Cet article présente les questions fréquemment posées et les meilleures pratiques en matière d’utilisation des espaces réservés. Pour en savoir plus sur l’utilisation des espaces réservés, cliquez ici.
Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’un espace réservé de contenu ?
Quand dois-je utiliser des espaces réservés de contenu ?
Comment utiliser les espaces réservés de contenu ?
Où puis-je utiliser des espaces réservés de contenu ?
Quel type de contenu les espaces réservés de contenu peuvent-ils représenter ?
Dois-je utiliser des espaces réservés de contenu dans un lien ou dans un texte normal ?
Qu’est-ce qu’un espace réservé de contenu ?
Les espaces réservés de contenu vous permettent d’insérer des variables dans le contenu de votre texte. Lorsque vous souhaitez réutiliser un contenu commun avec des utilisations variées dans différents fichiers, les espaces réservés de contenu "occupent une place" dans votre texte que vous pouvez remplir ultérieurement.
Considérez vos espaces réservés de contenu comme un groupe de données structurées ayant une caractéristique centrale. Cette caractéristique détermine le jeu de valeurs à afficher dans un ensemble d’états. Par exemple, vous pouvez utiliser des espaces réservés pour représenter le nom du fonds lorsque vous travaillez avec des informations sur le fonds ou l’identifiant de l’entité lorsque vous travaillez avec des informations sur l’entité. Chaque espace réservé de contenu a une valeur par document.
Quand dois-je utiliser des espaces réservés de contenu ?
Vous devriez envisager d’utiliser des espaces réservés de contenu si :
- Vous divisez souvent le contenu en plusieurs liens.
- Vous disposez d’un ensemble cohérent d’informations qui changent d’un document ou d’un rapport à l’autre.
- Vous divisez souvent le contenu en plusieurs liens.
- Vous disposez d’un ensemble cohérent d’informations qui changent d’un document ou d’un rapport à l’autre.
- Vous disposez d’un contenu cohérent mais spécifique au rapport.
- Vous disposez de modèles de rapport dans lesquels un ensemble d’informations est spécifique au rapport.
Comment utiliser les espaces réservés de contenu ?
Les espaces réservés pour le contenu fonctionnent mieux lorsqu’ils sont utilisés dans un modèle de document. Lors de la création de votre modèle, associez vos espaces réservés à des variables générales plutôt qu’à des valeurs spécifiques. Une fois que vous avez copié votre document modèle original, les modifications apportées au contenu du modèle ne seront pas répercutées sur les copies déjà effectuées.
Où puis-je utiliser des espaces réservés de contenu ?
Vous pouvez utiliser des espaces réservés de contenu pour placer des variables dans des liens ou du texte normal dans des documents et des présentations. La valeur de chaque espace réservé est déterminée par la destination où l’espace réservé est utilisé. Par exemple, si vous placez vos espaces réservés de contenu dans un lien source et que vous créez ensuite un lien de destination dans quatre documents distincts, vous pouvez définir la valeur des espaces réservés dans chaque document de destination.
Quel type de contenu les espaces réservés de contenu peuvent-ils représenter ?
Les espaces réservés de contenu peuvent être utilisés pour représenter un contenu numérique et un contenu textuel d’un seul mot ou de plusieurs paragraphes.
Les espaces réservés de contenu peuvent-ils être utilisés pour des contenus nécessitant une mise en forme spécifique ?
Vous pouvez appliquer la mise en forme des valeurs et du texte enrichi à chaque espace réservé dans un lien source ou dans un texte normal. Cependant, vous ne pourrez pas le faire pour des espaces réservés individuels dans un lien de destination.
Pour les contenus nécessitant une mise en forme spécifique, les espaces réservés de contenu ne sont peut-être pas la meilleure solution.
- Pour les textes plus longs, la mise en forme du texte enrichi ne passe pas par la connexion de l’espace réservé.
- Pour les contenus numériques, le formatage n’est pas toujours pris en compte dans la connexion de l’espace réservé. En outre, si votre espace réservé se trouve dans un lien de destination, vous n’aurez pas de contrôle granulaire de la mise en forme.
Dois-je utiliser des espaces réservés de contenu dans un lien ou dans un texte normal ?
Vous devez utiliser des espaces réservés de contenu dans un lien si le contenu change fréquemment ou s’il doit être mis à jour dans tous les documents en même temps lorsque des modifications sont apportées.
Vous devez utiliser des espaces réservés de contenu dans le texte si le contenu n’est pas susceptible de changer au cours de la période couverte par votre rapport. Les espaces réservés de contenu dans le texte sont particulièrement utiles lorsqu’ils sont utilisés dans un modèle, où les informations variables peuvent être modifiées entre les documents à l’aide d’espaces réservés.
Que dois-je faire si j’ai besoin que les espaces réservés de contenu apparaissent en blanc dans mon rapport final ?
Si vous souhaitez que les espaces réservés soient vides dans votre rapport final, plusieurs options s’offrent à vous.
- Vous pouvez le masquer manuellement dans votre rapport en utilisant l’option "masquer" dans le panneau de droite (le symbole de l’œil).
- Vous pouvez saisir un espace dans votre feuille de calcul connectée.
Note : Si l’espace réservé se trouve sur sa propre ligne dans le document, ces options laisseront toujours une ligne dans votre rapport. Pour éviter cela, ajoutez un retour à la ligne dans le texte des autres valeurs de ce caractère générique.
Quelle est la meilleure façon d’utiliser les espaces réservés de contenu lors de la connexion à une feuille de calcul ?
Lorsque vous vous connectez à une feuille de calcul Workiva, gardez les points suivants à l’esprit :
- Créez la connexion des espaces réservés avant de créer des espaces réservés. En établissant une connexion avec une feuille de calcul, vous créez automatiquement dans votre document des espaces réservés de contenu qui sont associés aux données de votre feuille de calcul.
- Essayez de vous assurer que vos étiquettes de données sont finalisées. Les étiquettes de données associent vos données à vos espaces réservés de contenu. Si vous modifiez les étiquettes de données, vous devrez réaffecter les espaces réservés de contenu à vos données.
- Désignez votre clé par la caractéristique déterminante des données. Cela détermine les données qui seront affichées et permet à la connexion de fonctionner comme une fonction VLOOKUP en bloc.
- Si chacun de vos rapports a sa propre feuille de calcul, établissez la connexion dans chaque document de destination. Ne créez pas de connexion fictive dans votre modèle de document.
- Lors du transfert, si vous copiez le document et sa feuille de calcul, vous devrez mettre à jour l’espace réservé dans le nouveau document pour qu’il pointe vers la nouvelle feuille de calcul. Cette connexion ne se fait pas automatiquement.