Portail de support Workiva

Depuis Programme de développement durable, vous pouvez créer des tâches de collecte de données pour affecter des membres de l’espace de travail à la préparation et à l’approbation des valeurs métriques pour les rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ou de développement durable. Il se peut que vous deviez mettre à jour ces affectations tout au long de l'année de référence ou dans le cadre d'un report à une nouvelle année, par exemple en fonction des changements de personnel ou de la charge de travail des membres.

Conseil : Lorsque vous ajoutez une année de rapport à Sustainability Program, vous pouvez choisir de reporter ou non les affectations de mesures de l'année en cours. Si vous reportez des devoirs, vous pouvez également choisir d'avancer leur date d'échéance en conséquence.

Modifier l’affectation des tâches métriques

Pour réassigner une tâche métrique à un autre membre de l’espace de travail :

1. Dans Sustainability Program, sélectionnez la métrique contenant les tâches à réassigner.
2. Sélectionnez l'année de programme et la période de collecte à réaffecter.
3. Dans Tasks, sélectionnez la tâche à réaffecter :
   • Pour réaffecter une seule tâche, sélectionnez Edit dans son menu.
     
   • Pour appliquer les mêmes détails d’affectation à plusieurs tâches, sélectionnez-les dans Tâches, puis sélectionnez Modifier à partir de Gérer les tâches.
     
4. Ajustez les membres de l’espace de travail assignés, leurs dates d’échéance ou les instructions si nécessaire, puis cliquez sur Update task ou Update all.

Note : Si vous modifiez les détails de l’affectation d’une valeur avec une tâche en cours, choisissez de notifier ou non le destinataire et les approbateurs de la modification.

Pour en savoir plus, consultez le site Valeurs collectées pour les indicateurs du programme de développement durable.

Modifiez les affectations de tâches de plusieurs métriques à la fois.

À partir de Find and replace, vous pouvez mettre à jour les affectations de plusieurs tâches métriques de programme en même temps. Par exemple, avec Rechercher et remplacer, vous pouvez :

• Remplacer un attributaire, un approbateur ou une date d'échéance spécifique
• Mettre à jour plusieurs tâches avec le même destinataire ou la même date d'échéance, quelle que soit leur affectation actuelle
• Supprimer un approbateur des tâches ou remplacer le flux d'approbation complet des tâches
• Ajouter, supprimer ou remplacer du texte dans les instructions des tâches

Note : Vous ne pouvez mettre à jour les tâches que lorsqu'elles ne sont pas encore terminées.

Pour mettre à jour les affectations de tâches en masse :

1. À partir de Programme de développement durable, ouvrez Trouvez et remplacez:
   • Pour mettre à jour les tâches pour les métriques de plusieurs sujets, sélectionnez Aperçu du programme dans le plan, puis cliquez sur Rechercher et remplacer, et sélectionnez Détails de la tâche.
     
   • Pour mettre à jour les tâches d'un même thème ou d'une même métrique, sélectionnez le thème ou la métrique dans la structure hiérarchique, puis sélectionnez Rechercher et remplacer, Détails de la tâche dans son menu.
     
2. Dans Find, sélectionnez l'année et la période de déclaration des tâches à mettre à jour.
3. Pour trouver les tâches à mettre à jour, appliquez des filtres supplémentaires en fonction de leurs critères - tels que Assignee ou Approver à remplacer - et cliquez sur Find.
4. Dans Results, sélectionnez les tâches à mettre à jour.
5. Dans Replace, modifiez les détails de l'affectation des tâches si nécessaire.

   Conseil : Pour ajouter un approbateur ou mettre à jour les étapes d'approbation des tâches, sélectionnez Remplacer tout.

   • Ajouter ou supprimer
   • Remplacer
   • Remplacer tout

   Pour supprimer un approbateur, ou pour ajouter ou supprimer du texte dans ses instructions :

   1. Dans Change, sélectionnez l'option Ajouter ou Supprimer dans les affectations des tâches.
      
   2. Dans Field, choisissez si vous voulez :
      • Ajouter ou supprimer les instructions des tâches
      • Supprimer un approbateur spécifique
   3. Spécifiez l'approbateur ou le texte d'instruction à ajouter ou à supprimer pour les tâches.

      Note : Lorsque vous ajoutez du texte à Instructions, il est ajouté à la fin des instructions.

   4. Cliquez sur Update all.

   Pour remplacer un destinataire ou un approbateur spécifique, une date d'échéance ou du texte dans les instructions des tâches :

   1. Dans Change, sélectionnez Replace.
      
   2. Dans le champ , choisissez de remplacer ou non l'assigné, l'approbateur, la date d'échéance ou les instructions des tâches.
   3. Spécifier les deux :
      • Le membre, la date ou le texte de l'espace de travail actuel à remplacer
      • Le membre, la nouvelle date ou texte de l'espace de travail à utiliser à la place.
   4. Cliquez sur Update all.

   Pour remplacer le flux d'approbation complet des tâches, ou pour mettre à jour les assignés, les dates d'échéance des assignés ou les instructions pour la même entrée :

   1. Dans Change, sélectionnez Remplacer tout.
      
   2. Dans le champ , choisissez de remplacer ou non les étapes d'approbation des tâches, les assignés, les dates d'échéance des assignés ou les instructions.
   3. Indiquez les nouvelles étapes d'approbation, le cessionnaire, la date d'échéance du cessionnaire ou les instructions à utiliser à la place.

      Conseil : Pour en savoir plus sur la manière de configurer les nouvelles étapes d'approbation des tâches, consultez Gérer les approbations des mesures du programme de durabilité.

   4. Cliquez sur Update all.

Conseil : Pour en savoir plus sur la recherche et le remplacement, consultez Trouver et remplacer les détails des mesures ou des tâches du programme de durabilité.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!