Comprendre les blacklines
Chaque fois que vous ou un collaborateur modifiez un document, une révision apparaît dans le panneau d’historique pour lequel vous pouvez créer une blackline. Les révisions apparaissent lorsqu'une modification du contenu du document est apportée et qu'elle est susceptible d'affecter la compréhension du lecteur. En créant une blackline avec deux révisions, vous pouvez afficher et comparer deux versions différentes de votre document.
Le tableau ci-dessous répertorie les éléments qui apparaissent et ceux qui n'apparaissent pas sur une feuille de travail.
| Ce qui est affiché | Ce qui n’est pas affiché |
|---|---|
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Le texte automatique n'apparaîtra pas en surbrillance. Voici quelques exemples de textes automatiques :
- Numéros de page
- Références aux numéros de page à partir de signets ou de sections
- Liste numérotée des références
- Table des matières automatisée
- Numérotation des notes de bas de page
- Numérotation des listes
Créer une blackline
Pour créer une blackline dans des documents :
- Passez la souris sur une révision dans le panneau « Historique » et cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu.
- Sélectionnez « Créer un document en noir et blanc ». La révision sélectionnée est automatiquement placée dans la première case.
-
Cliquez sur la révision que vous souhaitez comparer et faites-la glisser dans la seconde case. Pour n'inclure que les sections comportant des modifications, cochez la case « N'inclure que les sections comportant des modifications ».
- Cliquez sur le lien « Options avancées » et choisissez si vous souhaitez mettre en surbrillance l'ensemble du document, uniquement la section en cours ou les sections sélectionnées.
- Donnez un nom à votre document vierge, puis cliquez sur « Créer ».
Vous pouvez filtrer les révisions pour n'afficher que les jalons ou uniquement les jalons favoris en cliquant sur l 'icône « Filtrer » , puis en cochant les cases « Afficher les jalons » ou « Afficher les jalons favoris ».
Utiliser le panneau Blacklines
Chaque fois que vous créez une blackline, une copie nommée apparaît dans le panneau Blacklines. Pour ouvrir le panneau, cliquez sur l'icône Blacklines dans le panneau de droite.
Le tableau inclut un aperçu détaillé de chaque blackline, y compris la date à laquelle elle a été générée et les deux révisions comparées. Vous pouvez ajouter une remarque en cliquant sur la flèche située à côté du titre d'une ligne noire, puis en sélectionnant « Ajouter une remarque ».
Si vous avez besoin de partager un document « blackline » en dehors de Workiva, vous pouvez l'exporter au format PDF en cliquant sur « Exporter au format PDF ». Vous pouvez choisir deux options pour l'exportation au format PDF :
- Toutes les modifications : exportation au format PDF, affichant toutes les modifications directement dans le document.
- Modifications simplifiées avec journal des modifications : exportation vers un fichier PDF qui utilise des marqueurs directement dans le document pour indiquer où les modifications ont été apportées. Les modifications détaillées sont affichées dans un journal distinct pour chaque page. Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vous souhaitez voir à quoi ressemblera le rapport final après toutes les modifications apportées.
Afficher une blackline
Vous pouvez ouvrir les blacklines directement dans Workiva pour afficher les modifications et naviguer entre elles.
Pour ouvrir une blackline :
- Ouvrez le panneau « Blacklines ».
- Dépliez le menu situé à côté du titre, puis sélectionnez « Ouvrir ».
Si vous avez généré une blackline pour l’ensemble de votre document, des lignes violettes dans le plan du document vous indiquent les sections qui incluent des modifications.
Vous pouvez passer d'une modification à l'autre à l'aide des icônes « Modification précédente » et « Modification suivante » situées dans la barre d'outils.
Pour simplifier l'affichage, utilisez la fonction « Afficher/Masquer » pour afficher ou masquer les lignes de quadrillage ou les caractères non imprimables .
Vous pouvez exporter un document en noir et blanc au format PDF à partir de cette vue en sélectionnant « Enregistrer au format PDF » dans la barre d'outils. Utilisez la fenêtre Options d’exportation pour personnaliser votre PDF, notamment en n’exportant que les pages comportant des modifications.
Pour revenir au document d'origine, cliquez sur « Propriétés » pour ouvrir le panneau « Propriétés de Blackline », puis cliquez sur l'icône « Ouvrir » pour ouvrir le document source.
Afficher les auteurs des documents en noir et blanc
Grâce aux marques de révision, vous pouvez voir qui est l'auteur de chaque élément de contenu de votre document. Cela facilite la collaboration et le suivi des modifications apportées par les autres.
Pour activer la fonctionnalité « Auteur », ouvrez un document Blackline et cliquez sur « Afficher la superposition » dans la barre d'outils. Vous pouvez également activer la fonctionnalité « Authorship » dans le panneau des modifications de Blackline .
Lorsque la fonctionnalité « Auteur » est activée, vous pouvez passer la souris sur le contenu du document pour voir qui a apporté les modifications.
Dans le panneau « Modifications » de Blackline , vous pouvez également voir qui étaient les auteurs.
Remarque : la fonctionnalité « Blacklines » n'est pas prise en charge pour les versions « blacklines » générées précédemment. Pour indiquer l'auteur, créez une nouvelle feuille de référence avec les mêmes paramètres de jalon et d'horodatage.
Modifications des blacklines
Sur une blackline, des indicateurs spécifiques affichent les modifications apportées :
A. Les ajouts apparaissent en bleu et sont soulignés.
B. Les suppressions apparaissent en rouge et sont barrées.
C. Les lignes verticales bleues dans la marge de gauche vous indiquent les endroits où des modifications ont été apportées à votre document.
Ces indicateurs apparaissent à la fois dans Workiva et les PDF des blacklines.
Modes d'affichage de la ligne noire
Dans l'onglet « Révision », vous disposez de trois modes d'affichage différents que vous pouvez activer pour visualiser les modifications.
- Masquer les modifications : masque toutes les indications de modification. Cela vous permet de voir le fichier comme la dernière révision dans un affichage clair.
- Modifications simplifiées : masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement approximatif. Cela vous permet de voir l’affichage final du document tout en indiquant les zones de modification. Pour les documents très élaborés, nous vous recommandons d'utiliser la vue « Modifications simplifiées ». Les réviseurs peuvent ainsi voir à quoi ressemblera le fichier final après les modifications apportées.
- Toutes les modifications : il s'agit de l'affichage par défaut pour les « blacklines ». Vous verrez le contenu supprimé et celui qui a été ajouté.
Remarque : la vue « Toutes les modifications » peut avoir une incidence sur la mise en page finale du contenu, car elle réserve de l'espace pour du contenu supprimé qui n'apparaît pas dans la version finale.
À droite, vous pouvez ouvrir le panneau « Modifications Blackline » ou cliquer sur les repères présents dans le fichier. Le panneau n'affiche que