Vous pouvez apporter le contenu des notifications de Workiva directement dans votre espace de travail Slack. Une fois cette option activée, vous commencerez à recevoir des notifications pour des éléments tels que : des commentaires dirigés, des tâches, des rappels, des demandes, etc.
Les notifications Slack peuvent être activées au niveau de l’organisation par l’intermédiaire d’un administrateur de l’organisation, qui active les notifications pour tous les espaces de travail au sein de cette organisation. Chaque utilisateur peut choisir de ne pas recevoir de notifications Slack dans son profil d’utilisateur Workiva.
Présentation des notifications Slack
Avant d’activer les notifications Slack, il est recommandé d’examiner les conditions d’installation et les fonctionnalités attendues.
Exigences en matière d’installation et de configuration
Pour participer au programme bêta, une installation et une configuration manuelles sont nécessaires. Le processus d’installation nécessitera :
- Un administrateur Slack pour créer un bot Workiva dans votre espace de travail Slack.
- Un jeton de porteur doit être généré et ajouté à la page de l’administrateur au niveau de l’organisation Workiva, où il sera stocké en toute sécurité. Si le jeton est modifié, vous devrez le remplacer.
Attentes en matière de fonctionnalités
Les notifications Slack pour Workiva sont actuellement une fonctionnalité bêta. Les fonctionnalités disponibles et les attentes en matière de fonctionnalités sont énumérées ci-dessous :
- Toutes les notifications sont envoyées à sens unique, de Workiva à Slack.
- Les utilisateurs devront se connecter à Workiva pour agir sur les tâches Workiva ; aucune action ne peut être entreprise directement depuis Slack.
- Les notifications seront similaires aux notifications par courrier électronique, mais elles seront transmises à l’espace de travail Slack en plus d’être envoyées par courrier électronique.
- Les utilisateurs peuvent spécifier une autre adresse électronique si leur adresse Slack est différente de leur adresse professionnelle.
- Pour le moment, aucune configuration ne sera disponible dans Workiva pour désactiver les e-mails en faveur des messages Slack. Si nécessaire, l’utilisateur peut refuser de recevoir des notifications de Slack en se rendant sur Mon profil, en sélectionnant Préférences, et en décochant la case située à côté de Activer les notifications de Slack.
Étape 1 : Installer le robot Workiva
Pour commencer le processus d’installation, un Admin Slack devra ajouter le bot Workiva à votre espace de travail Slack.
Pour ajouter le robot Workiva :
- Naviguez jusqu’à https://api.slack.com/.
- Cliquez sur Vos applications et sélectionnez Gérer vos applications.
- Choisissez Créer une nouvelle application. Il se peut que vous voyiez plus d’un espace de travail.
- Cliquez sur À partir d’un manifeste d’application.
- Si vous avez plus d’un espace de travail, sélectionnez l’espace de travail approprié et cliquez sur Suivant.
- Saisissez le manifeste d’application JSON que l’équipe Workiva vous a fourni ci-dessous.
- Cliquez sur Suivant.
- Examinez les informations et cliquez sur Créer.
- Ensuite, vous serez dirigé vers la page d’informations de base où vous sélectionnerez Installer sur l’espace de travail.
- Approuvez cette action en cliquant sur Autoriser.
Manifeste de l’application
Saisissez le manifeste de l’application dans le champ JSON à étape 6 ci-dessus.
JSON app manifest
Étape 2 : Mise à jour des informations d’affichage de Slack
Pour mettre à jour les informations d’affichage de Slack pour l’application Workiva :
- Sur la page de configuration de Slack, sélectionnez la section Basic Information sur le panneau de gauche et faites défiler vers le bas jusqu’à Afficher l’information.
- Ajoutez aux champs les informations et l’icône fournies par Workiva.
Remarque : La plupart des champs peuvent déjà être remplis en fonction du Manifeste de l’application qui a été saisi précédemment. Dans ce cas, vous n’aurez qu’à ajouter l’icône.
Nom du champ Informations Nom de l’application Workiva Brève description Recevez vos notifications Workiva dans Slack ! Icône de l’application et aperçu Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image ci-dessous, sélectionnez Télécharger/Enregistrer l’image, puis choisissez « Ajouter une icône d’application » pour télécharger l’image.
Couleur d’arrière-plan #232323 Description détaillée Workiva pour Slack apporte un contenu exploitable directement dans votre espace de travail Slack.
Voici les types de notifications que vous pouvez recevoir :
- Demandes
- Rappels
- Tâches
- Commentaires
- Une fois tous les champs remplis, cliquez sur Enregistrer Changes en bas de la page. Si vous n’avez ajouté que l’icône, vos modifications seront enregistrées automatiquement.
- Pour vous assurer que ces mises à jour sont installées, retournez à la section Installer votre application, développez-la et cliquez sur Réinstaller dans l’espace de travail. Vous devrez suivre les mêmes étapes d’autorisation.
- Votre robot Workiva devrait maintenant être installé et disponible pour les utilisateurs.
Étape 3 : Ajouter le jeton à Workiva
Un administrateur de l’organisation peut ajouter le jeton OAuth de l’utilisateur du robot à Workiva.
Pour ajouter ce jeton à une organisation Workiva :
- Sur la page des paramètres de Slack, sélectionnez la section Installer l’application dans le panneau de gauche.
- Localisez le Jeton OAuth de l’utilisateur du bot et cliquez sur Copier.
- Dans Workiva, accédez à la page Administrateur de l’organisation.
- Dans l’onglet Aperçu, sélectionnez Configuration et choisissez Notifications.
- Cochez la case Activer les notifications Slack et collez le jeton dans la zone de texte.
- Cliquez sur Save changes.
Remarque : Les notifications Slack peuvent également être activées pour des espaces de travail spécifiques dans Workiva.
Gérer les notifications
Si vous recevez une notification Slack de Workiva, l’application Workiva sera automatiquement ajoutée à votre liste d’applications. Sinon, vous pouvez sélectionner Ajouter apps dans la section Apps dans Slack, et choisir Workiva pour l’ajouter à votre liste d’applications installées.
Pour ne plus recevoir de notifications dans Slack, accédez à votre Profil d’utilisateur dans Workiva, et décochez Activer les notifications Slack dans vos Préférences.