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Vous pouvez créer des copies de fichiers, de dossiers et de processus pour les dupliquer ou les restaurer par progression d’une période de déclaration à l’autre. Cela vous permet de conserver le fichier d’origine intact et de continuer à travailler avec le nouveau fichier. 

La fenêtre Copier contient plusieurs paramètres qui vous permettent de personnaliser la façon dont vos fichiers sont copiés. La copie d’un fichier conserve ses paramètres de permission d’origine, mais réinitialise l’historique des révisions.

Note : seuls les responsables d’espace de travail, les gestionnaires de contenu et les gestionnaires de copie peuvent copier des fichiers. Si vous avez besoin de copier un fichier, contactez le responsable d’un espace de travail. Pour trouver le responsable d’un espace de travail, voir Rechercher des membres et des administrateurs. 

Choisissez les paramètres de copie

Lorsque vous copiez un fichier, vous pouvez ajuster les paramètres de copie pour sélectionner ce qui est inclus dans votre copie.  

Note : si votre fichier contient des automatisations, celles-ci seront automatiquement incluses dans la copie. Pour réduire les erreurs dans les automatisations copiées, veillez à inclure tout ce qui est nécessaire pour que vos automatisations s’exécutent.

• Tous les commentaires : Cochez cette case pour copier tous les commentaires (y compris les commentaires Résolus et Ouverts) dans vos nouveaux fichiers.
• Étiquettes de couleur : Les étiquettes de couleur sont des points de couleur dans le plan du document qui indiquent différents états. Cochez cette case pour copier toutes les étiquettes de couleur, y compris les séries d’étiquettes personnalisées que vous avez créées.
  
• Liens et références de processus : Ce paramètre permet de gérer la manière dont les liens et leurs fichiers sources apparaissent dans les fichiers copiés. Si vous copiez un processus, cela signifie également que les actions du processus copié incluront des références de fichiers et de sections. Pour en savoir plus sur ces options, voir Paramètres pour les liens et les références de processus ci-dessous.

  Note : si vous décochez cette case, vos nouveaux fichiers ne contiendront pas de liens vers des sources extérieures à votre sélection et vos nouveaux processus n’auront pas de fichiers de référence. En outre, si le contenu comporte également une balise XBRL, celle-ci sera également supprimée dans la copie.

• Connexions : Si vous utilisez Wdata, vous pouvez choisir de conserver les connexions Wdata dans votre copie. 
  • Connexions entrantes et sortantes : Comprend les connexions entre les requêtes, les tables, les rapports et les feuilles de Wdata. Les connexions sortantes vers des feuilles non incluses dans cette copie seront ignorées.
  • Uniquement les connexions entrantes : Inclut toutes les connexions provenant de rapports, de requêtes Wdata et de feuilles.
  • Seules les connexions sortantes : Inclut les connexions aux tables et feuilles Wdata. Les connexions sortantes vers des feuilles non incluses dans cette copie seront ignorées.
• Valeurs des cellules d’entrée : Cette option inclut toutes les valeurs contenues dans les cellules d’entrée . Si vous ne sélectionnez pas cette option, les valeurs des cellules sont effacées, mais la désignation de la cellule d’entrée est conservée dans la copie.
• Mode d’entrée dans les sections activées : Lorsque cette option est incluse, les feuilles dont le mode d’entrée est activé dans la feuille de calcul originale auront le mode d’entrée activé dans la copie de la feuille de calcul. 
• Créer un dossier de destination : Cette option est activée par défaut, mais vous pouvez la décocher si vous ne souhaitez pas créer un nouveau dossier contenant les fichiers copiés.
• Nom du nouveau dossier : Si vous choisissez de créer un dossier de destination pour vos copies, ce sera le nom du nouveau dossier.
• Emplacement : Si vous choisissez de créer un dossier de destination, il s’agit de son emplacement. Si vous ne créez pas de dossier de destination, celui-ci sera l’emplacement des fichiers copiés. Par défaut, l’emplacement sera Tous les fichiers.
  
  

Paramètres pour les liens et les références de processus

Les options proposées sous Liens et références du processus vous permettent de personnaliser la manière dont les éléments copiés gèrent les liens pour les fichiers et les références pour les processus.

• Créer des copies
• Conserver l’original
• Supprimer des liens

Créer des copies de tous les fichiers sources signifie que tous les fichiers qui fournissent des liens sources pour les fichiers sélectionnés seront également inclus dans la copie. Les liens dans votre fichier copié proviendront désormais des nouvelles copies sources.

Pour les restaurations par progression typiques, nous vous suggérons d’utiliser Créer des copies de tous les fichiers sources pour vous assurer que vos fichiers sources et de destination sont copiés pour la nouvelle période de déclaration. Les liens brisés donneront des résultats différents pour les tableaux et les valeurs textuelles. Les tableaux seront conservés, tandis que les valeurs textuelles ne seront pas conservées et seront affichées sous la forme « ### ».

Conserver les liens vers les fichiers sources originaux signifie que vos nouveaux fichiers seront liés aux fichiers sources originaux, plutôt que de créer des copies des fichiers sources. Les fichiers sources ne doivent pas figurer dans la liste des fichiers sélectionnés si vous ne souhaitez pas que des copies soient effectuées.

Nous vous suggérons d’utiliser Garder les liens vers les fichiers source originaux si vous voulez avoir la même source pour une toute nouvelle destination et pour la destination actuelle. Par exemple, nous recommandons cette option lors de l’ajout d’une nouvelle entité de déclaration ou d’un nouveau fonds.

En décochant Liens et références du processus, vous ignorez toutes les sources liées en dehors de votre sélection et vous supprimez ces liens. Le nouveau fichier contiendra les données de la dernière valeur liée publiée, mais les liens ne seront plus mis à jour.

Nous ne recommandons de supprimer des liens que s’il existe des liens inutiles en dehors des fichiers que vous avez sélectionnés et dont vous souhaitez vous débarrasser.

Note : les paramètres de liaison n’affectent que les sources qui ne sont pas encore incluses dans vos fichiers sélectionnés Si un fichier source se trouve dans votre sélection, il sera copié, quelle que soit l’option sélectionnée.

Copier un élément

Meilleures pratiques

Commentaires : 

• Si vous avez des commentaires dans vos fichiers sélectionnés qui pourraient être pertinents dans vos fichiers copiés, nous vous recommandons d’inclure tous les commentaires dans la copie. 
• Si vos commentaires ne seront plus pertinents dans les fichiers copiés, comme les questions relatives à une période de rapport spécifique, décochez la case Tous les commentaires pour les supprimer de votre fichier copié. 

Suivi des changements :

• Si vous avez suivi des modifications qui n’ont pas été approuvées ou rejetées dans le fichier d’origine, le fichier copié comportera ces modifications suivies comme approuvées sans historique.

Étiquettes de couleur : 

• Si vous avez créé une clé d’étiquette personnalisée et que vous souhaitez la réutiliser dans vos fichiers copiés, nous vous recommandons d’inclure les étiquettes de couleur.
  • Une fois que vous avez ouvert votre fichier copié, vous pouvez effacer toutes les étiquettes de couleur pour réinitialiser l’état de chaque section tout en conservant la même clé d’étiquette de couleur. 
• Si vous voulez recommencer votre « statut » dans votre nouveau document et que vous n’avez pas besoin de réutiliser la clé de l’étiquette de couleur, ne l’incluez pas dans la copie. 
• En savoir plus sur l’utilisation des étiquettes dans Workiva. 

Espaces réservés de contenu :

• Lors de la copie d’un dossier contenant des fichiers avec espaces réservés, les connexions ne seront mises à jour que si la feuille de calcul d’espace réservé se trouve également dans le même dossier.
  • Si la feuille de calcul d’espace réservé n’est pas incluse dans le dossier copié, aucune modification ne sera apportée aux connexions de remplacement et elles resteront toutes liées à la source d’origine.
• Lors de la copie d’un fichier contenant des espaces réservés , aucune modification ne sera apportée aux connexions des espaces réservés. Toutes les connexions existantes resteront liées à la source d’origine.

Rapport de fichiers liés :

• Nous vous recommandons de copier à partir du rapport sur les fichiers liés lorsque vous avez plusieurs fichiers liés dans votre copie sélectionnée.
• Dans le rapport sur les fichiers liés, vous pouvez choisir de manière granulaire les fichiers liés (s’il y en a) que vous souhaitez exclure des copies. Cela peut s’avérer utile pour démêler une situation de liaison compliquée !

• Note : les copies du rapport sur les fichiers liés ne reproduisent actuellement pas la structure du dossier et n’incluent pas les processus et les fichiers chargés (tels que les PDF) dans le dossier. Copiez à partir de l’Accueil au lieu du rapport sur les fichiers liés si vous devez inclure ces éléments dans votre copie.