Les commentaires permettent aux collaborateurs de donner leur avis sur une présentation. Il est possible d'ajouter des commentaires à une présentation même lorsque le fichier est verrouillé et ne peut pas être modifié. Le panneau Commentaires permet de créer et de gérer des commentaires. Naviguez parmi les commentaires et filtrez-les si nécessaire. Il est possible d'ajouter des commentaires dans les évaluations de présentation.
Ajouter un commentaire
Pour ajouter un commentaire à votre présentation :
- 1
Sélectionnez du texte, une forme, un graphique, une image, une cellule ou un tableau. Si vous travaillez dans un texte et que vous n'effectuez aucune sélection, le mot le plus proche de votre curseur sera automatiquement sélectionné.
- 2
Faites un clic droit et sélectionnez « Ajouter un commentaire ». Cela ouvrira le volet « Commentaires » à droite.
- 3
Saisissez votre texte dans le champ « Nouveau commentaire ».
- 4
Sélectionnez « Publier ».
Remarque : si vous travaillez dans un espace de travail ESG, tous les commentaires seront classés selon l'ordre de lecture du document. Cette mise à jour sera bientôt disponible pour tous les clients.
Pour adresser un commentaire à une personne ou à un groupe, tapez @ dans le texte de votre commentaire. Cela permettra de générer des suggestions de saisie automatique. Pour mentionner tous les participants d'un fil de discussion, tapez @fil.
Lorsqu'un commentaire contient des mentions @, un e-mail est envoyé à toutes les personnes et à tous les membres du groupe concernés. La publication d'un commentaire ou la réponse à un commentaire contenant une mention @ de groupe génère une notification par e-mail à l'intention de tous les membres du groupe.
Gérer les commentaires
Dans « Présentations », vous pouvez répondre aux commentaires, les modifier, les déplacer et les marquer comme résolus. Le propriétaire d'une présentation peut également supprimer des commentaires.
Pour gérer les commentaires :
- 1
Passez la souris sur un commentaire dans le volet « Commentaires ».
- 2
Cliquez sur la flèche du menu déroulant située à l'extrême droite.
- 3
Sélectionnez l'option appropriée dans le menu déroulant.
- 4
Traitez, supprimez ou déplacez le commentaire selon vos besoins.
Pour modifier un commentaire, passez la souris sur le texte du commentaire jusqu'à ce que l'icône en forme de crayon apparaisse. Double-cliquez pour modifier. Pour répondre à un commentaire, cliquez dans le champ « Répondre » et saisissez votre texte. Cliquez ensuite sur le bouton « Publier ».
Lorsqu'un nouveau commentaire est publié, un petit chiffre s'affiche juste en dessous de la photo de profil associée à ce commentaire afin de vous signaler la présence de nouveaux messages.
Remarque : si vous travaillez dans un espace de travail ESG, les commentaires en marge et ceux des panneaux ne s'ouvriront pas simultanément. Cette mesure sera bientôt mise en place dans tous les espaces de travail.
Supprimer plusieurs ou tous les commentaires
Dans le volet « Commentaires », vous pouvez supprimer un commentaire sélectionné, les commentaires résolus ou tous les commentaires. Dans l'onglet « Accueil » , vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer. Lorsque des commentaires sont supprimés, toutes les réponses figurant dans le fil de discussion sont également supprimées.
Supprimer plusieurs commentaires dans votre fichier
Seuls les propriétaires de la présentation ont le droit de supprimer tous les commentaires et de supprimer les commentaires résolus . Toutefois, si tous les commentaires actifs et/ou résolus présents dans la présentation ont été créés par un seul utilisateur, ces options de suppression des commentaires seraient disponibles pour cet utilisateur, puisqu'il en est l'auteur.
Le panneau des commentaires contient trois options pour supprimer les commentaires :
- Supprimer le commentaire sélectionné : supprime le commentaire actuellement sélectionné.
- Supprimer les commentaires marqués comme résolus : supprimer tous les commentaires qui ont été marqués comme résolus.
- Supprimer tous les commentaires : supprime tous les commentaires du fichier.
Avant de supprimer les commentaires résolus ou tous les commentaires, vous devez taper « Supprimer » pour confirmer.
Remarque : la suppression d'un commentaire sélectionné, de commentaires résolus ou de tous les commentaires est irréversible.
Supprimer plusieurs commentaires de la page d’accueil
Depuis l'onglet « Commentaires » de la page d'accueil , vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer, mais un commentaire ne sera supprimé avec succès que si vous en êtes l'auteur ou s'il se trouve dans un fichier pour lequel vous disposez des droits de propriétaire.
Pour supprimer plusieurs commentaires depuis la page d'accueil :
- 1
Sélectionnez l'onglet « Commentaires ».
- 2
Cochez la case située à gauche de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer.
- 3
Cliquez sur l'icône de la corbeille située dans le coin supérieur droit.
- 4
Pour confirmer que vous souhaitez supprimer les commentaires sélectionnés, tapez « Supprimer ».
- 5
-
Sélectionnez « Supprimer ».
Remarque : la suppression de plusieurs commentaires est irréversible.
Pour les espaces de travail ESG
Remarque : si vous travaillez dans un espace de travail ESG, votre interface peut être légèrement différente. Cette nouvelle version sera bientôt accessible à tous les clients.
Pour supprimer un commentaire, cliquez sur les trois points dans le panneau « Commentaires » , puis passez la souris sur « Supprimer ».
Avant de supprimer les commentaires résolus ou tous les commentaires, vous devrez taper les mots spécifiés pour confirmer.
Remarque : la suppression d'un commentaire sélectionné, de commentaires résolus ou de tous les commentaires est irréversible.
Étiquettes de commentaires
Les étiquettes constituent un autre moyen de gérer et d'organiser les commentaires. Les étiquettes peuvent être créées, supprimées, renommées et associées à de nouvelles couleurs selon les besoins.
Pour ajouter des étiquettes aux commentaires dans le volet « Commentaires » :
- 1
Passez la souris sur la fiche et cliquez sur le cercle situé dans le coin supérieur droit.
- 2
Choisissez l'étiquette appropriée.
Pour gérer vos étiquettes disponibles :
- 1
Cliquez sur l'icône en forme de cercle située dans le coin supérieur droit du panneau « Commentaires ». La fenêtre contextuelle « Gérer les libellés des commentaires » s'affiche alors.
- 2
Pour créer une nouvelle étiquette, cliquez sur l'option « + Nouvelle étiquette » située en bas du panneau. Double-cliquez pour modifier le titre de l'étiquette.
- 3
Pour modifier la couleur d'une étiquette existante, cliquez sur le cercle correspondant à cette étiquette et choisissez une nouvelle couleur. Pour modifier le nom d'une étiquette existante, double-cliquez sur le texte de l'étiquette.
- 4
Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour « Appliquer à tous les commentaires » ou « Supprimer une étiquette ».
- 5
Cliquez sur le menu déroulant « Plus d'options » situé en bas de la fenêtre contextuelle pour supprimer les libellés des commentaires .
Parcourir les commentaires
Les commentaires apparaissent dans l'icône grise située à côté du titre de la diapositive, dans le volet « Plan de la présentation ». Passez la souris dessus pour voir le nombre de commentaires par diapositive.
Ouvrez le volet « Commentaires » situé à droite pour afficher tous les commentaires de la présentation. Parcourez les commentaires à l'aide des flèches « Haut » et « Bas » situées en haut du panneau. Pour afficher l'emplacement d'une diapositive correspondant à un commentaire, cliquez sur l' icône bleue « Aller à l'emplacement ». Les surlignages bleus sur les diapositives de la présentation indiquent la présence d'un ou plusieurs commentaires.
Pour afficher les informations relatives aux commentaires, placez le curseur sur le texte surligné lorsque le volet « Commentaires » est ouvert. Le commentaire correspondant s'affichera automatiquement et sera mis en évidence par une bordure bleue.
S'il y a plusieurs commentaires dans la même sélection de texte, c'est le commentaire correspondant à la sélection la plus précise et la plus proche de votre curseur qui s'ouvre.
Filtrer les commentaires
Pour filtrer les commentaires :
- 1
Cliquez sur l'icône « Commentaire » située à l'extrême droite.
- 2
Cliquez sur l' icône bleue « Filtre » dans le panneau « Commentaires ».
- 3
Choisissez comment vous souhaitez filtrer vos commentaires. Sélectionnez « Afficher » pourl'ensemble du document ou pour la section en cours .
-
- 4
Vous pouvez également filtrer par statut , mentions , « Envoyer pour révision », date de mise à jour , auteur et contenu .
- 5
Réinitialisez les filtres en cliquant sur le bouton situé en bas à droite des options de filtrage.
Pour les espaces de travail ESG
Remarque : si vous travaillez dans un espace de travail ESG, votre interface peut être légèrement différente. Cette nouvelle version sera bientôt accessible à tous les clients.
Pour appliquer un filtre :
- 1
Ouvrez le panneau « Commentaires ».
- 2
Cliquez sur l'icône « Filtre ».
- 3
Choisissez comment vous souhaitez filtrer vos commentaires.
Vous pouvez utiliser le filtre rapide pour trier rapidement les commentaires :
- Tout : inclut tous les filtres ci-dessous.
- Tout ce qui me concerne - Filtres pour les discussions auxquelles j'ai participé.
- Par moi - Filtres pour les commentaires que j'ai rédigés.
- Mes mentions - Filtres pour les commentaires dans lesquels j'ai été @mentionné.
Vous pouvez également filtrer ces éléments :
- Cochez la case « Non lus » pour ne voir que les commentaires non lus.
- Afficher les commentaires relatifs à l'ensemble du fichier ou uniquement à la section actuelle
- La fonction « Contenu » vous permet de rechercher des mots-clés ou des expressions dans les commentaires.
- Le statut permet de filtrer les commentaires selon qu'ils sont « ouverts » ou « résolus ».
- Filtres par étiquettes pour les commentaires associés à des étiquettes spécifiques.
- Filtres de source pour les commentaires liés à ce fichier ou figurant uniquement dans les avis.
- La fonction « Auteur » affiche les commentaires publiés par un utilisateur donné.
Le bouton « Réinitialiser » vous indique le nombre de filtres qui ont été ajoutés. Vous pouvez cliquer dessus pour réinitialiser tous vos filtres. Cliquez sur « Terminé » pour appliquer vos filtres.
Commentaires déconnectés
Il arrive parfois que le texte auquel un commentaire est associé soit supprimé d'une présentation. Dans ce cas, une icône indiquant que le commentaire a été déconnecté apparaîtra dans le panneau des commentaires.
Le contenu de la sélection initiale (jusqu'à 400 caractères de texte) apparaît également sur la fiche de commentaire correspondante. Cela vous permet de comprendre ces modifications et, le cas échéant, de les ajuster ou de les reconstituer.
Gérer les notifications par e-mail
Pour gérer les notifications relatives aux commentaires, modifiez vos préférences de notification du fil de commentaires.
Pour modifier vos notifications, cliquez sur l'icône en forme de cloche dans le panel Comments ou sur le lien Manage these notifications, disponible depuis votre e-mail.
Vous pouvez choisir entre trois options :
- Replies to threads I’m participating in : en choisissant cette option, vous recevrez une notification par e-mail à chaque nouveau commentaire dans une discussion à laquelle vous avez participée ou dans laquelle votre nom d'utilisateur est mentionné.
- Only my @ mentions : cette option vous envoie une notification uniquement lorsqu'une personne mentionne votre nom d'utilisateur ou un groupe dont vous êtes membre, ou utilise la balise @thread.
- Tous les commentaires sur ce document vous avertissent dès qu'un commentaire, quel qu'en soit le type, est publié, y compris les réponses et les mentions.
Remarque : cela s'applique uniquement à vos notifications de commentaires sur ce fichier et n'affecte en rien les autres utilisateurs.
Les notifications sont définies indépendamment pour chaque fichier. Vous pouvez ainsi personnaliser vos paramètres de notification sur chaque document.
Et ensuite ?