Comment fonctionnent les autorisations de Workiva ?
Les rôles déterminent les fonctionnalités auxquelles chaque utilisateur a accès dans un espace de travail. Les propriétaires d’espace de travail et les administrateurs d’espace de travail d’organisation peuvent attribuer des rôles aux membres de l’espace de travail pour définir ce que ces membres peuvent faire.
Les autorisations , quant à elles, déterminent le niveau d'accès dont dispose chaque utilisateur à des ressources spécifiques au sein d'un espace de travail. Les autorisations sont attribuées à des fichiers ou à des objets individuels ; les membres peuvent être soit propriétaires de fichiers, soit éditeurs, soit spectateurs.
En résumé :
- Les rôles permettent d'accéder à certaines fonctionnalités , telles que la déclaration fiscale ou le format XBRL.
- Les autorisations permettent d'accéder à des documents et à des données , comme une feuille de calcul ou une section spécifique.
En quoi les autorisations en chaîne sont-elles différentes ?
Le modèle de permission Chains est construit sur les mêmes principes que le modèle de permission Workiva, mais il y a quelques différences clés :
- Les groupes d'utilisateurs constituent une fonctionnalité facultative des autorisations Workiva, mais ils sont obligatoires lors de la configuration des autorisations Chains.
- Les autorisations sont gérées au sein de Chain Builder, indépendamment du reste de Workiva.
- Les autorisations peuvent être appliquées à des environnements individuels et à des chaînes. Ces concepts n'existent pas ailleurs dans Workiva.
En raison de ces différences, vous devrez passer de la plateforme principale de Workiva à Chain Builder lors de la mise en place des autorisations.
Remarque : d'un point de vue technique, il est possible d'ignorer les groupes d'utilisateurs dans Chains, mais cela signifie que chaque membre de votre espace de travail disposera d'un accès complet à toutes les chaînes et à tous leurs paramètres. Cela n'est pas recommandé.
Qu'est-il advenu de l'ancien modèle d'autorisation des chaînes ?
Avant avril 2023, les chaînes utilisaient un modèle de permissions "tout ou rien" qui dépendait entièrement de l'ancien rôle de propriétaire de chaîne. Ce rôle unique donnait un accès complet non seulement à Chain Builder, mais aussi à tous les paramètres des chaînes, aux capacités d'administration et à l'historique des exécutions. En effet, cela signifiait que chaque membre de l'espace de travail ayant accès à Chain Builder disposait d'un accès complet et illimité.
Ce modèle de permission peut encore être utilisé aujourd'hui - vous pourriez théoriquement attribuer le rôle de propriétaire de chaîne à toute personne ayant besoin d'un accès aux chaînes - mais ce n'est pas recommandé.
Comment configurer les autorisations pour les chaînes ?
Les autorisations étant gérées séparément du reste de Workiva, quelques étapes supplémentaires sont nécessaires lors de la mise en place des autorisations de chaînes.
Dans les grandes lignes, cela se passe comme suit :
- Dans Workiva, créez des groupes d'utilisateurs et affectez-y des membres.
- Dans Workiva, attribuez le rôle de constructeur de chaînes à chaque membre éligible de votre espace de travail.
Ce rôle donne accès à la caractéristique Chaînes, mais pas aux capacités Workiva plus larges. - Dans Chain Builder, attribuez des autorisations à chaque groupe d’utilisateurs créé à l’étape 1.
Ceci détermine ce que chaque groupe et membre de groupe peut faire avec la fonctionnalité Chaînes.
Pour obtenir des instructions détaillées, consultez la section : « Attribuer des rôles et des autorisations dans Chains ».
Quelle est la fonction de chaque rôle et de chaque autorisation au sein des chaînes ?
Pour plus de détails, consultez la page d'assistance Workiva intitulée « Chaînes de rôles et d'autorisations ».
Comment les permissions des chaînes sont-elles échelonnées ?
Les autorisations relatives aux chaînes sont gérées de haut en bas, de sorte que les autorisations ne peuvent être accordées que par un autre utilisateur disposant d’un niveau d’accès égal ou supérieur. Cela signifie qu'un administrateur au niveau de l'organisation peut attribuer des rôles à un administrateur au niveau de l'espace de travail, qui à son tour peut attribuer des rôles à un administrateur au niveau de l'environnement.
Rôles : « Administrateur de sécurité de l'organisation » vs « Administrateur de sécurité de la chaîne de l'organisation » vs « Administrateur de sécurité de la chaîne » vs « Administrateur de sécurité de l'environnement »
Ces fonctions, dont les noms se ressemblent, jouent chacune un rôle bien distinct au sein de Workiva. La principale différence réside dans le fait que le rôle d’administrateur de la sécurité de l’organisation est un rôle général comportant de nombreuses responsabilités sur l’ensemble de la plateforme Workiva, tandis que les rôles d’administrateur de la sécurité de la chaîne d’organisation et d’administrateur de la sécurité de l’environnement sont propres aux chaînes.
L'administrateur de sécurité de l'organisation est chargé d'activer et de désactiver les connecteurs dans Workiva.
Ce rôle, qui s'applique à l'ensemble de l'organisation, dispose d'autres fonctionnalités au sein de Workiva et n'est pas propre à Chains.
Une fois qu'un connecteur est activé, l'administrateur de sécurité de l'organisation cède en grande partie le contrôle aux rôles spécifiques à Chains, qui sont chargés de gérer les paramètres au sein de Chains :
- Administrateur de la sécurité de la chaîne d'organisation : ce rôle gère les connexions et les exécuteurs dans l'ensemble des espaces de travail. En d’autres termes, il configure les connecteurs. Ce rôle permet également de consulter le journal d'audit de sécurité de Chains.
- Administrateur de sécurité de la chaîne : ce rôle accorde des autorisations à d'autres utilisateurs et permet de les désigner comme administrateurs de sécurité d'environnement. Ce rôle peut être attribué à un environnement spécifique, à un lieu de travail ou à l'ensemble de l'organisation.
- Administrateur de la sécurité de l'environnement : ce « rôle » non officiel est attribué aux utilisateurs qui administrent un seul environnement au sein d'un espace de travail.
Comment assigner un administrateur de la sécurité de l'environnement ?
Le rôle « Administrateur de sécurité de l'environnement » est attribué aux utilisateurs chargés d'administrer un seul environnement au sein d'un espace de travail. Un administrateur de sécurité de la chaîne organisationnelle peut attribuer ce rôle à des utilisateurs individuels en modifiant leur profil dans Chains ; l'administrateur de sécurité de l'environnement peut ensuite attribuer des autorisations au sein de cet environnement.
Pour en savoir plus, consultez la page d'assistance Workiva intitulée « Attribuer le rôle d'administrateur de sécurité de l'environnement dans Chains ».
Comment les autorisations sont-elles attribuées par l’administrateur de la sécurité de l’environnement ?
L'administrateur de la sécurité environnementale attribue des autorisations à des groupes d'utilisateurs spécifiques depuis l'écran « Paramètres > Utilisateurs et autorisations » dans Chains.
Pour en savoir plus, consultez la page d'assistance Workiva intitulée « Attribuer des autorisations à des groupes d'utilisateurs et à des environnements dans Chains ».
Comment attribuer des autorisations à une chaîne individuelle ?
L'administrateur de la sécurité environnementale peut définir des autorisations pour l'ensemble d'un espace de travail ou pour n'importe quelle chaîne de cet espace de travail.
Pour en savoir plus, consultez la page d'assistance Workiva intitulée « Attribuer des autorisations à des chaînes individuelles ».
Répertoire de liens pour les autorisations de Chain Builder
- Attribuer des rôles et des autorisations dans les chaînes
- Explication des rôles et des autorisations des chaînes
- Attribuer le rôle d'administrateur de la sécurité de l'environnement dans les chaînes
- Attribuer des autorisations aux groupes d'utilisateurs et aux environnements dans les chaînes
- Attribuer des autorisations à des chaînes individuelles