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Pour faciliter la collecte de données pour les rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ou de développement durable, vous pouvez créer et gérer des tâches pour préparer et approuver les valeurs métriques à partir de Sustainability Program.

Grâce à ces tâches, vous pouvez :

• Inclure plusieurs valeurs dans la même tâche, par exemple en fonction de la dimension ou d'autres critères.
• Assignez aux membres de l'espace de travail la tâche de préparer et d'approuver les valeurs de chaque tâche.
• Configurez des flux de travail d'approbation pour permettre à plusieurs approbateurs ou étapes d'avoir leurs propres dates d'échéance.

Note : Une tâche peut inclure des valeurs multiples uniquement lorsqu'elle est collectée via le portail Workiva Tasks. Les valeurs avec un fichier source connecté nécessitent chacune une tâche distincte.

Créer des tâches pour une mesure

Pour déléguer la collecte des données d'une métrique pour une période de collecte, vous pouvez créer une tâche assignée aux membres de l'espace de travail pour préparer et approuver les valeurs. 

Remarque : Vous ne pouvez créer des tâches pour une mesure que si ses valeurs pour la période de collecte ne sont pas encore complètes et ne sont pas déjà incluses dans une autre tâche.

Pour créer une tâche de collecte des valeurs d'une métrique :

1. Sur le site Sustainability Program, sélectionnez l'indicateur dans le schéma.
2. Sélectionnez l'année et la période de collecte des valeurs à inclure dans la tâche.
3. Créez la tâche à partir de Valeurs ou Tâches:
   • À partir de Valeurs, sélectionnez les valeurs à inclure, puis Créer une tâche à partir de Modifier les valeurs.
     
   • Dans Tâches, cliquez sur Créer une tâche.
     
4. Saisissez un nom pour identifier la tâche.
   

5. Dans Assignee, sélectionnez les membres qui doivent préparer les valeurs de la tâche et sélectionnez leur date d’échéance.

   Note : Si vous sélectionnez plusieurs assignés, n’importe lequel d’entre eux peut préparer les valeurs et accomplir sa tâche.

6. Pour que les membres vérifient les valeurs préparées, cliquez sur Ajouter une étape d'approbation, et configurez le processus d'approbation :

   • Pour permettre à un ou plusieurs approbateurs de vérifier les valeurs, sélectionnez-les dans Approvers, et sélectionnez leur date d'échéance.
   • Pour demander à des approbateurs spécifiques de vérifier les valeurs dans l'ordre, sélectionnez le premier approbateur - ou groupe d'approbateurs - dans Approvers, définissez leur date d'échéance, puis cliquez sur Add approval step pour sélectionner les approbateurs pour chaque étape. 

   Remarque : Si vous affectez plusieurs approbateurs à une étape d'approbation, n'importe lequel d'entre eux peut approuver les valeurs pour compléter l'étape. Pour demander à plusieurs membres de vérifier les valeurs, ajoutez une étape distincte pour chaque approbateur. Pour en savoir plus, consultez le site Gérer les approbations des indicateurs du programme de développement durable.

7. Saisissez des instructions pour l'assigné et l'approbateur, telles que des détails sur la manière de préparer les valeurs ou leur documentation.

8. Pour ajouter des valeurs à la tâche, sélectionnez-les dans Search values, et cliquez sur Apply.

   Conseil : Vous ne pouvez ajouter que des valeurs qui ne sont pas déjà Complètes ou incluses dans une autre tâche. Si vous appliquez par inadvertance une valeur à la tâche, cliquez sur Remove.

9. Cliquez sur Créer une tâche.

   Note : Toutes les valeurs avec un fichier source connecté auront chacune leur propre tâche ; toutes les autres valeurs incluses apparaîtront dans la même tâche.

Combiner les tâches

Pour regrouper les valeurs incluses dans des tâches distinctes en une nouvelle tâche unique, vous pouvez combiner leurs tâches à partir de la métrique.

Remarque : Pour combiner des tâches, elles doivent être Non démarrées et leurs valeurs doivent être collectées via le portail Workiva Tasks ou la métrique, et non un fichier source connecté.

1. Sur le site Sustainability Program, sélectionnez l'indicateur dans le schéma.
2. Sélectionnez l'année et la période de collecte des valeurs à inclure dans la tâche.

3. Sélectionnez Tâches, puis sélectionnez les tâches à combiner.

   Conseil : Pour combiner une tâche déjà en cours, réinitialisez d’abord la tâche pour la ramener à Non démarrée.

4. Depuis Gérer les tâches, sélectionnez Combiner.
   
5. Modifiez le nom de la nouvelle tâche et les détails de l’affectation si nécessaire, puis cliquez sur Combinez.

Modifier les tâches

Pour réaffecter une tâche ou ajuster les valeurs qu’elle contient :

1. À partir de Sustainability Program, sélectionnez la métrique que la tâche prend en charge.
2. À partir de Tasks, modifiez les tâches si nécessaire :
   • Pour modifier l’affectation ou les valeurs d’une tâche spécifique, sélectionnez Edit dans son menu, puis modifiez son affectation ou ses valeurs si nécessaire et cliquez sur Update task.
     

   • Pour mettre à jour plusieurs tâches pour la même affectation, cliquez sur Gérer les tâches et sélectionnez Modifier, puis modifiez les détails de l’affectation si nécessaire et cliquez sur Mettre à jour tout.

     Astuce : À partir de Rechercher et remplacer, vous pouvez modifier plusieurs tâches à la fois, par exemple pour réaffecter un assigné ou un approbateur en fonction des changements de personnel.

Envoyer les tâches

Lorsque la collecte des données est prête, envoyez des tâches à l’assigné pour qu’il commence à préparer ses valeurs :

1. À partir de Sustainability Program, sélectionnez la mesure que la tâche soutient, puis Tasks.
2. Sélectionnez les tâches à envoyer, puis choisissez de les envoyer ou non avec des notifications aux destinataires :
   • Dans Manage tasks ou dans le menu de la tâche, sélectionnez Send, puis choisissez d’envoyer ou non des notifications.
     
   • Dans Status, cliquez sur Send ou sélectionnez Send without notifications.
     

Réinitialiser une tâche envoyée

Pour annuler une tâche et la ramener à l’état Non envoyée, vous pouvez la réinitialiser. Par exemple, vous pouvez réinitialiser une tâche si vous l’avez envoyée prématurément par inadvertance ou si vous devez arrêter sa collecte de données.

Conseil : Lorsque vous réinitialisez une tâche, vous conservez toutes les valeurs et tous les documents justificatifs déjà collectés par l'assigné.

1. À partir de Sustainability Program, sélectionnez la mesure que la tâche soutient, puis Tasks.
2. Dans le menu de la tâche, sélectionnez Reset.
   
3. Choisissez d'informer ou non l'assigné et les approbateurs de la réinitialisation, puis cliquez sur OK.

Envoyer des rappels pour les tâches envoyées

Pour faciliter la collecte des données, Sustainability Program envoie automatiquement des rappels aux personnes assignées ou approuvées dont les tâches de mesure sont incomplètes :

• Trois jours avant la date d'échéance
• À la date prévue
• Chaque jour après la date d'échéance, jusqu'à trois jours

Pour envoyer un rappel supplémentaire pour une tâche en cours, sélectionnez Tasks dans la métrique, puis Remind dans le menu de la tâche.

Exécuter des tâches pour le compte d’un attributaire ou d’un approbateur

Si un cessionnaire ou un approbateur n’est pas disponible, le propriétaire du programme peut accomplir des tâches en son nom, par exemple envoyer ses valeurs pour approbation ou sauter l’étape du flux de travail d’approbation.

Visualiser une tâche envoyée

Pour plus de détails sur la collecte de données d'une tâche, vous pouvez la visualiser directement dans Workiva Tasks ou dans le fichier source connecté de sa valeur. Dans la métrique, sélectionnez Tâches, puis Aller à la tâche dans le menu de la tâche. 

Pour obtenir des détails sur la progression et l’historique d’une tâche, vous pouvez consulter son journal d’activité à partir du panneau Task steps checklist dans le portail Workiva Tasks ou le panneau Tasks d’un fichier source connecté.

Note : Pour visualiser les tâches métriques créées par ou attribuées à d’autres personnes, par exemple pour réaliser un audit interne, vous devez avoir les rôles Task admin et Sustainability reporting. Pour les tâches effectuées à l’aide d’un fichier source connecté, vous devez également disposer d’au moins Viewer pour accéder au fichier.

Supprimer une tâche

Si vous n'avez plus besoin d'une tâche, vous pouvez la supprimer. Lorsque vous supprimez une tâche, vous devez également

• Annuler la tâche pour son attributaire et ses approbateurs
• Renvoyer ses valeurs à un état Non démarré
• Supprimer toutes les données et tous les documents préparés à l'appui de ses valeurs

Remarque : Pour annuler une tâche tout en conservant les valeurs déjà collectées, réinitialisez-la à la place de.

Pour supprimer une tâche :

1. À partir de Sustainability Program, sélectionnez la mesure que la tâche soutient, puis Tasks.
2. Dans le menu de la tâche, sélectionnez Supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer.