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Qu'est-ce que « Personnaliser Workiva » ?

Personnalisation : Workiva offre des fonctionnalités permettant d'adapter de manière native les expériences, les solutions et les fonctionnalités aux besoins métier spécifiques de nos clients, en alliant la flexibilité de l'IA à un contrôle rigoureux afin de vous garantir des résultats fiables sur la plateforme Workiva.

Customize Workiva comprend actuellement :

• Scripts : Créez et exécutez des automatisations qui appliquent vos règles métier grâce à une logique Python personnalisée, exécutée en toute sécurité sur l'infrastructure gérée par Workiva.
• Champs personnalisés : Ajoutez de nouveaux champs pour collecter des données métier pouvant être utilisées dans le cadre d'automatisations et offrir une perspective unique pour le suivi et les tableaux de bord.
• Automatisations intégrées pour la création de scripts : Intégrez nativement vos scripts personnalisés dans les fichiers sur lesquels travaillent les utilisateurs.
   

Qui peut utiliser Customize Workiva ?

La fonctionnalité « Personnaliser Workiva » est accessible à tous les partenaires et clients, mais n'est pas disponible dans le cadre des contrats gouvernementaux ou de revente. 

Toutes les fonctionnalités de personnalisation de Workiva sont-elles disponibles pour chaque solution ?

Les fonctionnalités de script et d'automatisation intégrée sont disponibles dans toutes les solutions. Les champs personnalisés sont également disponibles dans toutes les solutions, à l'exception des solutions GRC.

Y a-t-il des frais de licence pour les clients ?

Oui. « Customize Workiva » est une extension payante qui s'ajoute à votre abonnement Workiva actuel.

La tarification dépend de deux facteurs : l'étendue de la personnalisation de Workiva pour votre entreprise et votre abonnement Workiva actuel. La personnalisation de Workiva peut s'appliquer à une seule solution ou à l'ensemble de votre compte, et ce périmètre détermine également où vous pouvez l'utiliser :

• Portée au niveau du compte : La fonctionnalité « Personnaliser Workiva » est disponible dans toutes les sections éligibles de votre compte.
• Périmètre au niveau de la solution : La fonctionnalité « Personnaliser Workiva » est disponible au sein de la solution spécifique à laquelle elle est associée.

Vous travaillerez avec Workiva afin de définir le périmètre et la tarification adaptés à votre cas d'utilisation.

Comment les scripts complètent-ils les chaînes et le reste de la suite de gestion des données ?

« Customize Workiva » apporte une extensibilité et une exécution régulées à l'écosystème d'automatisation de Workiva. Chains, Customize Workiva et les API ne sont pas des outils concurrents. C'est lorsqu'on utilise chacun d'entre eux pour ce qu'il fait le mieux qu'ils sont les plus efficaces.

• La structure « sans code » d’ , proposée par Chains, permet d’automatiser les processus quotidiens, d’éliminer les erreurs humaines et d’améliorer l’efficacité à tous les niveaux de l’entreprise, sans qu’il soit nécessaire de faire appel à un développeur interne. Les chaînes constituent généralement la solution idéale pour l'orchestration : elles permettent de relier les systèmes, de planifier les tâches, de surveiller les exécutions et d'offrir aux équipes une visibilité sur chaque étape d'un processus.
• Personnaliser Workiva : c'est là qu'intervient l'extensibilité contrôlée. C'est ici que les équipes peuvent ajouter une logique personnalisée, enregistrer le contexte structuré du flux de travail à l'aide de champs personnalisés et exécuter des scripts en toute sécurité sur l'infrastructure gérée par Workiva. Cela permet de sortir la logique spécialisée des solutions de contournement ponctuelles pour l'intégrer dans un cadre plus contrôlé et reproductible.
• Les API constituent la passerelle vers les données et les automatisations de Workiva. Ils permettent aux scripts et aux chaînes de lire, d'écrire et de mettre à jour les données de la plateforme de manière contrôlée.

C'est en combinant les capacités d'automatisation et d'extensibilité de Workiva que l'on obtient les meilleurs résultats : les besoins métier sont ainsi transformés en workflows sur mesure et régis par des règles, qui s'exécutent de manière cohérente, restent vérifiables et s'intègrent de manière native à la plateforme Workiva.

Pour plus d'informations sur les chaînes et les scripts, ainsi que sur les défis spécifiques auxquels ils répondent, consultez la page d'assistance « Workiva : Guide d'utilisation des chaînes et des scripts » ( ) à l'adresse .

Comment faire pour commencer après l'achat ? / Comment cela se passe-t-il concrètement ?

Au moment où vous achèterez Customize Workiva, vous aurez déjà déterminé qui se chargera de la mise en œuvre — cela fait partie de la validation de l'adéquation avant la vente. Le constructeur est généralement l'un des suivants :

• Votre propre équipe technique — si vous disposez de développeurs possédant les compétences requises en Python et sur la plateforme Workiva
• Un partenaire de mise en œuvre certifié — Workiva peut vous aider à en trouver un si vous ne travaillez pas déjà avec un partenaire
• Le pôle de gestion des données de Workiva — par le biais d'un cahier des charges (SOW) bien défini, lorsqu'une formule de partenariat ne convient pas

Une fois que l'option « Customize Workiva » a été ajoutée à votre abonnement, votre espace de travail est activé et votre développeur peut commencer.

Développer l'expertise en interne : si votre équipe est chargée de développer ou de maintenir la solution, nous vous recommandons de suivre la formation accessible au public intitulée « Personnaliser Workiva à l'aide de scripts » et de consulter les articles consacrés aux scripts et aux champs personnalisés dans le Centre d'assistance afin d'acquérir les compétences nécessaires à la réussite de votre projet. 

Quelles sont les conditions requises pour les partenaires souhaitant personnaliser Workiva ?

Les partenaires chargés de la mise en œuvre de solutions Workiva sur mesure doivent disposer de développeurs de scripts possédant les compétences et les qualifications requises avant de se voir confier la mise en œuvre chez un client. D'une manière générale, cela désigne les constructeurs qui :

• Posséder des compétences de niveau intermédiaire en Python, attestées par une certification reconnue, telle que la certification « Certified Associate in Python Programming (PCAP) » délivrée par l' (une preuve de ces compétences sera demandée). 
• Avoir suivi la formation intitulée « : Personnaliser Workiva à l'aide de scripts ». 
• Être titulaire de la certification « » de la plateforme Workiva .

Pour consulter la liste complète des compétences requises en Python, des certifications recommandées et des formations Workiva, rendez-vous sur Compétences et expertise nécessaires à la mise en œuvre de scripts Workiva .

Auparavant, les partenaires devaient suivre le programme de préparation à la création de scripts de Workiva. Ce programme n'est plus disponible. Désormais, les partenaires doivent suivre la formation « Personnaliser Workiva à l'aide de scripts » et détenir les certifications requises avant de pouvoir prendre en charge la mise en œuvre chez un client.

Les partenaires doivent également prévoir une prise en charge continue : après la remise du projet, la maintenance des scripts personnalisés incombe généralement au client, sauf disposition contraire prévue dans un contrat de maintenance en vigueur ou dans un cahier des charges complémentaire. Les partenaires doivent s'assurer qu'un plan a été mis en place pour déterminer qui se chargera de la maintenance de l'implémentation du script si les développeurs d'origine ne sont plus disponibles.

Qui est responsable du code personnalisé et qui assure son support ? / Que couvre le support Workiva ?

Conformément aux Conditions d'utilisation de Workiva relatives à la personnalisation de l' ( ), vous êtes seul responsable de vos scripts et de vos champs personnalisés. 

La responsabilité de la maintenance et du dépannage de la logique personnalisée vous incombe, à vous ou à votre partenaire — et non à Workiva. Une fois la livraison effectuée, la maintenance courante relève généralement de votre responsabilité, sauf disposition contraire prévue dans un contrat de maintenance en vigueur ou dans un cahier des charges ultérieur. Par exemple, si Workiva met à jour une API, il vous incombe de mettre à jour tous vos scripts concernés par cette modification.

Workiva prend en charge la plateforme sur laquelle repose votre code personnalisé : les fonctionnalités de script et de champs personnalisés, l'infrastructure d'exécution sur laquelle s'exécutent les scripts, les API publiées, le comportement documenté du produit et les procédures d'escalade associées.

Une façon simple d'envisager cette distinction : Workiva est responsable de la plateforme et de l'infrastructure — la « plomberie ». C'est à vous et à votre partenaire qu'incombe la responsabilité du code personnalisé et de la logique qui s'appuie sur celui-ci.

Ai-je besoin de Signature Support ?

Non — Signature Support n'est pas nécessaire pour utiliser Customize Workiva. 

C'est recommandé, surtout si vous ne disposez pas d'une équipe interne spécialisée dans les scripts, car cela vous offre un niveau d'assistance technique plus élevé lors de la conception et de l'exploitation de vos solutions personnalisées. C'est à vous de décider si vous souhaitez l'ajouter ou non, en fonction du niveau d'assistance dont votre équipe a besoin.

Comment utiliser Customize Workiva ?

La personnalisation de Workiva s'avère particulièrement utile pour les flux de travail spécialisés, répétitifs ou à enjeux élevés que la configuration standard ne permet pas de gérer de manière optimale. Vous trouverez ci-dessous des cas d'utilisation courants que nos clients et partenaires mettent en œuvre aujourd'hui. La plupart combinent ces trois fonctionnalités — les scripts, les champs personnalisés et les automatisations intégrées pour les scripts — afin de transformer un processus manuel en un processus reproductible et contrôlé.

• Regroupement des déclarations : Générez des déclarations sur mesure pour différents types d'entités (LLC, LP, LTD et autres) à partir d'un modèle de référence unique. Au lieu de gérer le même contenu dans plusieurs documents distincts, vous gérez un seul modèle consolidé ; il vous suffit de sélectionner le type de dossier, et le système automatisé génère un nouveau fichier ne contenant que le contenu pertinent, ce qui réduit le temps nécessaire à la mise à jour et minimise le risque d'oublier des modifications.
• Déploiement de modèles : Déployez un modèle maître de manière cohérente dans plusieurs espaces de travail à la fois — une fonctionnalité utile pour les prestataires de services gérés et les administrateurs de fonds qui gèrent des dizaines d'espaces de travail. Au lieu de copier et d'importer manuellement les fichiers, il suffit de sélectionner le modèle, de lancer le processus automatisé, et celui-ci se déploie partout, en attribuant à chaque espace de travail le contexte approprié.
• Gestion de la mise en page des documents : Basculer entre les sections destinées à l'impression et celles qui ne le sont pas, en fonction du type de classement. Au lieu d'activer ou de désactiver manuellement des centaines de sections, il vous suffit de sélectionner le type de classement : le système automatisé applique alors la mise en page appropriée à l'ensemble du document.
• Liens : Créez et synchronisez des liens entre des documents, des fichiers et des espaces de travail. Il suffit d'ajouter un lien une seule fois dans un espace de travail principal pour que le processus automatisé le réplique dans tous les modèles et espaces de travail associés, en veillant à ce que les sources restent liées aux bonnes destinations.
• Suivi du flux de travail : Enregistrez l'état du flux de travail et les métadonnées à l'aide des champs personnalisés, puis utilisez les scripts pour le surveiller dans tous les espaces de travail — notamment pour savoir quelle version d'un modèle est déployée et à quelle fréquence un modèle est utilisé, ce qui s'avère particulièrement utile pour la gestion des licences et le contrôle des versions.
• Roll Forward : Optimisez les mises à jour d'une période à l'autre en actualisant dynamiquement les paramètres de requête, en rafraîchissant les connexions multi-sources et en mettant à jour les données d'entrée.
• État des investissements : Automatisez la mise à jour des connexions aux fonds, le traitement des regroupements de données, ainsi que la mise à jour des liens de plage et la mise en forme de bout en bout.
• Mises à jour groupées des autorisations : Gérez par programmation et à grande échelle les accès et les autorisations des utilisateurs sur l'ensemble des fichiers et des espaces de travail.

Il s'agit là d'exemples courants, et non d'une liste exhaustive — Workiva Customize s'applique à tous les cas où un processus implique un travail manuel important ou des exigences de validation strictes.