Si vous devez réutiliser les mêmes options de mise en forme, vous pouvez envisager de créer un guide de style. Vous pouvez personnaliser les types de style suivants pour mettre facilement en forme votre document :
- Styles de paragraphes et d'en-têtes
- Listes à puces, listes numérotées et listes de plans
- Styles de table des matières
- Styles de tableau
- Styles de formatage des valeurs
Note: Seuls les responsables de documents peuvent créer et éditer des styles, mais tout le monde peut les utiliser.
Utiliser les styles de paragraphe et d'en-tête
Lorsque vous créez un fichier pour la première fois, vous recherchez trois styles d'en-tête préremplis.
Pour appliquer un style de paragraphe ou d'en-tête :
- Sélectionnez votre texte dans le fichier.
- Dans la barre d'outils Édition , ouvrez le menu Styles .
- Sélectionnez un style pour l'appliquer au texte. Utilisez la barre de recherche pour trouver un style spécifique.
Survolez les différents styles pour obtenir des détails tels que la police, l'alignement et l'interligne.
Note: Le style Normal est automatiquement appliqué au texte à moins qu'un autre style ne soit spécifié. Vous pouvez désigner différents styles de Normal pour le texte et les tableaux.
Pour éditer un style de paragraphe ou d'en-tête existant :
- Dans la barre d’outils Modifier, cliquez sur le menu Styles.
- Sélectionnez Edit Style Guide pour ouvrir Style Guide Editor.
- Dans le panneau de gauche, sélectionnez le style que vous voulez modifier. Une ligne bleue sur le côté gauche du document indique le style que vous êtes en train de modifiez.
- Personnalisez votre style dans l'éditeur de style .
Note: Pour la pagination , ses options seront automatiquement cochées dans les documents et rubriques nouvellement créés. Les rubriques anciennes ou existantes ne seront pas vérifiées. Pour en savoir plus sur ces options, lisez Propriétés du paragraphe.
- Cliquez sur Publish dans la barre d'outils pour sauvegarder vos modifications.
Note: Si vous utilisez un style dans votre document et que vous en modifiez ultérieurement les attributs, ces modifications sont automatiquement appliquées à l'ensemble du document.
Pour créer un nouveau style de paragraphe ou d'en-tête pour votre guide de style :
- Dans la barre d'outils de l'éditeur de guides de style , cliquez sur l'icône Nouveau style .
- Sélectionnez un type de style dans le menu.
- Cliquez sur Add pour ajouter votre nouveau style.
Vous pouvez ensuite modifier votre nouveau style à l'aide des paramètres dans le panneau de droite.
Conseil : Vous pouvez dupliquer un style existant dans le plan et l'éditer.
Si vous souhaitez passer d'un style de paragraphe à un style d'en-tête, vous pouvez aller sur Options supplémentaires dans l'éditeur de style et sélectionner le style dans le menu déroulant Type de style .
Utiliser des styles de liste
Vous pouvez créer des listes numérotées, à puces ou à plans dans votre document pour organiser votre contenu. Pour en savoir plus sur ces listes et sur la manière de les personnaliser à l'aide du panneau Propriétés du paragraphe , lisez Créer et éditer des listes.
Pour appliquer un style de liste :
- Cliquez sur votre fichier à l'endroit où vous souhaitez ajouter votre liste.
- Dans la barre d'outils Edit , sélectionnez liste à puces ou liste numérotée. (La liste des plans se trouve sous la liste des numéros).
- Si vous souhaitez sélectionner une autre forme de liste, cliquez sur la flèche située à côté de l'icône et choisissez dans le menu déroulant.
Vous pouvez également créer manuellement une liste dans votre document en saisissant, sur une nouvelle ligne, un nombre ou une lettre suivi d'un point et d'un espace. La première entrée de la liste est alors créée automatiquement.
Pour éditer un style de liste existant :
- Dans la barre d'outils Edit , cliquez sur la flèche déroulante située à côté de liste à puces ou de liste numérotée.
- Sélectionnez Editer les styles de listes numérotées ou Editer les styles de listes à puces.
- Dans le panneau de gauche, sélectionnez le style que vous voulez modifier. Une ligne bleue sur le côté gauche du document indique le style que vous êtes en train de modifiez.
- Dans le panneau de l'éditeur de style , sélectionnez un niveau de liste à éditer.
- Mise en forme de la case à cocher que vous souhaitez éditer.
- Cliquez sur Publish dans la barre d'outils pour sauvegarder vos modifications.
Lister les options de conception
Les styles de liste disposent de deux options supplémentaires que vous pouvez personnaliser dans l'éditeur de style .
Nombre de chiffres - Cette option est disponible dans les listes numérotées et les listes de plans. Vous pouvez choisir le nombre de chiffres que vous souhaitez pour numéroter une liste. Par exemple, si vous choisissez 2, la liste commencera par 01, 02, etc.
Numérotation de style juridique - Cette option n'est disponible que dans les listes de plans. En cochant cette case, vous obligez votre niveau de liste actuel à être numérique. Si votre niveau de liste hérite d'autres niveaux, tous ces niveaux seront également numériques.
Cela ne modifie en rien l'héritage avant et après le niveau sélectionné. Le style reste le même sous tous les autres niveaux inférieurs.
Se connecter au niveau de la liste
Vous pouvez facilement connecter les niveaux de liste à un style de texte dans le guide de style. Vous enregistrerez ainsi un gain de temps et d'efforts manuels pour vos listes.
Pour se connecter à un style de liste :
- Ouvrez le guide de style.
- Sélectionnez un style dans le panneau du plan.
- Dans l'éditeur de style , allez dans la section Connect to List Style et sélectionnez un style de liste à connecter.
- Sélectionnez ensuite un niveau de liste. Le niveau 1 est sélectionné par défaut.
Dans l'éditeur du guide de style , Connect to List Style sera automatiquement verrouillé. Cela signifie que dans votre fichier, vous ne pouvez pas modifier l'indentation à un autre niveau ou supprimer une liste connectée.
Si vous souhaitez supprimer une liste connectée, vous pouvez cliquer sur Effacer dans la barre d'outils Édition de votre sélection. Vous pouvez également aller dans l'éditeur du guide de style et demander à un responsable du document de le déverrouiller.
Note: Si vous utilisez un style dans votre document et que vous en modifiez ultérieurement les attributs, ces modifications sont automatiquement appliquées à l'ensemble du document.
Pour créer un nouveau style de liste pour votre guide de style :
- Dans la barre d'outils de l'éditeur de guides de style , cliquez sur l'icône Nouveau style .
- Sélectionnez un type de style de liste dans le menu.
- Cliquez sur Add pour ajouter votre nouveau style.
Vous pouvez ensuite modifier votre nouveau style à l'aide des paramètres dans le panneau de droite.
Utiliser des styles de table des matières
Grâce au guide de style, vous pouvez créer un tableau de contenu qui sera automatiquement mis à jour en cas de modifications. Il sera construit avec des titres sélectionnés dans le guide de style. Pour en savoir plus sur l'utilisation de la table des matières, lisez Créer une table des matières.
Pour insérer un style de table des matières :
- Placez votre curseur dans la zone où vous souhaitez insérer.
- Dans la barre d'outils, sélectionnez l'onglet Édition et cliquez sur Plus.
- Cliquez sur Table des matières.
- Dans le panneau Propriétés de la table des matières , sélectionnez les types d'en-têtes que vous souhaitez utiliser pour construire le tableau. Par défaut, le premier titre qui apparaît dans le guide de style est déjà sélectionné.
Une table des matières automatisée est constituée de titres figurant dans le guide de style. Si vous souhaitez apporter des modifications à la mise en forme de la table des matières, vous devez éditer les titres. Pour en savoir plus sur l'édition des titres, affichez l'onglet Édition dans Utiliser les styles de paragraphe et de titre ci-dessus.
Pour créer une nouvelle table des matières pour votre guide de style :
- Dans la barre d'outils de l'éditeur de guides de style , cliquez sur l'icône Nouveau style .
- Sélectionnez un type de style de table des matières dans le menu.
- Cliquez sur Add pour ajouter votre nouveau style.
Vous pouvez ensuite modifier votre nouveau style à l'aide des paramètres dans le panneau de droite.
Utiliser les styles de tableau
Vous pouvez ajouter des tableaux à votre fichier et personnaliser leur style de texte grâce au guide de style. Cela vous permet d'avoir des tableaux personnalisés qui peuvent être facilement insérés sans avoir à reformater leur contenu à chaque heure.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des tableaux, affichez la section Utiliser les tableaux .
Pour insérer un tableau :
- Cliquez sur votre fichier à l'endroit où vous souhaitez ajouter votre tableau.
- Dans la barre d'outils Édition , sélectionnez Insérer un tableau .
- Sélectionnez Inline ou Floating.
Pour éditer un style de tableau :
- Ouvrez le guide de style.
- Sélectionnez Styles de tableau dans le plan.
- Dans le panneau Style Editor , vous pouvez mettre en forme le tableau.
- Cliquez sur Publish dans la barre d'outils pour sauvegarder vos modifications.
Note: Si vous utilisez un style dans votre document et que vous en modifiez ultérieurement les attributs, ces modifications sont automatiquement appliquées à l'ensemble du document.
Le guide de style ne peut contenir qu'un seul style de tableau. Un tableau vous est déjà proposé par défaut : Table (Normal).
Utiliser les styles de formatage des valeurs
Vous pouvez utiliser les styles de format de valeur pour appliquer des styles aux cellules, aux liens de sous-cellules, aux liens source, aux liens de destination, aux espaces réservés et aux étiquettes de graphiques. Pour en savoir plus sur la mise en forme des valeurs, affichez Format des valeurs et des nombres.
Vous pouvez appliquer un style de mise en forme spécifique aux valeurs contenues dans les cellules et aux liens de texte.
Pour appliquer un style de formatage des valeurs :
- Sélectionnez au moins une cellule ou un lien dans le fichier.
- Dans le panneau Propriétés , ouvrez l'onglet Mise en forme des valeurs .
- Dans le menu déroulant Value Format Style , sélectionnez le style à appliquer aux valeurs.
Note: Le style de formatage Automatique est automatiquement appliqué aux valeurs, sauf si un autre style est spécifié.
Vous pouvez également sélectionner Mise en forme des valeurs dans la barre d'outils Édition une fois que vous avez sélectionné une cellule ou un lien.
Lorsque les styles de format de valeur seront disponibles dans votre espace de travail, les formats de valeur précédemment appliqués seront étiquetés comme (Legacy). Les anciens formats de valeur appliqués précédemment peuvent continuer à être modifiés dans le panneau Formatage des valeurs et ne sont pas connectés au guide de style du fichier. Pour modifier l'ancien format de valeur appliqué en un style de format de valeur connecté au guide de style, sélectionnez un style de format de valeur dans le menu déroulant Value Format Style .
Note: Vous ne pouvez pas réappliquer un format de valeurs hérité une fois que les styles de format de valeurs ont été activés.
Vous pouvez également réviser la manière dont les formats de valeurs sont appliqués à la fois pour les styles de formatage de valeur (styles connectés au guide de style) et pour le formatage de valeur (formats de valeur hérités) dans les superpositions. Pour en savoir plus sur les superpositions, consultez le site Utiliser les superpositions de style de texte.
Note: Les styles de format de valeur superpositions ne sont disponibles que dans les feuilles de calcul et les tableaux dans les documents et les présentations.
Pour éditer un style de formatage en valeurs existant :
- Dans le panneau Mise en forme des valeurs , ouvrez le menu déroulant Style de format des valeurs .
- Cliquez sur Editer les styles de format de valeur pour ouvrir l'éditeur de guide de style .
Vous pouvez également accéder à l'éditeur du guide de style via la barre d'outils Edit et en cliquant sur Editer les styles de formatage des valeurs. - Dans l'éditeur de guide de style , vous pouvez apporter des éditions à chaque style de mise en forme des valeurs dans l'éditeur de style .
- Cliquez sur Publish dans la barre d'outils pour sauvegarder vos modifications.
Pour créer un nouveau style de formatage en valeurs pour votre guide de style :
- Dans la barre d'outils de l'éditeur de guides de style , cliquez sur l'icône Nouveau style .
-
Sélectionnez un type de formatage des valeurs dans le menu.
Note: Selon le type de style choisi, les options disponibles pour la configuration dans le panneau Style Editor peuvent être différentes les unes des autres.
- Nommez votre style et cliquez sur Add pour ajouter votre nouveau style.
Vous pouvez utiliser les icônes Move Up ou Move Down pour déplacer le style dans le plan dans l'ordre que vous souhaitez.
Lorsque les modifications seront publiées dans le guide de style, l'ordre du plan des styles de format de valeur sera reproduit dans le menu déroulant Style de format de valeur du fichier. Cela vous permet de regrouper facilement des styles similaires.
Ajouter des notes aux styles
Une fois votre nouveau style ajouté, vous pouvez créer des notes qui apparaissent en tant qu'infobulles personnalisées à côté du style concerné dans le menu Styles.
Pour ajouter une note :
- Dans le Style Guide Editor, sélectionnez un style dans le panneau de gauche.
- Ouvrez la section Notes dans le panneau de droite.
- Ajoutez votre note dans la zone de texte.
- Dans la barre d'outils, cliquez sur Publish pour enregistrer vos modifications.
Pour afficher votre note dans le Document Editor, passez votre curseur sur le style concerné dans le menu Styles. Une section Note devrait apparaître avec votre note personnalisée.
Verrouiller les styles
Une fois les styles appliqués, toutes les modifications de formatage appliquées manuellement au texte sont prioritaires par défaut. Les Document Owners peuvent verrouiller les attributs de style spécifiques pour empêcher ces modifications manuelles.
Pour verrouiller un attribut de style :
- Dans le Style Guide Editor, sélectionnez un style dans le panneau de gauche.
- Dans le panneau de droite, recherchez les attributs que vous voulez verrouiller.
- Cliquez sur l'icône de verrouillage pour empêcher les modifications de l'attribut sélectionné.
Importer et exporter des styles
Si vous voulez réutiliser un guide de style, vous pouvez l'importer et l'exporter à l'aide des options de la barre d'outils.
Pour exporter un guide de style :
- Dans la barre d'outils du Style Guide Editor, cliquez sur Export.
- Sélectionnez un emplacement pour enregistrer votre fichier. Les guides de style sont enregistrés sous la forme .style.
Pour importer un guide de style :
- Ouvrez l'éditeur du guide de style pour votre fichier.
- Dans la barre d'outils, sélectionnez Import.
- Choisissez le fichier du guide de style que vous souhaitez importer. Il portera l'extension .style.
-
Sélectionnez une option pour importer.
Remplacer tous les: Cela remplacera tous les styles existants par les styles importés.
Importation personnalisée: Cela vous permet de choisir les styles que vous souhaitez importer, et si vous souhaitez écraser tous les styles existants qui portent le même nom ou ajouter les styles importés au guide de style actuel. En sélectionnant cette option, les options suivantes sont disponibles :
- Remplacer tous les styles du groupe par les styles importés: Cette opération remplace tous les styles du groupe sélectionné par les styles du guide de style importé.
- Ajouter les styles importés au groupe : Tous les styles du guide de style importé sont ajoutés au groupe de styles sélectionné.
- Personnalisé : Cette option vous permet de sélectionner les styles existants à mettre à jour. Vous pouvez personnaliser les importations pour chaque groupe de styles - Pour terminer, cliquez sur Importer.
Note : Remplacer les styles ne peut être annulé. Toutefois, vous pouvez éditer les styles dans l'éditeur de guides de style après l'importation.
Voici quelques exemples d'actions d'importation que vous pouvez effectuer :
- Remplacer tous les styles de formatage des valeurs de par des styles de formatage des valeurs importés.
- Ajouter les styles de liste importés par aux styles de liste existants.
- Ajouter les styles de format de valeur sélectionnés importés et remplacer les styles de format de valeur sélectionnés .
Utiliser des superpositions de styles de texte
Vous pouvez avoir plusieurs superpositions qui affichent des informations sur votre texte, comme le style appliqué. Cela permet aux concepteurs de réviser et de corriger les styles de manière pratique dans Workiva.
Pour afficher les superpositions de styles de texte :
- Dans la barre d'outils Affichage , sélectionnez Afficher superposition.
- Dans le menu déroulant du panneau de superposition, vous pouvez choisir entre les styles de Co-auteurs et de texte.
Co-auteurs - Affiche qui a contribué à une section spécifique. Vous pouvez modifier la section en cliquant avec votre curseur sur une autre.
Styles de texte - Affiche le type de styles de texte utilisés dans le fichier.
Une légende affiche le type de style utilisé dans le fichier. Chaque type de style est mis en évidence par une couleur qui lui est propre.
Note: Les superpositions de style de texte ne fonctionnent pas sur le texte des sous-cellules. Seul le style appliqué à la cellule sera mis en évidence par une superposition.
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