes de cessionnaire ou d’approbateur, telles que les tâches de certification).
- Est actuellement l’un des - Affiche toutes les tâches pour lesquelles l’un des utilisateurs sélectionnés est l’attributaire ou l’approbateur de l’étape actuelle de la tâche (ceci s’applique aux tâches qui autorisent plusieurs étapes d’attribution ou d’approbation, telles que les tâches de certification).
Exporter la vue de vos tâches dans Home en tant que fichier CSV
Vous pouvez exporter la liste de tâches actuelle sous forme de fichier CSV pour une analyse et un reporting supplémentaires en dehors de Workiva. L’exportation inclut les colonnes visibles et tous les filtres actuellement appliqués, ce qui vous permet de capturer uniquement les tâches pertinentes pour votre vue.
Pour exporter des tâches :
- Dans Tâches Accueil, appliquez les filtres ou les tris nécessaires.
- Cliquez sur Exporter.
- Sélectionnez Télécharger comme CSV.
- Enregistrez le fichier à l’emplacement de votre choix.
Notes
- Le fichier CSV exporté reflète la vue actuelle du tableau Tâches, qui inclut tous les filtres appliqués.
- Le fichier CSV exporté comprend uniquement les colonnes qui sont visibles au moment de l’exportation. Pour n’obtenir que les colonnes dont vous avez besoin, veillez à afficher ou à masquer vos colonnes avant l’exportation.
- Les tâches sont exportées dans le même ordre qu’elles apparaissent dans le tableau des tâches.
- Vous pouvez exporter un fichier CSV à partir des vues Toutes les tâches et Voir mes tâches.