Si vous souhaitez consulter et modifier les permissions en détail, vous pouvez utiliser Advanced permissions. Cela vous permet de voir les permissions de tous les utilisateurs et groupes dans une même matrice afin que vous puissiez ajouter, supprimer et modifier les permissions des utilisateurs et des groupes.
Vous pouvez accéder à Permissions avancées depuis la page Accueil. Pour cela, faites un clic droit sur un fichier et sélectionnez Autorisations avancées. Vous pouvez également ouvrir les autorisations avancées dans un document à partir de l’icône Permissions de la barre d’outils Fichier.
Ajouter ou supprimer des utilisateurs et des groupes
Pour ajouter un utilisateur ou un groupe à la matrice :
- 1
- Cliquez sur Ajouter dans la barre d’outils.
- 2
- Saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe dans le champ de texte et sélectionnez-le depuis la liste.
- 3
- Cliquez sur Add pour les ajouter à la matrice.
Si vous devez supprimer des utilisateurs ou des groupes, faites un clic droit sur leur nom dans la matrice. Ensuite, dans le menu, sélectionnez Supprimer.
Niveaux de permissions
Chaque niveau de permissions permet aux collaborateurs d'interagir avec le document de différentes manières :
- Owner : vous pouvez ajouter et supprimer du contenu ou des sections, ou encore modifier les propriétés des sections, y compris les permissions.
- Éditeur : vous pouvez ajouter et supprimer du contenu ou des sections, ou encore modifier les noms des sections.
- Viewer : vous pouvez voir et commenter une section sans la modifier.
- Aucun accès : il vous est impossible d’ouvrir ou d’afficher une section.
Pour en savoir plus sur chaque niveau de permission, consultez notre article Comprendre les permissions.
Modifier les permissions
Vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne ou de la ligne pour sélectionner l'ensemble de la ligne ou de la colonne et attribuer des permissions à l'ensemble de la sélection.
Vous pouvez modifier les permissions d'une section de manière individuelle pour un utilisateur en sélectionnant une cellule et en cliquant sur l'icône permissions depuis la barre d'outils. Vous pouvez également faire un clic droit sur une cellule et sélectionner un niveau de permissions depuis le menu. Sinon, faites un clic droit sur une cellule et parcourez les quatre niveaux de permissions.
Si vous devez modifier un grand nombre de permissions, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour gagner du temps. Ces raccourcis vous permettent de modifier le niveau de permissions de la sélection actuelle, en fonction de la touche maintenue enfoncée.
| Niveau de permissions | Icône | Clé |
|---|---|---|
| Responsable | R | |
| Éditeur | E | |
| Visionneuse | V | |
| Aucun accès | X |
Une fois les permissions modifiées, cliquez sur Save dans la barre d'outils.
Exporter et réutiliser les permissions
Pour utiliser le même niveau de permissions d'un fichier à un autre, exportez la matrice de permissions. En cliquant sur Exporter dans la barre d’outils Autorisations avancées, vous créez une version .csv de votre matrice de permissions.
Pour copier l'ensemble des permissions de mêmes collaborateurs dans un autre document, copiez la ligne dans le fichier .csv en appuyant sur Ctrl + C, puis collez l'élément dans la ligne appropriée de la matrice de permissions avancées en appuyant sur Ctrl + V.