À partir de Sustainability Program, vous pouvez utiliser Find and replace pour appliquer rapidement la même modification aux détails de plusieurs mesures ou à leurs tâches de collecte de données en une seule fois, plutôt que de modifier chacune d'entre elles individuellement.
Par exemple, vous pouvez utiliser Rechercher et remplacer par :
- Ajouter ou supprimer des détails sur plusieurs mesures ou tâches, comme une balise personnalisée.
- Remplacer une entrée spécifique pour un détail, par exemple pour remplacer l'approbateur ou l'attributaire de plusieurs tâches en fonction des changements de personnel.
- Remplacer toutes les entrées de pour un détail, quel que soit son état actuel, par exemple pour mettre à jour les exigences des métriques en matière de notes ou de pièces jointes, ou les flux de travail d'approbation complète des tâches.
Remarque : Vous ne pouvez mettre à jour les tâches que lorsqu'elles ne sont pas encore Terminées. Lorsque vous mettez à jour les tâches, elles reviennent à une en cours un statut.
Étape 1. Sélectionner les détails à mettre à jour
À partir de Sustainability Program, sélectionnez Find and replace, et choisissez de mettre à jour ou non les détails des métriques ou les tâches liées à leurs valeurs :
- Pour mettre à jour les mesures de plusieurs sujets, cliquez sur Find and replace from Program overview.
- Pour mettre à jour des mesures ou des tâches au sein d'une même rubrique ou d'une même mesure, sélectionnez la rubrique ou la mesure - respectivement - dans le plan, puis sélectionnez Rechercher et remplacer dans son menu.
Pour effectuer ces mises à jour, sélectionnez Metric details:
| Détail | Ajouter | Remplacer | Supprimer | Remplacer tout |
|---|---|---|---|---|
| Sujet | ||||
| Description de la métrique | ||||
| Pièce jointe de référence | ||||
| Balise du programme | ||||
| Demander les notes | ||||
| Demander les pièces jointes justificatives |
Remarque : Pour mettre à jour le type de valeur, l'unité de mesure, la fréquence, les dimensions ou les références Related Explorer content des métriques, contactez votre Customer Success Manager (CSM) Workiva pour obtenir de l'aide.
Pour effectuer ces mises à jour, sélectionnez Détails de la tâche:
| Détail | Ajouter | Remplacer | Supprimer | Remplacer tout |
|---|---|---|---|---|
| Personne assignée | ||||
| Date d’échéance de personne assignée | ||||
| Approbateur | ||||
| Date d’échéance d’approbateur | ||||
| Étapes d'approbation (approbateurs et dates d'échéance) | ||||
| Instructions | ||||
| Nom de la tâche |
Étape 2. Trouver les indicateurs ou les tâches à mettre à jour
Dans Find, appliquez des filtres pour rechercher dans le programme les mesures ou les tâches à mettre à jour.
Remarque : Si vous sélectionnez Rechercher et remplacer à partir d'une rubrique ou d'une mesure, les résultats sont automatiquement filtrés en fonction des mesures ou des tâches de cette rubrique ou de cette mesure. Vous pouvez ajuster ces filtres si nécessaire.
Pour trouver les métriques à mettre à jour :
-
Cliquez sur Add filter, et spécifiez les critères des métriques :
Filtrer Trouve des métriques basées sur Contient des pièces jointes de référence S'ils contiennent des pièces jointes de référence , telles que des exemples de formules ou des PDF d'orientations cadres Description de la métrique Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte dans leurs descriptions Nom de la métrique Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte dans leurs noms, ou l'ID métrique Balise du programme Une balise spécifique custom tag
Conseil : Pour trouver des mesures qui incluent au moins une des balises et, cliquez sur Ajouter une autre balise de programme pour appliquer un filtre supplémentaire.
Demander les notes S'ils ont besoin de notes pour la collecte de données sur leurs valeurs Demander les pièces jointes justificatives S'ils exigent des pièces jointes - telles que des calculs ou des factures de services publics - pour la collecte des données relatives à leurs valeurs. Sujet Le thème spécifique qu'ils soutiennent
Conseil : Pour trouver des mesures provenant de plusieurs rubriques, cliquez sur Ajouter une autre rubrique pour appliquer un filtre supplémentaire.
Remarque : Si vous sélectionnez Find and replace dans le menu d'une rubrique, un filtre Topic s'applique automatiquement pour inclure les métriques de cette rubrique.
Unité L'unité de mesure utilisée pour les valeurs de texte, de pourcentage ou de devise
Conseil : Pour trouver des indicateurs basés sur plusieurs unités de mesure, cliquez sur Ajouter une autre unité pour appliquer un filtre supplémentaire.
Type de valeur Le type de valeurs collectées, telles que les nombres, les textes ou les devises
Conseil : Pour trouver des indicateurs basés sur plusieurs types de valeurs, cliquez sur Ajouter un autre type de valeur pour appliquer un filtre supplémentaire.
Conseil : Pour supprimer un filtre et ses critères, cliquez sur Supprimer le filtre .
- Après avoir ajouté tous les filtres, cliquez sur Find pour obtenir les mesures qui répondent à leurs critères.
Pour trouver les tâches à mettre à jour :
- Sélectionnez l'année du programme et la période de collecte des valeurs des tâches.
-
Cliquez sur Add filter, et spécifiez les critères des tâches :
Filtrer Recherche des tâches sur la base de Approbateur Un membre spécifique de l'espace de travail est chargé d'approuver leurs valeurs :
- Pour trouver les tâches sans un approbateur, sélectionnez Pas d'approbateur.
-
Pour trouver des tâches attribuées à des membres qui ne font plus partie de votre espace de travail, sélectionnez Ancien membre.
Note : Dans les résultats, vous pouvez voir si un approbateur est un ancien membre ou un membre suspendu.
- Pour trouver des tâches affectées à l'un des plusieurs approbateurs, cliquez sur Ajouter un autre approbateur.
Date d’échéance d’approbateur Quand les approbateurs doivent-ils vérifier leurs valeurs ?
Conseil : Pour trouver des tâches sans une date d'échéance pour l'approbateur, appliquez le filtre sans saisir de plage de dates.
Personne assignée Un membre de l'espace de travail spécifique est affecté à la préparation de leurs valeurs :
-
Pour trouver des tâches attribuées à des membres qui ne font plus partie de votre espace de travail, sélectionnez Ancien membre.
Note : Dans les résultats, vous pouvez voir si un cessionnaire est un ancien membre ou un membre suspendu.
- Pour trouver les tâches attribuées à l'un des multiples assignés, cliquez sur Ajouter un autre assigné.
Date d’échéance de personne assignée Quand les assignés doivent-ils achever la collecte des données relatives à leurs valeurs ?
Astuce : Pour trouver des tâches sans une date d'échéance pour l'assigné, appliquez le filtre sans entrer de plage de dates.
Dimension Une valeur de dimension personnalisée spécifique appliquée aux valeurs collectées, par exemple pour un site spécifique d'une dimension de localisation. Contient des pièces jointes de référence Si les mesures pour lesquelles ils collectent des valeurs disposent d'un matériel de référence - tel que des échantillons de formules ou des exigences réglementaires - attaché. Contient des pièces jointes justificatives Si leurs valeurs sont accompagnées de documents justificatifs, tels que des calculs ou des factures de services publics. Description de la métrique Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte dans les descriptions de leurs métriques Nom de la métrique Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte dans le nom de l'indicateur, ou l'identifiant de l'indicateur. Notes Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte dans les notes fournies pour leurs valeurs Balises du programme Une balise personnalisée spécifique appliquée à leurs métriques Instructions de la tâche Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte dans les instructions fournies à leurs destinataires et approbateurs Nom de la tâche Un mot-clé spécifique ou une formulation exacte avec leur nom État de la tâche L'état d'avancement de la collecte des données relatives aux tâches
Note : Vous pouvez trouver - mais pas mettre à jour - des tâches avec des valeurs Terminé.
Sujet Le sujet spécifique pour lequel les métriques collectent des valeurs - Après avoir ajouté tous les filtres, cliquez sur Find pour obtenir les tâches qui répondent à leurs critères.
Étape 3. Remplacer, ajouter ou supprimer des détails
Pour mettre à jour les métriques ou les tâches :
-
Dans Results, sélectionnez les mesures ou les tâches à mettre à jour.
Conseil : Pour télécharger les résultats complets sous forme de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), par exemple pour les partager avec d'autres personnes de votre entreprise, cliquez sur Export.
-
Dans Replace, sélectionnez la modification à effectuer.
Pour ajouter une entrée ou une chaîne de texte, effectuez un ajout.
Conseil : Pour les métriques, vous pouvez ajouter une pièce jointe, une balise ou un texte de référence à leur description ; pour les tâches, vous pouvez ajouter du texte à leurs instructions ou à leurs noms.
- Dans Change, sélectionnez Add.
-
Dans Field, sélectionnez le détail à mettre à jour, puis spécifiez l'entrée ou la chaîne de texte à ajouter.
Note : Lorsque vous ajoutez à une description métrique ou des instructions, la nouvelle chaîne s'ajoute à la fin du texte existant.
Pour supprimer une entrée ou une chaîne de texte, effectuez une suppression.
Astuce : Pour les métriques, vous pouvez supprimer une étiquette ou un texte spécifique de leurs descriptions ; pour les tâches, un approbateur ou un texte de leurs instructions ou de leurs noms.
Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer le nom complet d'une tâche.
- Dans Change, sélectionnez Remove.
- Dans Field, sélectionnez le détail à mettre à jour, puis indiquez l'entrée ou la chaîne de texte à supprimer.
Pour remplacer une entrée ou une chaîne spécifique dans un détail par une nouvelle entrée ou une nouvelle chaîne, effectuez un remplacement.
Note : Pour remplacer un détail dans son intégralité - comme chaque entrée, son texte complet ou un processus d'approbation - quel que soit son état actuel, effectuez plutôt un Remplacer tout.
Astuce : Pour les métriques, vous pouvez remplacer leur sujet, leur étiquette ou le texte de leur description ; pour les tâches, un destinataire, un approbateur, une date d'échéance ou le texte de leurs instructions ou de leurs noms.
- Dans Change, sélectionnez Replace.
- Dans le champ , sélectionnez le détail à mettre à jour, puis indiquez l'entrée ou la chaîne actuelle à remplacer dans le détail.
- Dans Replace with, indiquez la nouvelle entrée ou la nouvelle chaîne à utiliser à la place.
Pour remplacer un détail dans son intégralité - par exemple chaque entrée ou son texte complet - quel que soit son état actuel, effectuez un Remplacer tout.
Remarque : Pour remplacer uniquement une entrée ou une chaîne spécifique à l'intérieur d'un détail, effectuez plutôt un remplacement.
Conseil : Pour les métriques, vous pouvez remplacer leurs sujets, descriptions, balises ou exigences par des notes ou des pièces jointes. Pour les sujets, vous pouvez remplacer leurs responsables ou leurs dates d'échéance, leurs étapes d'approbation, leurs instructions ou leurs noms.
- Dans Change, sélectionnez Remplacer tout.
- Dans Field, sélectionnez le détail à mettre à jour, puis indiquez l'entrée ou la chaîne de texte à utiliser à la place.
Conseil : Pour remplacer tous les approbateurs ou leurs dates d'échéance pour les tâches, sélectionnez Étapes d'approbation, et configurez le flux d'approbation complet, y compris ses approbateurs, ses étapes et ses dates d'échéance.
- Dans Change, sélectionnez Add.
- Cliquez sur Update all.
Une fois la mise à jour terminée, les résultats sont actualisés pour refléter les modifications et les éventuelles erreurs.
Remarque : Pour appliquer une autre mise à jour aux mesures ou aux tâches, cliquez à nouveau sur Find pour afficher uniquement celles qui répondent aux critères des filtres.
Dépannage
Si Find and replace ne peut pas appliquer une modification, la métrique ou la tâche concernée apparaît sélectionnée dans Results après la mise à jour. Pour vous aider à résoudre le problème, cliquez sur Error pour obtenir des informations ou des suggestions de résolution.
Pour résoudre une erreur, vous devrez peut-être.. :
- Vérifiez que la métrique ou la tâche contient tous les détails nécessaires à la mise à jour ; par exemple, Rechercher et remplacer ne peut pas mettre à jour Date d'échéance de l'approbateur pour une tâche qui n'a pas d'approbateur.
- Si vous mettez à jour des tâches, assurez-vous que leur statut n'est pas déjà Terminé.
- Cliquez simplement sur Update all à nouveau, pour les erreurs causées par un problème de connectivité réseau.