Il existe un certain nombre de combinaisons de situations qui peuvent rendre EDGAR Next confus. Les scénarios les plus courants sont les suivants :
- Un déposant qui souhaite contrôler tous les aspects du dépôt. Chaque dépôt EDGAR Next utilisant l'API, pour lequel l'utilisateur ne se connecte pas manuellement au site web EDGAR, nécessite deux jetons - un jeton de déposant et un jeton d'utilisateur. Le jeton Filer nécessite qu'un compte ait au moins deux utilisateurs administrateurs techniques (qui peuvent également être des administrateurs de compte) pour créer et gérer le jeton, et il expire sur une base annuelle. Un client de Workiva obtiendrait ce Filer Token et le téléchargerait dans les paramètres de son espace de travail ou le fournirait avec chaque dépôt.
Le jeton de déposant est complété par le jeton d'utilisateur, qui est lié à un individu (les adresses électroniques de groupe ou les personnes non physiques ne sont pas autorisées, conformément à l'EDGAR Business Office et à la Final Rule). En pratique, cela signifie que les étapes de test et de dépôt en direct inviteraient l'utilisateur à sélectionner ou à saisir ses jetons, au lieu d'un mot de passe. Le jeton d'utilisateur peut également être stocké dans le profil de l'utilisateur, mais il convient de noter que ce jeton expire tous les 30 jours et qu'un seul jeton d'utilisateur est autorisé par utilisateur, pour l'ensemble des agents de dépôt. Le jeton d'utilisateur doit appartenir à un utilisateur qui est un administrateur de compte ou un utilisateur de type utilisateur dans le tableau de bord EDGAR Filer Management.
- Compte délégué (de préférence). Dans cette situation, le compte CIK principal du dépôt a été délégué à Workiva au moment du dépôt ou l'a été précédemment (les délégations n'expirent jamais). Cela permet au logiciel de Workiva d'utiliser le jeton Workiva Filer Token, libérant ainsi le déposant de la nécessité de gérer et de maintenir ce jeton à jour. Notez qu'un jeton d'utilisateur valide associé au compte principal/CIK qui soumet le dépôt est toujours requis, de sorte qu'il y a peu de risque d'un dépôt non autorisé puisque EDGAR Next s'assurera que le dépôt dispose d'un jeton d'utilisateur valide provenant soit d'un utilisateur du compte du déclarant, soit d'un employé autorisé de Workiva. Cela s'ajoute à tous les systèmes de permission et autres systèmes de contrôle d'accès de Workiva. Les CIK des co-inscrits ne sont pas pris en compte pour les dépôts EDGAR Next, de sorte que le jeton utilisateur doit être lié à l'inscrit principal, mais les comptes des co-inscrits n'ont pas besoin d'une délégation individuelle, mais sont toujours soumis aux exigences de confirmation annuelle et d'administrateur de compte.
- Fichier avec Workiva. Cette option de dépôt continuera d'exister, mais en raison de l'exigence d'avoir un utilisateur humain impliqué et responsable de chaque dépôt dans le système EDGAR Next, cela nécessitera l'implication d'un employé de Workiva et le processus de délégation complété, au lieu du code interne de Workiva qui est maintenant tout ce qui est nécessaire pour soumettre le dépôt avec Workiva. Ce scénario est encore susceptible d'être modifié - Workiva a prévu plusieurs réunions avec l'EDGAR Business Office avant la fin de la période d'adoption de la version bêta et tentera de guider l'EBO vers le meilleur résultat possible pour nos clients.