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Signer une lettre de certification
Lorsqu'un processus de certification est lancé, les signataires reçoivent une notification par courrier électronique les invitant à signer une lettre.
Pour signer une lettre :
- Ouvrez la lettre en utilisant le lien dans la notification par courriel ou en ouvrant la tâche de certification dans l’onglet Tasks dans Home.
- Examinez la lettre et les éventuelles pièces jointes.
- Si vous êtes le seul ou le premier signataire, répondez aux questions, le cas échéant.
- Si vous choisissez une réponse qui constitue une exception, il vous sera demandé d'ajouter une explication à votre réponse. Vous pouvez également télécharger des fichiers à l'appui de votre explication.
- Si vous choisissez une réponse qui n'est pas une exception, l'ajout d'une explication et de fichiers justificatifs est facultatif.
- S'il y a plusieurs signataires et que vous n'êtes pas le premier signataire, examinez les réponses des signataires précédents aux questions, le cas échéant.
- Si vous modifiez une réponse, vous devrez expliquer votre changement et les signataires précédents devront revoir et signer à nouveau la lettre (voir Consensus avec plusieurs signataires ou approbateurs).
- Signez la lettre en tapant votre nom complet et en cliquant sur Soumettre, ou simplement en cliquant sur Signer et soumettre.
En outre, vous pouvez consulter la tâche de certification Details et tout approbateur Notes dans le panneau latéral.
Si votre lettre doit être approuvée, un courriel contenant un lien vers la lettre sera envoyé à l'approbateur pour examen.
Si l'approbateur rejette la lettre et la renvoie aux signataires, ces derniers seront informés qu'ils doivent revoir la lettre et les notes de l'approbateur, modifier leurs réponses en conséquence et signer à nouveau.
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Marquer comme signé ou ignorer le signataire
Si vous êtes le seul signataire de la certification et que vous ne pouvez pas signer la lettre, le propriétaire du processus peut signer en votre nom en accédant aux détails de l'action de certification dans l'onglet Processus (voir Surveiller les actions de certification dans un processus) et en cliquant sur Marquer comme signé dans la liste déroulante à côté de votre nom. La lettre sera automatiquement approuvée et l'action terminée.
Sinon, s'il y a plusieurs signataires et que vous n'êtes pas en mesure de signer la lettre, le responsable du processus peut Skip et l'action se poursuivra.
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