Cet article concerne :
- Déclarants au titre de l'article 16
La demande au titre de l'article 16 rationalise le processus de dépôt d'un ou de plusieurs formulaires auprès de la SEC. Au cours de la procédure de dépôt, vous pouvez modifier et télécharger les documents justificatifs, tester le fichier (recommandé) et enfin le mettre en ligne.
Vous devez avoir un rôle de "Section 16 Filer" pour déposer des formulaires.
En haut de chaque formulaire, sous la barre d'outils, un tableau de suivi indique les étapes de la procédure de dépôt qui ont été accomplies et les problèmes éventuels liés à chacune d'entre elles.Informations sur le formulaire
C'est à cette étape que la plupart des informations et détails du formulaire sont ajoutés. Il s'agit des transactions, des informations sur le propriétaire et d'autres informations requises dans le formulaire. Les erreurs sont liées à des problèmes de données dans le formulaire, tels que des problèmes de date ou de solde. Une fois toutes les erreurs résolues, vous pouvez cliquer sur Next en bas de la page pour passer à l'étape Collecte.
Collecter
Lors de l'étape de collecte, vous pouvez joindre à votre dossier des documents justificatifs tels qu'une procuration. Pour ajouter un fichier de Workiva à votre classement, utilisez le bouton Add. Pour ajouter un fichier depuis votre ordinateur, utilisez le bouton Upload. Les documents justificatifs ne doivent pas comporter de noms de plus de 255 caractères, conformément aux normes de la SEC. Les types de fichiers pris en charge sont les suivants : .TXT, .HTM, .JPG ou .GIF.
Lorsque tous les fichiers ont été inclus, cliquez sur Next en bas pour continuer.
Étiquette
Dans l'étape Étiquette, vous devrez définir le type de tous les fichiers ajoutés au cours de l'étape Collecte, par exemple CORRESP ou EX-99. Il se peut que vous deviez ajouter des informations supplémentaires en fonction du type sélectionné. Les fichiers sont automatiquement triés selon l'ordre de classement recommandé par Workiva.
Notifier
Lors de cette étape, vous pouvez inclure les adresses électroniques de toute personne devant recevoir des notifications concernant ce dépôt, ainsi que choisir le moment où l'adresse électronique associée doit être notifiée. Vous pouvez également définir les coordonnées d'une personne de contact au cas où la SEC aurait besoin de parler à quelqu'un au sujet de votre dépôt.
Révision
L'étape de révision vous permet de passer en revue toutes les informations relatives à votre dépôt, de télécharger une copie de votre formulaire et d'avoir un aperçu de ce à quoi votre formulaire devrait ressembler une fois qu'il sera disponible sur le site web de la SEC. Une fois que vous avez confirmé que toutes les informations sont correctes, vous pouvez procéder au dépôt.
Dépôt test et en direct
Une fois que vous avez inclus toutes les informations et tous les documents, résolu tous les problèmes et revu votre dossier, vous pouvez déposer votre formulaire. Vous pouvez d'abord tester votre formulaire pour voir s'il sera accepté par la SEC, et Workiva vous recommande de le tester sans problème avant de le déposer en direct. Vous pouvez effectuer un dépôt test aussi souvent que vous le souhaitez, mais le dépôt en direct ne peut pas être annulé ou défait après la soumission.
Archivage en vrac
Vous pouvez également déposer plusieurs formulaires de façon séquentielle ou simultanée à partir de la liste des formulaires. Sélectionnez tous les formulaires que vous souhaitez soumettre et cliquez sur File pour créer un dépôt groupé.
Dans le dépôt groupé, vous pouvez voir une vue d'ensemble de chaque formulaire, y compris l'état de santé du dépôt, le type de formulaire et l'état du dépôt. Vous pouvez cliquer sur le nom du formulaire ou sur l'état de santé du dossier pour ouvrir le formulaire si des modifications sont nécessaires.
Lorsque vous êtes prêt à déposer, sélectionnez tous les formulaires que vous souhaitez soumettre et choisissez Test File ou Live file dans la barre d'outils. Saisissez vos identifiants de dépôt pour procéder au dépôt.
Vous pouvez également choisir de télécharger les formulaires sélectionnés au format PDF, avec les pièces jointes ou uniquement le formulaire.
Suspensions et manquements en matière de dépôt
Si votre formulaire n'a pas été accepté, l'État de dépôt vous indiquera si le formulaire a été suspendu ou si le dépôt a échoué. La colonne Submission Status contient un message indiquant la raison pour laquelle votre dépôt n'a pas abouti.
Les échecs de dépôt sont souvent liés aux références du déposant. Vérifiez que le mot de passe, le CIK et le CCC que vous entrez correspondent. Les suspensions de dépôt sont souvent dues à des erreurs dans un document ou une pièce justificative. Vérifiez que vos documents sont remplis correctement et avec exactitude et que les pièces justificatives sont conformes aux exigences en matière de dépôt.