Workiva Sync pour les feuilles de calcul Excel

Workiva Sync est un complément Excel disponible via Microsoft Appsource qui copie uniquement les données ou les formules des cellules sélectionnées d’Excel vers la Plate-forme Workiva. Workiva Sync part du principe que la feuille de calcul Workiva de destination est paramétrée et configurée comme vous le souhaitez, il ne transfère donc pas (et ne peut pas le faire !) de métadonnées ou de formatage. Cela vous permet de mettre à jour des feuilles de calcul Workiva existantes ou d’en créer de nouvelles avec des données provenant de votre ordinateur local sans vous soucier du fait que le formatage ou la structure changera lorsque vous ferez la mise à jour.

Workiva Sync fonctionne sur la base d’une API pour fournir la même sécurité des données que la Plate-forme Workiva et élimine la nécessité d’une réinstallation si Workiva ajoute de nouvelles fonctionnalités.

Note : Pour préserver le formatage, nous vous recommandons d’utiliser la fonction d’importation Workiva XSLX native lors de la première importation d’un fichier Excel dans Workiva. Après l’importation initiale, vous pouvez ensuite utiliser Workiva Sync pour effectuer des mises à jour de manière efficace.

Exigences en matière d'installation

Avant d’installer Workiva Sync, vous devez remplir les conditions suivantes.

Autorisations de l'utilisateur

Le compte utilisateur effectuant l’installation doit avoir des droits d’administrateur sur l’ordinateur local.

Versions d'Excel prises en charge

Workiva Sync est compatible avec les versions d’Excel prises en charge par Microsoft (32 bits et 64 bits) pour les plateformes suivantes.

Excel sur iPad
Excel sur Mac (Microsoft 365)
Excel sur Windows (Microsoft 365)
Excel sur le Web

Pour une expérience optimale, nous recommandons Microsoft Office 365 intégré à la version la plus récente d'Excel.

Notes sur la fin du support

Workiva Sync fonctionne avec les versions d’Excel prises en charge par Microsoft jusqu’à ce que Microsoft cesse de les prendre en charge. Après la fin du support de Microsoft, vous devrez mettre à niveau la version de Microsoft Excel que vous avez installée afin de continuer à utiliser Workiva Sync.

Office 2016 et Office 2019 - Microsoft a mis fin au support pour les deux versions le 14 octobre 2025.
Office 2021 - La fin du support par Microsoft est prévue pour 13 octobre 2026.
Office LTSC 2024 - Microsoft prévoit la fin de l’assistance pour le 9 octobre 2029.
Office 365 - Cette version suit la politique de cycle de vie moderne de Microsoft, ce qui signifie qu’il n’y a pas de « date de fin de support » fixe pour elle.

Détails du navigateur Excel

Les installations Microsoft 365 doivent avoir WebView2 installé si vous utilisez une version antérieure à 16,0 13530 20424.

Pour plus d'informations, consultez les liens suivants :

Workiva Sync propose une fonction Use selected cells qui permet aux utilisateurs de synchroniser uniquement les plages de données actuellement sélectionnées dans le classeur Excel. Cette fonctionnalité dépend de l'API Excel 1.9 qui n'est disponible que dans certaines versions d'Excel. Pour plus d’informations, voir Exigences de l’API JavaScript d’Excel.

Installation de Workiva Sync

L’équipe informatique responsable de la gestion de votre locataire Microsoft s’occupe généralement de l’installation. Ils ont deux options pour installer Workiva Sync :

Centre d’administration Microsoft 365 - Téléchargez le fichier manifeste directement vers le locataire Microsoft.
Outils tiers - Utilisez un outil de déploiement centralisé pour distribuer le fichier manifeste aux machines des utilisateurs.

L’installation de Workiva Sync place un petit fichier manifeste XML (4 Ko) sur l’ordinateur local. Ce fichier ajoute un bouton Workiva Sync à la barre d’outils Home. En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez le navigateur intégré dans Excel, où vous pouvez vous connecter à votre compte Workiva Platform, et où vous pouvez contrôler où et comment les cellules sont synchronisées. (Il s’agit d’une connexion distincte de la connexion directe à Workiva, mais la procédure de connexion est la même).

Installation de Workiva Sync directement via Microsoft Appsource

Si le Microsoft Appsource Marketplace n'est pas bloqué et que les utilisateurs ont le droit d'ajouter des compléments Office, les utilisateurs finaux peuvent installer Workiva Sync directement. Si vous ne pouvez pas installer Workiva Sync directement via Microsoft Appsource, contactez les ressources informatiques de votre entreprise.

Pour ajouter Workiva Sync dans Excel :

Ouvrez Excel et sélectionnez l'onglet Insert.
Cliquez sur l'icône Add-ins. Son emplacement sur la barre d'outils et l'icône de Home dépend de la version d'Excel que vous utilisez et des autres compléments que vous avez installés. Voici deux exemples :
Dans la fenêtre Office Add-ins, cliquez sur Office Store.
Tapez "Workiva" dans le champ de recherche. Ce que vous verrez ressemblera à ce qui suit :
Sélectionnez Workiva Sync, et cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur Continuer. Workiva Sync sera ajouté à votre Excel.

Pour plus d’informations, consultez le Workiva Sync Installation Guide PDF.

Utilisation de Workiva Sync

Vous pouvez utiliser Workiva Sync pour synchroniser votre classeur Excel avec une feuille de calcul Workiva vierge ou existante.

Note : Si vous synchronisez avec une feuille de calcul Workiva existante, il se peut que vous deviez l'ajuster pour que les changements soient synchronisés correctement. Par exemple, si vous avez ajouté une nouvelle ligne de données dans votre classeur Excel, vous devez ajouter une ligne vide au même endroit dans la feuille de calcul Workiva. De plus, si les noms des onglets de la feuille de calcul Excel ne correspondent pas aux noms des feuilles de la feuille de calcul Workiva, la synchronisation ajoutera de nouvelles feuilles avec les noms des onglets de la feuille Excel.

Pour synchroniser un fichier Excel avec votre compte Workiva Platform :

Ouvrez votre version d'Excel.
Cliquez sur le bouton Workiva Sync dans la barre d'outils Excel. L’apparence de l’icône dépend de votre version d’Excel ; voici deux exemples de ce à quoi le bouton peut ressembler :
Choisissez votre environnement Workiva dans la liste déroulante et cliquez sur Next.
Sélectionnez l'espace de travail vers lequel vous souhaitez effectuer la synchronisation et cliquez sur Next.
Sélectionnez Démarrer une synchronisation.
Saisissez les informations requises dans le formulaire Sync Details.
- Choose where to sync - Vous pouvez rechercher des fichiers ou cliquer sur la liste déroulante qui répertorie les feuilles de calcul les plus récentes pour lesquelles vous disposez d’autorisations de modification. Une fois qu'une feuille de calcul est sélectionnée, Workiva Sync sélectionne automatiquement les feuilles Excel à inclure dans la synchronisation lorsqu'il existe une correspondance de nom de feuille identique dans la feuille de calcul de destination de Workiva.
  
  Les feuilles non détectées avec le même nom de feuille ne sont pas automatiquement sélectionnées pour faire partie de la synchronisation. Ces feuilles peuvent être désélectionnées si vous ne souhaitez pas les inclure. Toute feuille non cachée du fichier Excel peut être sélectionnée manuellement pour être incluse dans la synchronisation.
- Utiliser les plages sélectionnées - Ceci synchronise les plages sélectionnées dans les feuilles Excel à inclure dans la synchronisation. Cette option n'est pas disponible dans les versions sous licence en volume d'Excel 2016 et d'Excel 2019 (non-365).
- Inclure les formules - Les formules dans Excel seront synchronisées en tant que formules si les fonctions qu’elles contiennent sont prises en charge par Workiva. Les formules non prises en charge sont synchronisées en tant que valeurs. Vous pouvez voir quelles formules ont été synchronisées dans une valeur et vous pouvez naviguer vers des cellules spécifiques dans la feuille de destination de Workiva.
Une fois que vous avez saisi les détails, sélectionnez Sync.

Remarque : Le nombre maximum de cellules pouvant être synchronisées en une seule fois est de 2 millions ; il s’agit également du nombre par défaut de cellules pouvant être contenues dans une feuille de calcul Workiva.
Lorsque la synchronisation est terminée, un avis apparaît dans le coin inférieur droit de la fenêtre.

Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez visualiser la feuille de calcul Workiva de destination dans votre compte Workiva.

Notes

Workiva Sync n’est pas lié à l’utilitaire Local File Sync.
- Local File Sync vous permet d’ouvrir les pièces jointes du fichier Workiva directement sur votre ordinateur.
  Vous pouvez les éditer et les modifications seront automatiquement transférées dans la pièce jointe au sein de Workiva.
- Workiva Sync est un complément Excel qui vous permet de synchroniser des données ciblées avec une feuille de calcul Workiva à partir d’un fichier Excel externe.
- Workiva n'impose aucune restriction à l'utilisation de WK Sync.
- Workiva Sync se connecte uniquement d'Excel à Workiva ; il n'est pas bidirectionnel.
- Workiva Sync se connecte uniquement d'Excel à Workiva ; il ne fonctionne pas avec d'autres applications de feuilles de calcul.

Notes sur le formatage et les métadonnées

Les polices, les couleurs, les lignes et tout autre formatage du document original sont et non importés.
Workiva Sync suppose que vous avez (ou que vous allez) configurer tous les formats dans votre feuille de calcul Workiva. Une fois ce formatage mis en place, il n'est pas affecté par les synchronisations ultérieures.
S'il y a des informations dans votre feuille de calcul Workiva que vous ne voulez pas voir écrasées, verrouillez cette cellule dans la feuille de calcul Workiva pour empêcher toute modification future.

Notes de sécurité

Workiva Sync n'accède pas aux données de l'utilisateur final tant que les données ne sont pas écrites sur la plateforme Workiva.
Aucune donnée n'est stockée localement lors de l'utilisation de Workiva Sync.
Aucun logiciel, autre que le fichier manifeste, n’est installé sur l’ordinateur de l’utilisateur final.
Pour plus de sécurité et de gestion des données, consultez Workiva Sync Technical Details.

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