Si vous souhaitez consulter et modifier les permissions en détail, vous pouvez utiliser Advanced permissions. Cela vous permet de voir les permissions de tous les utilisateurs et groupes dans une même matrice afin que vous puissiez ajouter, supprimer et modifier les permissions des utilisateurs et des groupes.
Pour accéder aux autorisations avancées depuis la page d'accueil, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier dont vous souhaitez consulter ou modifier les autorisations, puis sélectionnez « » (Autorisations avancées). Vous pouvez également ouvrir les autorisations avancées dans un document à partir de l’icône Permissions de la barre d’outils Fichier.
Ajouter ou supprimer des utilisateurs et des groupes
Pour ajouter un utilisateur ou un groupe à la matrice :
- Cliquez sur « » (Ajouter un site), puis sélectionnez « » dans la barre d'outils.
- Saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe dans le champ de texte et sélectionnez-le depuis la liste.
- Cliquez sur Add pour les ajouter à la matrice.
Si vous devez supprimer des utilisateurs ou des groupes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur leur nom dans la matrice, puis sélectionnez «» (Supprimer ) dans le menu.
Niveaux de permissions
Chaque niveau d'autorisation permet aux collaborateurs d'interagir avec le document de différentes manières :
- Owner : vous pouvez ajouter et supprimer du contenu ou des sections, ou encore modifier les propriétés des sections, y compris les permissions.
- Éditeur : vous pouvez ajouter et supprimer du contenu ou des sections, ou encore modifier les noms des sections.
- Viewer : vous pouvez voir et commenter une section sans la modifier.
- Aucun accès : il vous est impossible d’ouvrir ou d’afficher une section.
Pour en savoir plus sur chaque niveau de permission, consultez notre article Comprendre les permissions.
Modifier les permissions
Vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne ou de la ligne pour sélectionner l'ensemble de la ligne ou de la colonne et attribuer des permissions à l'ensemble de la sélection.
Vous pouvez modifier les permissions d'une section de manière individuelle pour un utilisateur en sélectionnant une cellule et en cliquant sur l'icône permissions depuis la barre d'outils. Vous pouvez également faire un clic droit sur une cellule et sélectionner un niveau de permissions depuis le menu. Sinon, faites un clic droit sur une cellule et parcourez les quatre niveaux de permissions.
Si vous devez modifier un grand nombre de permissions, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour gagner du temps. Ces raccourcis vous permettent de modifier le niveau de permissions de la sélection actuelle, en fonction de la touche maintenue enfoncée.
| Niveau de permissions | Icône | Clé |
|---|---|---|
| Responsable | R | |
| Éditeur | E | |
| Visionneuse | V | |
| Aucun accès | X |
Une fois les permissions modifiées, cliquez sur Save dans la barre d'outils.
Exporter et réutiliser les permissions
Pour utiliser le même jeu d'autorisations sur plusieurs fichiers, vous pouvez exporter ce jeu d'autorisations.
En cliquant sur « » (Exporter la matrice des autorisations) dans la barre d'outils « Advanced Permissions » (Autorisations avancées), vous créez une version au format .csv de votre matrice des autorisations.
Pour copier l'ensemble d'autorisations attribué aux mêmes collaborateurs dans un autre document, copiez la ligne du fichier .csv à l'aide de Ctrl+C, puis collez-la dans la ligne correspondante du tableau des autorisations avancées à l'aide de Ctrl+V.